二、提高效率，减少浪费。相对于生产领域，在很多情况下，展览组织方面的浪费情况比生产领域更甚，如由于沟通不畅造成的浪费、时间的浪费、各类文件、请示报告太多，请示报告的周转时间过长，决策失误造成的浪费等等普遍存在。因此，在展览项目管理中，为提高工作效率，杜绝展览工作流程中不能创造价值的活动，减少浪费，我们可以考虑借鉴的以下几个工具：
1、 合理掌握授权制度。明确职责，建立授权范围，剔除强制性官僚主义，即不必要的行政工作和文书，鼓励采取对员工的有效授权制度，减少沟通层级和书面汇报；
2、 简介的语言:忌浮夸、庸长、华而不实的行文；
3、 剔除工作流程中不同阶段的重复性工作；
4、 增值评估，分析、解决在工作流程中哪些是增值作业，哪些是不能增值的作业；
5、 标准化、专业化、简单化。详细的标准化及培训和教育，保持员工的竞争力；简化、降低工作流程复杂程度，减少工作流程周期时间；
6、 建立错误预防机制；
7、 有效升级:在现有工作环境的基础上，挖掘、有效利用和提升设备和工作环境，改进整体的工作绩效；
8、 处理好合作部门的关系，业务流程的绩效依赖于各部门的合作，如果合作部门的工作流程和绩效没有改进，那么整体的工组绩效也不会改进；
三、借鉴视觉管理，如“看板制度”、“5S工作制度”等。 展览项目的运作在很多情况下是项目经理负责制，同时，随着个人电脑的普遍使用，以及我们习惯凭经验管理项目的运作方式，往往使得展览组织者在沟通、运作、知识共享、自觉纠错机制、上级监督等方面受到一定程度的负面影响。 由于人的工作是靠视觉、触觉、听觉为导向，复杂的工作细节不可能仅靠记忆与以往的工作经验就能够完成所有工作，因此要学习运用视觉管理，如“看板制度”，使领导和工作人员能够看到、感觉到工作标准、工作流程、工作进度，促进沟通，及时解决流程中出现的问题。 运用视觉管理制度要做到管理内容和管理形式的统一， 即视觉管理和人员管理相辅相成，一套设计完善的视觉管理系统有助于提高工作效率，减少瑕疵与错误，促进沟通，改善安全性，降低成本。
视觉管理的内容有“5S”方法：
1、 Sort整理：整理分类各种文档、资料、文件；
2、 Straighten条理：所有项目都井然有序、整洁、易找；文档整理的条理性反映出信息整理和归纳的能力。
3、 Shine 整洁：干净的工作场所，不仅是一种工作面貌的展示，而且整洁的流程往往提供了一种检验机制，使工作过程中出现的问题现露出来；
4、 Standardize 制定规范和标准，使得上述前3个S的制度与程序得到维持与监督；
5、 Sustain 维持： 维持一个稳定的工作流程和程序是一种持续改进的过程。
四、展览工作流程的持续改造。展览项目的管理中，提高展览项目管理质量，提高效率，降低成本，提高顾客满意度是展览业务流程改造的主要目的。展览业务流程的改进是否有效，主要通过检验工作流程的效果、流程的效率、流程的循环时间、处理时间与周期时间、成本是否降低以及适应性等目标实现的：
效率：效率是否比工作流程改进前得到提高；
效果：业务流程的改进在多大程度上提升了展览会的绩效，满足了客户的需求和期望；
适应性：业务流程的改进能否适应将来展览形势的发展、可持续发展的要求、客户对展览会业务的不断期望和客户特殊要求的灵活性。
展览管理的工作流程改进不是简单地将各个展览业务流程分成独立的作业，然后再优化这些独立的作业，这样流程的整体运作不会达到其应有的水平，而必须是综合的、持续的优化过程； 同时，定期的反省制度，对整个展览项目管理工作不断地进行分析、总结、反馈，是达到持续改进的保证。
五、慎重对待信息技术的使用。IT 新技术,尤其是办公自动化技术，必须使用可靠的、经过充分测试的技术，必须符合展览项目管理的实际情况，同时，新技术必须支持展览项目管理团队积极性、业务流程与价值观。因为毕竟是项目管理团队来执行工作，信息技术的使用是为了支持人员与展览工作流程。另外，必须慎重考虑投入的资金是否真正带来效率，追逐时髦或搞形式主义，或把提高办公效率的希望单纯寄托在IT技术的使用上，在实际工作中都可能给整个业务工作流程带来危害。花巨资投入信息技术而最后却影响工作效率的例子屡见不鲜。
对很多展览公司来说，使用新技术要考虑到可靠性、稳定性、与扩展性，在业务流程中如果不可靠或难以标准化、简单化，将会危害到工作流程的正常发挥。 此外，对新技术特别是办公自动化技术的使用，一定要根据各展览单位的实际情况，实事求实，切忌追赶时髦，片面强调新技术对展览业务本身的促进作用而忽略了提高自身的竞争力。
六、展览项目管理要积极借鉴其他行业的管理工具。管理从宏观上讲是一门科学，从微观具体实践上讲，它又是一种更具有实际意义的工具。当然，管理工具具有适用性和差异性，但在很多情况下更多的是要看到它的共性和借鉴意义。许多管理工具尽管应用的行业不同，但因为他们在业务流程的应用上具有一定的普遍性，因此也可以提供有意义的参考，比如6西格玛(Sigma)全面质量管理概念、戴明循环Deming Cycle的PDCA，等等，他们既可以运用于生产领域，也可以为服务业所借鉴，当然也可以为展览项目管理所借鉴。对管理工具的研究，也是衡量一个行业成熟与否的重要标志。目前中国展览业界在宏观理论的研究取得了一定的成就，但是更多的是从经济学角度来谈论展览业，而对具体的展览项目管理经验缺少研究和总结。主要原因首先是我国展览业的市场化发育程度还很低，市场化的项目管理经验和运作还在摸索、积累中，还谈不上科学的管理并形成一套管理体系。其次，展览从业人员还缺乏既懂展览业务运作，又精通市场营销管理经验的一批专家。再次，国外大型跨国展览公司刚刚进入中国市场，他们的先进的项目管理经验，还有待于我们复制、学习和借鉴。因此，展览业界必须积极借鉴其他行业的管理工具，丰富展览项目管理的经验。
责任编辑：张瑶
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