文书工作和档案工作是一件事物两个阶段的产物，档案是由文书转化而来的，没有文书工作，档案工作就无从谈起。因此， 文书工作规范化是保证档案工作高质、优效的重要因素。但是，从文书立卷归档和档案利用工作看，文书工作规范化仍然存在不可忽视的问题，必须引起各级领导和广大秘书人员的重视，采取措施认真解决。
一、书写不规范。
书写不规范的问题，不仅仅是办文人员不注意，而且许多领导同志也不注意。主要体现在：
一是文件格式不完整，缺日期、少作者、 标题反映不出文件的内容。这类问题多半是一些领导同志的讲话，未标明日期，有的还看不出是什么地方、什么场合讲话，有的重要文章不知发表在何报何刊上。文件反映不出内容，大多是××单位关于宣传学习贯彻××字号文件的通知，还有的单位，干脆不写内容，仅写一个“通知”。还有主题词不确切，主要是有的单位只看文件标题标主题词，这样标出的主题词反映不了文件的全部内容，给查阅利用带来困难。
二是在批注、修改文件时将字写在左边，不留装订线。有的甚至“有空子就钻”，一张纸从上到下，从左到右，正面反面写得满满的，连编页号的位置都不留。
三是使用铅笔、圆珠笔加注、修改；归档用喷墨式、针式打印稿。
四是使用复写纸、热敏纸，且纸张大小规格不一。按照《中国GCD机关公文处理条例》的要求，公文用纸幅面规格应采用16开型(长260毫米、宽184毫米)，或采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)，可是小于或大于这种标准纸张印制的文件档案里随处可见。
由于书写不规范，导致浪费时间、人力、物力。文件无时间，需要考证；字迹不耐久，产生油渗或消失，需要抢救；纸张大小不一需要加工；无标题或主题词不确切需重拟或重标。我们算了一笔帐，只因文件纸张不规范、不留装订纸，就给文书立卷工作带来很多麻烦。不符合规格的纸，小的贴边，大的要折齐，为防止霉变，还要专门熬制去葡萄糖的浆糊，裁剪贴边用纸，有的单位光花在这方面的人力，一年就要一人干一个多月。不仅如此，由于文件贴边，增加案卷的厚度，如一个单位一年为此增加2个卷(实际有的单位还不止)，试想全国一年下来要增加多少个卷，又将增加多少人、增加多大的藏地呢?再说，由于裱糊加工出来的，不可能那么规范，因而也就使得案卷不整齐、不美观。
二、归档不齐。
一个比较大的单位一般有文书档案、会计档案、人事档案，还有基建没备档案、音、照片等档案，随着办公现代化的实现，还有光盘、磁盘等。人们往往重视人事、文书、会计档案。从过去的工作看，从档案中发现文书档案中缺少党和国家领导人和上级部门领导到基层视察工作形成的材料；还有本单位领导下基层调查研究、考察工作形成的材料和领导亲笔起草或以领导个人名义发表的重要文章等。还有一些内部材料，如少数领导召开小型会议研究决定了重要问题，却没有任何文字根据；还有只归文字不归音像、照片等，如领导考察、调查研究有照片、录音等，照片往往洗印出来就送给领导而忘记归档；基建档案中缺少审批手续、图纸等。
由于归档不齐，不利提供利用。有时利用者查不到需要的档案，只好去找当事人，找来找去，花钱又费力，还是解决不了问题。有的机关基建设备档案不齐，如缺少管道图纸，在进行基建维修时，只好盲目乱挖，以至险些造成事故，甚至造成事故。
关于实现办公自动化后的文书工作规地化问题，许多机关单位未列入议事日程，从档案管理角度看，目前发现有光盘、磁盘小身的质量问题，如霉、变、假冒伪劣品等。还有存入光盘、磁盘上的文件内容问题，有不标明文件题名，造成后来检索不出文件。对现代化设备本身的管理也不够，有的单位何时购微机、何时保养和维修、维修的原因、他用什么程序都没有记载，这给今后的联网工作带来困难，造成新的麻烦，也对文书工作规范化造成新的不利影响。
责任编辑：张瑶
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