一:书信的格式
书信包括三个内容,即:称呼、主体部分和署名.
信件
称呼--开头段(2句)
主体部分--(8--10句)
信末礼貌语和署名--结尾段(2句)
1. 称呼: 有三种方法:
A. 如果收信人是企业、团体、或机构,不知道收信人的名字和性别,那么就用Dear Sir or Madam,或者To whom it may concern;
B. 如果收信人是一个认识的人(知道这个人的性别和姓名),但是这个人并不是熟悉或者亲密的朋友,那么一般用Dear Mr. orMs.+收信人的姓,比如:Dear Mr. Smith 等.
C. 如果收信人是自己熟悉的朋友,那么一般用Dear+收信人的名,例如,Dear John.
2. 主体部分
信件内容分为:投诉信、询问信、建议信、求助信、道歉/解释信、感谢信、邀请信和求职信.根据信的内容不一样,语气也要有所不同.另外,还要注意使用的语言.如果是给熟悉的朋友写信,要使用比较随意的语言.但是如果是正式的商业信件,那么一定要使用正式的语言.
3. 信末的礼貌语和署名
A. 如果写解释信,常用yours faithfully, yours truly;
B. 其他时候,一般用yours sincerely,这是最常见的用语;
C. 如果写给很好的朋友,一般用yours,with love and best wishes, lots of love等.
D. 签名可以随便写,不一定要写真名.
二: 书信的分类
1, 投诉信
写投诉信要注意以下内容:
A. 具体描述当时的情形,譬如说,人物、时间、地点和原因.
B. 指出具体的原因.
C. 概括说明问题所产生的后果.
D. 指出并支持自己的一个特定要求.
E. 清晰说明读信的人可以做什么来补救自己目前的局面.
F. 建议解决方法并指明解决的时间限制.
G. 未必一定要使用激烈的言辞,最好使用比较礼貌的用语.
1. 咨询信
A. 指明你所需要的信息
B. 指明你为什么需要这些信息
C. 指明你什么时候需要信息
D. 避免语意含糊不清和泛泛而谈
E. 要求对方迅速回复的时候要礼貌
2. 求助信
A. 阐述你所需要的帮助
B. 支持你自己的要求
C. 说服读信的人答复并同意你的要求
D. 提出对帮助的答谢,譬如说金钱.
E. 说明时间期限
3. 道歉信
A. 对错误提出解释,并提出有力的观点和侧重事实
B.避免归咎其他人
C. 提出解决方法
D.考虑收信人的情绪
F.建立信用和信任
G.用词和语气要礼貌体贴
4. 建议信/提供信息信
A. 详细地提供建议
B. 根据要求提供信息,
C. 强调所有重要事项
D. 将重要的建议防在首位
E. 表达自己愿意提供进一步的帮助
5. 邀请信
A. 大概描述活动或者计划的内容
B. 指定被邀请参加的人
C. 指定时期、地址和时间
D. 如果恰当的话,清楚地说明对着装的要求
E. 设定要求对方回信的日期
7. 感谢信
A. 表示谢意
B. 强调所获得支持的重要性
C.维持和收信人的关系
8. 求职信
A. 明确指出自己为什么对该工作感兴趣
B. 使信件内容符合工作的特点
C.准确回应雇主的要求
D. 强调相关的细节信息,譬如说教育背景、工作经验和个人才能
E.争取作到简洁和清晰
F. 信件要带有个人特色
G.留下地址和名字
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