秘书礼仪概述
一、秘书礼仪
1．秘书礼仪的含义
秘书礼仪是指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互敬的具体的行为举止，如握手、打招呼等。
礼仪是礼节和仪式的统称。
礼节是表示尊敬、祝颂、哀悼之类的各种惯用形式，如鞠躬、握手、献花圈、鸣礼炮等。
仪式是使用在正式场合的具有固定程序的一整套礼节，如国家的迎宾仪式、会议的开幕式、民间的婚礼等。
2．秘书礼仪的特点
（1）规范性。秘书礼仪是对人的行为举止的规范。
（2）差异性。任何国家和民族都有自己特别的礼仪。
（3）变化性。礼仪是社会发展的产物，时代在变化，人们的生活在变化，礼仪也会相应地发生变化。
3．秘书礼仪的作用
对于个人来说，能否表现出对他人的礼貌，是一个修养问题，有时还涉及到个人的道德水准问题。对于一个组织来说，秘书礼仪应用得得当与否，则体现出了该组织的管理水平和人员素质。
它的主要作用有如下两点:
（1）有助于人际交往
现代社会，人际交往非常重要。良好的礼仪修养表现的是自尊、对他人的尊敬以及对交往双方平等地位的强调。
（2）有助于事业发展
不论是个人还是组织，要想使事业得到发展，都离不开他人的帮助。适度的礼仪，能营造出良好的合作范围。
二、秘书涉外礼仪
1．涉外礼仪的含义
涉外礼仪是指对外交往时所使用的国际通行的礼节和仪式。它与我国的传统礼仪有很多相同之处,但也有很多不同点．
2．涉外礼仪的特点
涉外礼仪也可称为国际礼仪。
与我国传统礼仪相比,它的特点体现在以下两个方面:
（1）强调对个人的尊重，对个人隐私的尊重
（2）强调女士优先
3．涉外礼仪的原则
（1）不卑不亢，互相尊重
（2）入乡随俗，求同存异
（3）女士优先，注重次序
日常公务礼仪
一、仪容仪表
仪容通常是指人的容貌,包括未被衣服遮住的身体的部位．
仪表是指人的整体外貌，包括面貌、衣着和饰物。
对秘书人员来说，仪容和仪表的基本要求如下:
头发要勤于梳洗和整理，不能有头皮屑或油汗味；
发型要整齐美观。男性不宜长发披肩；女性留长发不要遮住眼睛，染发要慎重。
面容要保持干净，特别要注意耳朵、鼻孔、脖子、指甲缝等易疏忽的部位。
衣服应天天换洗，并熨烫平整。
二、正确的着装与服饰搭配
服装是由面料、款式、颜色这三个要素组成的。
穿着是一门很深的学问。
着装反映了一个人的品味和教养，也会影响秘书工作。
衣着要符合自己的身份、职务,应显出秘书人员的大方、精干、务实、可信的风格。
在此，我们仅从礼仪的角度探讨着装问题，即使衣着合乎身份、维护形象、符合礼仪的原则和方法。
1．着装的基本原则
着装的基本原则是国际通行的TPO原则:
T（Time）——时间；
P（Place）——地点；
O（Object）——目的。
在为自己挑选服装时，不可忽视TPO原则。
（1）时间
一年有四季，四季的着装不同；一天分昼夜,昼夜的着装有异；一个星期有7天，5天工作，2天休息，所着服饰也不会一样。需要特别注意的是，白天工作或休闲所穿的服饰，与晚上进行社交活动时所穿的服饰有很大差别。在涉外活动中，更要重视这一点。
（2）地点
地点的变化也会影响着装。在工作单位应该穿正装，但如果把正装穿到休闲场合，就显得不伦不类。
（3）目的
对目的的理解可以从两个方面讲:
一方面是做事的目的，如参加会谈或主持典礼；
另一方面是人们希望通过服饰传达给别人的印象，是严谨、高雅、成熟，还是独特、随意、幼稚。
这两方面均会影响到对服饰的选择。
2．公务场合的着装
公务场合的气氛是严肃的，讲究高效率地工作。
所以，公务场合的着装，要简洁、明快，适宜工作。作为秘书，性别不同，着装应有所区别。
男士的着装:深色西服套装是标准的公务场合着装。
*单排扣西服可以不系扣；如果系扣，两粒扣式的只系上扣，三粒扣式的只系中间的那粒。
*双排扣的西服不宜敞开穿。
*夏天或在热带地区，可以只着衬衣，不着外套。
