(2)根据工程咨询行业的特点,在建立质量管理体系的过程中,应注意以下几点:
①正确确定本组织的质量管理范围。
工程咨询的范围很广,包括工程建设有关的全过程。但从我国的实际情况来看, 能真正从事全过程咨询的单位还不多,必须从实际出发,确定本企业的咨询功能定位,建立相应的质量管理范围。
②在确定质量方针时,既要以满足顾客的需要为关注焦点,又要满足国家和社会的需要,保持客观、公正、科学、可靠。要展示咨询公司优良形象,成为一支成功的、受人尊重的专家队伍。
③在确定质量管理职责时,要结合咨询组织设置的特点,做好组织常设机构和项 目机构职责的协调和整合。
通常,咨询组织有一套固定管理机构的设置,同时,又根据不同项目的特点和要 求,从有关职能机构抽调人员组成项目执行组,任命项目经理或项目组长,具体承办该项目的咨询任务。因此,在建立质量管理体系时,必须考虑咨询行业的特点,做好组织常设机构和项目机构之间职责的协调和整合。
④相应的质量管理体系文件也要适应机构的特点,注意公司质量体系文件与项目 质量体系文件的关糸。
⑤在资源管理中,要突出人才管理和信息管理。
a.保证咨询质量的两个重要资源。掌握足够的知识和信息(包括广度、深度和时 效)。拥有一批经验丰富、善于综合分析、处理信息、具有解决问题能力的人才。
b.过去在论述资源管理时,没有把信息作为一种资源单独列出来。对咨询业来讲,卓越的咨询意见,正是在掌握大量信息的基础上升华而成。知识 和信息是可以长期储存、充实、重复使用的。随着知识经济的兴起,加强信息管理已经成为一种专门的科学。加强信息管理是提高质量,提高效率,保证市场竞争力的重要手段。要建立适合自己特点的活的动态数据库,并进行开发性研究。
c.人才是经营获得成功的关键。
合理确定人才资源结构:专业人员结构、固定人员和临时聘用人员。建立激励机制:待遇、福利,使员工感到有前途、有发展。营造目标明确、责任分明、彼此协调和合作的良好工作环境和“团队精神”,给员工一种“光荣感”。有计划有目的地培训,不断提高员工素质。
⑥在产品实现过程中,也要根据工程咨询行业的特点来确定过程程序。固定程序与非固定程序相结合。
a.调查研究需要根据不同情况因事因地制宜。
b.多方案比选、多方法预测是提高工程咨询质量的重要方法,对物质产品生产来说,多方案比选只存在于产品设计与开发中,而工程咨询的产品实现过程中也需要采取比选的方法。要借鉴在IS09000族标准中有关设计与开发的标准要求。
c.总结过去项目的经验教训,利用原有成果可以简化过程,提高质量和效率。
⑦及时沟通与协调是保证咨询质量,增加顾客满意度的重要方法。。沟通、协调的重要性。
投资与建设涉及面较广,和工程咨询工作关系密切的顾客和其他相关方的面比较大,需要沟通的范围和次数也比一般物质产品生产多。成功的项目不仅是咨询公司技术才干的成果,往往是咨询公司与有关各方加强沟通与协调,互相尊重共同合作的结果。通过沟通与协调,使各有关方统一认识,形成合力,减少摩擦。因此,持续不断的交流、沟通是极其重要的。
特别是建设的周期比一般物质产品生产周期长得多,大的项目都要数年时间,在整个周期运行过程中,建设环境、市场环境、政府的政策法规等各方面的情况都有可能会发生很大的变化,许多风险因素和不可预见的因素将加入进来,更使得协调和沟通成为保证质量的重要环节。
因此,在建立质量管理体制时,必须建立起合适的沟通和协调机制,明确定期的和不定期的进行沟通协调的内容、程序和方法,使整个质量管理体系能适应不断变化的新情况。
加强与顾客沟通,能提高顾客对服务的满意程度,也利于责任明确,工作顺利。
要善于了解顾客,不但要了解顾客的要求和期望,还要了解顾客的文化背景和个人性格,以提高相互之间的融恰性。与顾客沟通可以用口头或书面形式,或通过图表、电子手段和精装的报告,但要善于展示工作阶段成果,表述要清晰明了、简洁,不能含糊,不能省略重要的情节和支持论点的数据,提出的问题要有建议和解决办法。
⑧测量、分析和改进的过程也要结合咨询行业的特点去进行。对咨询成果进行校核和评审是测量、分析咨询质量的重要手段——要建立校核制度和评审制度。咨询成果质量要经得起历史的检验,因此咨询成果的质量评价分为:及时评价、跟踪评价、绩效评价、后评价。所有这些评价都为质量改进提供依据。同类项目的比较评价也是质量改进的重要信息。
(3)为了帮助中国工程咨询企业建立质量管理系统,中国工程咨询协会在2001年编写出版《中国工程咨询业质量管理导则》之后,2002年有编印了《中国工程咨询业贯彻GB/T19001——2000标准实施指南》,以便工程咨询企业在按照ISO 9001:2000标准建立质量管理体系之后,能够尽早获得第三方的评审认证,进而取得客户的信任,增强企业的竞争能力。
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