秘书都希望在良好的办公环境中工作，以提高工作效率。这就要求优化办公环境。简言之，就是通过对办公室自然环境加以合理的设计（Planning）、控制（Control）和组织（Organizing），使其达到最优状态。那么这种最优的状态有什么标准呢？
（1）方便
办公室的布局应该力求方便，争取时效，如相关的部门应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行。一个高效的办公室，不一定要有昂贵的摆设，只要适当地放置一些工艺品或绿色植物，就可以改善办公室的单调环境，但注意不要流于粗俗，否则将会影响整个组织的形象，因为办公室往往是组织的一个“窗口”。
（2）舒适整洁
光线、色彩、气候、噪音、工作间的布置等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响，所以对一个办公室来说，很重要的一点就是舒适整洁。不论是办公室、办公桌，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。可以想像一下，一个凌乱肮脏的工作环境怎么会产生令人满意的工作效率呢？
（3）和谐统一
办公环境中如果能有和谐的人际关系，就能激发工作人员的团队精神，取得最佳的工作效果，同时，如果办公桌椅、文件柜等公办室用品的大小、格式、颜色等协调统一，不仅能增强办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐统一的工作环境。
（4）安全
保证组织的物品和信息的安全是秘书的重要职责之一，也是优化办公室环境不可忽略的一个原则。布置办公室时要留意附近的环境和办公室存放财物的安全条件；信息，如纸质文件、存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障。
责任编辑：张瑶
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