*衬衣的领子和袖口务必要干净、挺括。不系领带时，衬衣领口的扣子一定要解开。衬衣的下摆一定要系在裤内，袖口的扣子要扣上，不能把袖子卷起来。
*深色西服一定要配深色袜子及皮鞋，白色袜子不可与西服相配。
女士的着装:西服套裙是传统的选择。
颜色可以是深蓝、深灰、浅灰、咖啡色、驼色系列等。
这些颜色传递给人的感觉是:
成熟、能干、自信、沉着，这些都是职业女性最应具备的素质。
这些颜色的外套也容易与其他颜色的衬衣相配。
丝袜的颜色应接近肤色，黑色丝袜只能配黑色裙子。
请记住“裙子越短袜子越长”这句话，裙摆一定要遮住袜口．
皮鞋的样式不要太时髦，黑色或与服装同色系最好。
夏季的衣服切忌过薄、过露、过透。
目前，职业装的流行趋势越来越休闲化．但较合适的休闲尺度，并不容易掌握。
无论怎样变化，着装的原则不会改变,记住并学会运用这一原则，将有助于应对各种场合。
3．休闲场合的着装
休闲场合的着装追求的是舒适、自然。健身、购物、旅游、居家等，都可以穿休闲装。
4．社交场合的着装
社交场合的着装应该高雅、漂亮、时尚。
男性可以着深色西装、中山装或近年流行的“唐装”。
女性可着连衣裙、套裙。参加晚间的盛宴、舞会、音乐会等活动，可穿单色的晚服或旗袍。
5．服饰的搭配
首饰的选择也要遵守TPO原则:
公务场合佩戴的首饰应该简洁，只戴一两件即可；
休闲场合佩戴的首饰，则可以更突出个性，可以造型新颖、色彩明丽；
社交场合的首饰应该是华丽的大型首饰。
三、得体的化妆
1．化妆的目的
化妆的目的是为了突出优点、掩饰缺点。
从礼仪的角度来说，公务场合的化妆是工作的需要，是敬业的一种表现；社交场合的化妆，是对主人的一种尊敬。
2．面部的基本比例
大家公认的比较标准的脸形是椭圆形，椭圆脸型的基本比例为“三停五眼”。
所谓“三停”即从额头到下巴，平均分为三部分，每部分即为一停。从发际线到眉毛为一停，从眉毛到鼻尖为一停，从鼻尖到下巴为一停。
“五眼”即指横向的面部比例。两眼之间的距离为一眼宽，两眼的外眼角到脸侧的发际线各为一眼宽，加上两只眼睛，共五只眼睛的宽度。
某种程度上说，化妆就是把不标准的脸型往标准的脸型上靠。上挑的、弧度大的眉型能使脸型拉长，平眉能使人脸型变宽，弯眉可减弱脸部的棱角，颜色深浅不一的粉底霜也可以改变脸型，等等。
3．皮肤的类型与化妆品的选择
（1）中性皮肤
中性皮肤是健康皮肤。这种皮肤光滑、富有弹性，不干不油腻，皮质细腻，薄厚适中，在成人中非常少见。
这类皮肤对化妆品不太挑剔，无论用油质还是水质的化妆品都有不错的效果。
（2）干性皮肤
干性皮肤细致透明，毛孔细小，由于缺乏油脂或水分，易起皱纹，但不易长暗疮。应选用专为干性皮肤配制的化妆品，要选择能保湿的隔离霜。
（3）油性皮肤
油性皮肤由于皮脂分泌旺盛，脸上特别是额头、鼻翼、下颚处有油光。毛孔较粗，经常爱生粉刺。应用比皮肤稍热一点的水洗脸，每天多洗几次，用专为油性皮肤配制的洗面奶洗脸。不要用油腻的化妆品。
（4）混合性皮肤
大多数亚洲女性都是这类皮肤。其特点是额头、鼻子、下巴是油性的，而脸上其余部位则是干性的。为了保护皮肤，在用化妆品之前，脸上干性皮肤的部位要多用一点护肤油。
（5）过敏性皮肤
这类皮肤易受气候、地域、花粉、食物等因素的影响而红肿、发炎，出现过敏现象。对于这种皮肤，在选择化妆品时要特别慎重，使用新品牌的化妆品前，要先在手臂内侧或耳垂后涂一小块，过24小时后如果没有过敏现象出现，才可以使用。不要轻易换护肤品和化妆品的品牌。
4、男士化妆步骤
刮脸：先用热毛巾敷一下，涂上剃须膏，用剃须刷蘸温水在胡须处来回稍润几下使产生泡沫，然后用剃须刀刮胡须。剃刮后，用温水热毛巾把泡沫
擦净。如不再化妆，涂护肤霜润面即可。
洁面：以清洁霜均匀涂于面部并按摩，再取药棉或软巾纸轻轻向两边擦去。
收敛：用爽肤水或营养蜜涂于药棉或手掌中，轻轻拍打于面部。
