二、内部沟通注重文档化，实现团队及组织经验的有效积累
（问题：信息缺乏共享。原因：没有建立起信息共享、传递和使用的规范。解决措施：沟通注重文档化，建立规范的文档管理规范）
由于I项目为国内首建新型信息系统，项目经验非常缺乏，S市的项目建设只是公司全国整体战略的一部分，如何通过S市的项目建设，把项目成员个人的成功经验通过信息共享、传递和使用转化为团队以及整个项目公司的组织经验，是我在项目沟通管理中要考虑的重要问题。特别是针对IT行业人员流动大，对信息管理缺乏重视的现状，加强I项目团队经验的积累，更显急迫。
在I项目管理过程中，为贯彻沟通注重文档化思想，我建立了规范的文档管理规范，主要强调三点： 1、信息格式规范化。要求制作的文档格式符合项目团队规定的文档模板要求，以统一文档风格。此举主要目的是用相对固定的格式统一语境平台，令沟通更为便捷、准确，防止各人随意发挥，文档百花齐放。2、保证数据的真实、准确。在I系统项目建设中，即使是一个基站建设，亦涉及到大量的数据工作，如天线的精确坐标，电磁环境测量记载，通信和接地线路的路径，线缆的长度、类型、接头，系统各部分之间的连接描述、描述性图解等等，在工作过程中都需作真实、准确的记载。一是为了提高技术沟通的准确性，减少冲突。二是方便项目新成员学习及日后的维护；3、文档的共享与学习。文档存在的目的之一在于在团队中快速共享技术经验，避免成员间的重复沟通、反复沟通，增加沟通成本。如英语好的成员与以色列技术支撑人员的技术交流后，要把交流的情况形成规范统一的沟通文档，通过文档的共享，所有成员都能很快掌握这个问题，避免了重复沟通和“知识专有”，加速知识和经验在团队中的传播。
三、早沟通、主动沟通，把握沟通原则。（项目干系人管理）
（问题：问题失控，风险扩大。原因：未能把握沟通原则。 解决措施：尽早沟通、主动沟通）
项目实施中最怕沟通得晚，问题暴露得迟。我们通常会由于在最后时刻才得知坏消息而感到愤怒和沮丧，因为这样已经来不及适应变化了的情况。
I系统上行系统所采用的扩频专用频率8XX-8XXMhz，有一次偶然发现 CDMA开通使用的上行2XX号频段正好是从靠近8XXMhz方向从高到底开通（CDMA所用上行频率为8XX-8XXMhz）。经测试，发现I系统终端频带外发射测试数值超过了国家相关标准。虽然双方使用的系统采用直接序列扩频技术，抗干扰性强，实质影响不大，但如果被影响方借机干预或者国家相关部门因此对终端准入进行限制，轻则影响项目进度，重则整个项目无限期搁浅；建设方股东之间还会对此产生不同看法，影响他们的后续决策，这个问题不解决有可能导致项目整体偏离。
我迅速把这个问题定性为重大风险问题，并在相关项目成员中及时沟通，确认把信息控制在一定范围内。再迅速与建设方决策人就这个问题进行深入沟通，促使其认识问题严重性，敦促其及早采取措施防患未然。最终，这个问题在国家有关部门协调下最终彻底解决。
尽早沟通、主动沟通说到底是对沟通的一种态度，对于异于寻常的问题，特别是责任不在于已或责任真空的问题，不能够例行性提交反映就算了，由于角色不同，对同样问题各人理解不同，特别是决策层，对技术性问题可能敏感度和理解度都不够，如不进行主动和进一步的沟通，问题很可能就摆在一边，如果等到事态严重了再翻出这个问题，也许解决问题最好时机就过去了。沟通中积极、主动的态度，实践证明是非常重要的。
I项目的整个执行过程，沟通还算是比较成功的，项目管理计划的使用解决了项目干系人的各种差异化信息需要，保证了内外范围、高低层次人员信息的一致性；项目内部注重文档化的沟通策略的使用减少了技术和管理方面的冲突，扫除了一些沟通障碍，并且积累了宝贵的组织财富；提前沟通和主动沟通的实施，促使项目管理过程中的潜在问题和风险及时化解，有力保障了内外环境复杂不确定性因素众多的I项目目标的实现。
（文中括号内部分是回答论文中的问题，是一种思路构思）
责任编辑：张瑶
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