（二）档案整理要规范
档案整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
各类档案要分别按照不同的整理方法进行整理。文书档案按照《归档文件整理规则》、会计档案按照《会计档案管理办法》、照片档案按照《照片档案管理规范》、各行各业的专门档案均按照上级行业主管部门和档案局印发的档案管理办法进行系统整理归档。
（三）档案保管要安全
档案的安全尤为重要，因为如果档案一旦受损，造成的危害往往是无法用钱财进行弥补的。因此，要改善档案的保管保护条件，做到“十防”：即防火、防盗、防水、防光、防尘、防虫、防鼠、防霉、防高温高湿、防有害气体。具体地讲，一要选择好档案库房，要选一栋楼房的中间层次和中间位置，安装铁门铁窗；二要购置必要设备，如质量好的柜子，温湿度计、去湿机、空调等；三要经常检查，有无安全隐患，及时发现隐患及时解决问题。
（四）档案利用要主动
档案的内容十分丰富，蕴藏着我们工作、生活中不可或缺的重要信息资源，我们要积极主动地充分利用这些档案信息资源为本单位服务，为民所用，为构建和谐社会服务。提供利用的方式主要有两个方面，一是提供档案原件给利用者查阅，二是编写小型资料供领导和业务人员使用，如编写本单位大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等。
三、档案保护技术
档案的寿命是有限的，不管多么重要、珍贵的档案，它的内容都是通过一定的物质材料书写、记录而体现出来的。由于世界上的一切物质都处在永不停息的运动之中，虽然从宇宙整体来说，物质是不变的，但对于具体的物质材料来说，是会变化乃至消亡的，因此，档案制成材料的老化、褪变，最终损毁，是不可避免的自然规律。档案的保护技术，就要求我们最大限度地延长档案的寿命，为子孙后代服务。
（一）档案制成材料要耐久
档案制成材料包括纸张、墨水、光盘、照片等等，我们均在市场上购买，它的耐久性也有专门机构研究。我们所要做的是用耐久性好的材料，如存档的文件材料要用碳素墨水、蓝黑墨水，不用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等书写材料。因为纯蓝墨水和红墨水、圆珠笔，它们的色素均为有机染料，水溶性好，颜色鲜艳，但不耐光、不耐热，耐水性低，字迹容易褪色；铅笔的主要原料是石墨和粘土，虽然耐光，但不耐磨，很容易被磨擦掉。
（二）档案保护条件要改善
1987年8月29日国家档案局发布的《档案库房技术管理暂行规定》提出的档案库房温度标准是14-24℃，相对湿度为45-60%，我县地处江南，是个纯湖区县，每年的3-6月份是高湿季节，6-8月份是高温季节，要特别注意档案的保护，因为空气潮湿会加速档案纸张中纤维素水解，使耐水性差的字迹洇化扩散，并加剧有害气体、灰尘等不利因素对档案的破坏，潮湿还有利于档案害虫和霉菌的生长、繁殖。高温会加速各种有害杂质对档案的破坏，如加速纸张水解、氧化，使档案制成材料强度下降，不利于档案保管，因此，必须要添置必要的设备，改善档案的保护条件，做好“十防”要求。
（三）档案保护措施要到位
一要建立健全档案保管保护的各项规章制度。用制度规范档案的交接（包括各股室与档案人员的档案交接、档案工作人员异动的交接等），用制度约束相关人员使用耐久的书写材料。二要使用规范的档案装具。各种档案的装具都有国家的统一规范标准，而且制成材料都是经过去酸处理的，有利于档案的保护。三要经常检查档案保管保护的情况。如库房内空气潮湿有霉味，就要置放防霉驱虫药，启动去湿机，没有条件的也要打开电扇，开窗通风。要特别强调的是在房子搬迁和柜子更换过程中，要及时清点档案数量，以免造成档案丢失。
责任编辑：张瑶
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