打底：取棕色基调粉底霜涂于面部以调正肤色，注意必须薄而匀。额头 与颈部不可敷之过度，以免造成“假面”状。
双颊：以棕红色胭脂增加血色，但必须淡，气色良好者可不用。
眉：男性眉毛宜粗浓些，以显阳刚之气。一般以整理为主，按原形稍加 修饰，起调整作用。
唇：一般只用润唇膏，唇色苍白者或嘴形太小则以唇妆弥补，可用棕色或肤色唇膏。
胡茬：胡茬浓者，可用淡黄色轻敷，以中和深色胡茬；倘不能掩盖，也可索性用眉笔将胡茬勾出，再用手将胡须抹匀，显示出小胡子，但形状色调一定要自然。
定妆：在耳背洒少许香水定妆。
5、女士化妆步骤
洁面：用适合自己皮肤的冷霜或洗面乳彻底清除脸部污物、油垢。
收敛：将爽肤水或化妆水轻轻拍于面部，给皮肤补充水分，软化角质，使细小皱纹收敛，并防止化妆脱落。
修眉：眉毛杂乱无型，依脸型修拔。
画眉：面孔向下而眼睛朝上看时，额和眼睛中间处挤入部分称“表情线”，是为眉造型最佳部分。由鼻翼的最下端分别向上作一垂线，并对准眼角作一直线，向上延长，将眉按原形延长线交于此点，此点即为眉毛所应取的终止点。眉在延长时应与眉形融合，确保自然。眉的化妆并应与眼睛、前额相吻合。不可粗浓而失温柔，不可细疏而不入时，大眼睛不可将眉修得过细，小眼睛则要将眉毛画得略粗浓些。
眼影：在上下睫毛底部用眼线笔画出细长线，上眼部尽量贴近睫毛部，从眼角至眼尾处引画，下眼线贴近睫毛部，从眼尾至眼角内侧先点上三点， 然后用指尖把点延抹相连成美丽眼线。
润肤：按不同皮肤选用霜、乳、水滋润皮肤，防止皮肤化妆后干燥，但用量宜少，让皮肤透气。
打底：挑少许粉底霜点在额、鼻、双颊、下巴上，再均匀涂抹，鼻翼两侧和下眼睑睫毛处、发际处、嘴角处、颈际处要抹匀晕染，调正肤色。
唇：先画唇线外轮廓，再用选定颜色向内涂匀，唇线笔与口红的颜色以相差一号为佳。
颊：用小毛刷蘸胭脂少许，由颊部向内向下晕染，要均匀自然，边界要汇成一体。
定妆：轻扑香粉于脸上，但一定要薄，似有似无。
相关知识：服饰穿戴须知
1．流行的不一定是适合你的，决不盲目穿戴流行的东西。
2．时刻注意整洁，但倘要整理自己的衣着穿戴或要补妆时，应到卫生间，不宜在公开场合整理自己，也不要动不动就以手指理一下头发。
3．女秘书不应留长指甲，既不便工作也不卫生。
4．男士贴身内衣不可露出衬衫外，女子内衣的带子也不能显露于外，贴身衣裤的纹路不宜隐约可见。不论穿何种服装，商标都不该露于衣外。
5．场合越隆重、越严肃、越正式，越宜着深色装，其面料质地做工均应精良，所佩首饰应货真价实，不能佩人造珠宝。
6．在国外，倘主人在邀请信上注明服饰要求，应遵主人之意着装。
7．东方国家以年长为尊，西方国家以年轻为荣，与不同国家民族的人打交道，要了解对方心态和习俗，理解对方的服饰原则，并调整自己的服饰。
8．任何服饰仪容都与人的精神和举止融为一体，只有饱满的精神，得体的行为，才与恰当的服饰相谐。否则，衣饰并不能衬托甚至升华一个人的精神气质，反映一个人的修养素质。
四、日常交往礼仪
1．称呼、致意、介绍和握手这些是人们平常见面时的礼节。与人交往，初次印象很重要．能否给人留下一个好的印象，往往取决于你与人见面后几十秒钟内的表现。
（1）称呼。
在公务活动中，人们习惯按人的职称来称呼，一般在姓氏后面加上职务或职称。
在国际交往中，一般称男士为先生；对于女性,没有结婚的称“小姐”，对戴结婚戒指的（戴在左手无名指上的）女性，可称“夫人”；对婚姻状况不明的女性最为合适的称呼是“女士”，称“小姐”也无不可（不要看年纪大就称夫人，如对方没有结婚，这样的称呼会令对方感到不愉快）。有博士头衔的，可称“某博士”。
（2）致意。
这是最简单、最常用的礼节。点头、微笑，都是致意。致意的次序是:职位低者、年轻者、男性先向对方致意。
（3）握手。
为了表示欢迎、祝贺、慰问、鼓励等意思，我们常常需要握手。
