★ 办公室的直接工作空间
秘书的直接工作空间，即是各种办公设备的布置。这个直接工作空间是由其本人亲自布置的。布置时要使自己感觉舒适，这样可以提高你的工作效率。直接工作空间主要包括办公桌、椅子、书架、文具、书籍等等。放置这些设备或物品的时候，要考虑本人的工作需求、效率以及老板的工作习惯和他对办公室环境的希望。
★ 办公桌：
办公桌大小要适中，以足够放置常用的办公用品，并有空余的位置进行工作。要排放好办公桌上的东西，将最常用的物品，如电话、文具盒、便笺等，放在不必起身就可以伸手拿到的地方，离办公桌不远的地方则可放置常用的参考书和文件盒。办公桌上应尽可能少放东西，桌上所放的东西应以够用为度。办公桌的抽屉里，可以排列有序地放好信封、公文纸、订书机、复写纸、胶水、涂改液等。
☆ 办公椅：
办公椅应有靠背，坐得舒适。用旋转椅可以调节方位，既方便工作，也可以延缓疲劳的过程。
☆ 照明：
办公时，合适的光线十分重要，亮度不足容易引起眼睛疲劳、头疼、困乏甚至出错。特别是在做校对等精细的工作时，足够的亮度更加重要。自然采光最为理想。用手写字时，亮光应来自左方；打字时，光线应来自两边。
☆ 计算机等自动化办公设备：
以计算机为代表的自动化办公设备，是现代办公室直接空间的重要组成部分。这些自动设备一般应有自己的独立的存放空间，与设备有关的资料和参考书等也都应放置好。如果办公室的其他人员也需要使用这些设备时，放置时既要方便他人使用，又不妨碍自己的工作。
★ 办公桌的布置
虽然你对于办公室的主体设计无法决定，但自己的办公桌完全在自己的控制之下，可以使之达到最有利于工作并给人良好印象的效果。如何布置办公桌呢?
下面这个方法，不可不试：坐在桌子旁，面对桌子上的东西，伸直双臂，再双手
合拢，然后在大约高于桌面15cm的位置画个弧形，注意手臂在运行中能覆盖的桌子面积，然后在这个范围内，可以摆放与工作有关的一切物品。办公桌和椅子及其周围都应该保持整洁，防止杂乱。可以把刻有自己姓名的牌子放在那里，或者可以放一盆花或一两件不显眼的装饰品。那么具体应该怎么做呢?
☆ 电话——如果电话不是装在便于使用的地方，比如习惯使用左手的人，而电话却安装在右边，这时就应该请求改变位置。
☆ 参考书——应该放在桌子上面或者伸手可以拿得到的抽屉里。可以购买或者制作一种能够转动的桌面，以便于在很小的空间里摆放各种各样的书。
☆ 办公桌表面——有可能秘书们喜欢给自己的办公桌表面盖上玻璃板或者蒙上一块塑料布，但为了眼睛的健康，办公桌表面最好没有反射光。
☆ 文具用品盒——这个用品盒可以用来存放纸张，还可以准备一个敞开的文件夹来存放需要翻译的速记资料、等待经理签署的文件、已经阅读的文件、处理完毕的计划或者其他材料。
☆ 办公桌的抽屉——办公桌抽屉内物品的摆放也是十分重要的。要注意：
因为胶带纸或其他胶质材料能把抽屉内的物件粘在一起，应妥善放置。印泥盒应该倒置放好，使印泥上层浸透墨水；通常办公桌上会有一个带锁的抽屉，可以用来存放私人物品和有保密要求的东西。还要经常收拾抽屉，及时清除没有价值的东西，以使内部井井有条。
在公司里，如果办公桌面收拾得十分干净整齐，取用方便，将会被很多人认为是一个善于组织的人。虽然办公桌上一无所有，但并不意味着效率高，因为这可能不便于平时的使用；但是办公桌面上乱七八糟是绝对不可能使工作高效的。所以秘书朋友一定要把自己的办公桌面收拾得井然有条，因为这既是门面，也是良好心境和工作高效率的源泉。
★ 办公室日常维护和办公室美化
☆ 办公室的日常维护：
* 办公室需要全面打扫的时候，应该通知管理部门的负责人，告诉他办公室需要彻底打扫；
* 每天下班离开办公室之前，留一张便条给清洁工人，要求他们认真打扫室内的死角，如积满灰尘的照明灯罩；
* 定期给电话拨盘和电话听筒的两端消毒；
* 装在书盒里的书必须摆放整齐，没有灰尘；
* 调整好百叶窗，使其保持一致的角度，还要根据百叶窗调整的情况，注意调节电灯光线；
* 暖气、空调、通风或音响系统等设备出现异常情况，必须立即通知有关部门或管理人员；
* 如果有权对办公室的布局进行安排，记住，最好不要和别人面对面坐，更不要和老板在一个房间里；
* 房间里的办公桌等物件要合乎规律地放置，不要在通向老板办公室的路上设置不便行走的障碍；
* 办公桌、椅子、特别是客人坐的椅子，不应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光源。
☆ 办公室美化：
现代化的办公室布置被人们称做“办公室美化”。按照这种美化布置，办公室里没有墙壁，除了可以移动的隔板以外，是个敞开的巨大空间。各种各样高度的屏蔽隔板，能使办公室工作不受干扰。彩色的组合器具可根据需要组合成最适宜的形状。地毯和现代化装饰品，自然的或人工的植物都会产生一种令人舒适的效果。要想达到这个效果，在布置前，就必须认真研究工序情况。
在具有悠久历史的办公室里，许多公司都租了一些油画及工艺品，并不定期进行更换。如果除了工作需要的基本用具以外，公司没有提供其他的东西，那么色彩鲜艳的油画或工艺品将因改变单调气氛而受到欢迎。但是做任何事都要把握得适度，如粗糙的工艺美术品、杂乱的花卉摆设、由一个5岁的孩子画的图画、廉价的宣传品，都会使办公室显得粗俗不堪。
责任编辑：张瑶
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