在公务活动中，握手的次序是:职位高者、年龄长者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示欢迎等意思，职位低者、年龄轻者、地位卑者以及男士、客人也应及时伸手相握，否则，对方会感到尴尬。
在国内，我们习惯让更需尊敬的一方先伸手。
在国际上，特别是最近以来,这一次序变得不太重要了,谁先伸手问题都不大，这是礼仪方面新的变化，值得关注。
握手时，目光要看着对方，不要游移不定，也不要看着别人，握手的力度要适中，不重不轻地握手几秒钟即可，不要握着手上下抖动，也不要长时间地握手谈话（异性之间长时间握手而谈的，只有情侣）。
有时涉外场合需要照相，握着的手则不要很快松开。
握手的时候，要脱下手套．女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分的手套，否则也应摘下手套。
日本人习惯鞠躬，一些阿拉伯人习惯行抚胸礼，泰国人则行合十礼，我们应该尊重他们的习惯。
各国的礼仪习惯千差万别．秘书多了解这方面的情况,能够更好地为领导当好参谋。
（4）介绍。
在涉外活动中，介绍是常用的礼节，是使陌生的双方相识的必不可少的礼节。
介绍分为自我介绍和他人介绍两种方式:
自我介绍的基本内容有:姓名、职务（公务场合）或与主人之间的关系（社交场合）。
为他人介绍时：先要了解被介绍双方有无相识的愿望或必要。一般来说，身份和地位悬殊的双方就没有必要介绍了。
为他人介绍时：讲究介绍顺序，即先把男性介绍给女性，把年轻人介绍给老年人，把职位低者介绍给职位高的，以此表示对后者的尊重。
在公务活动中，一般不考虑女士优先的原则，而是以身份、地位为首选因素。
2．名片礼仪
随着社会的发展，名片已经成为社会交际中不可缺少的工具之一。名片主要用于自我介绍和建立联系之用，也可作为简单的礼节性通信往来，表示祝贺、感谢、辞行、慰问等。由于名片上记载了很多信息，因此受到人们的重视。
接待外国客人，尤其是日本、韩国的客人时，见面交换名片是不可省去的礼节。
1）名片的格式
(1)常见的名片规格是9cmX5.5cm和10cmX7cm两种。
(2)名片文字的排印有竖排和横排两种。
(3)横排时，一般左上角是任职单位和部门，姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、邮政编码在右下角。
(4)竖排时，任职公司、部门写在右上角，姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、邮政编码在左下角。
2）名片的放置
(1)随身携带的名片，应放在易掏出的地方，如衣服的上衣口袋。
(2)一般来说，名片最好放在专用的名片盒或名片夹中。
(3)存放他人的名片也应放入专用的名片簿中，既示尊重，又便于查找。
3）名片的交换’
(1)要双手拿住名片上方把字正面朝向对方，以齐胸的高度递上，并说“这是我的名片，请多指教”这样的话。
(2)接受名片时，也要毕恭毕敬，双手捧接，接过后，一定要仔细看一遍，不懂之处当下请教。有时可以有意识地重复一下对方的姓名和职务，以示仰慕。
(3)绝对不可以用一只手去接名片，看也不看一眼就装进口袋或放到桌子上。
(4)若要把名片放桌子上，不能在名片上压东西。
(5)如果一次同很多人交换名片，且都是初交，那最好依照座次来交换，并默记对方的职务和姓名，以防弄错。
4）名片的索要
向他人索要名片时，不要直接开口，而是要含蓄地向对方仔细地询问姓名、单位、地址、电话等。如“XX先生、小姐，今后想向你请教，怎样能找到你?”、“XX先生小姐，今后怎样和你取得联系?：”。若对方愿意，一定会送给你一张名片。
3．拜访约会的礼仪
（1）预约
在现代社会，拜访以前先预约，已是约定俗成的规矩，应尽量不做不速之客。
（2）拜访前的准备
“有备而来”的成功率会比随意而访的成功率大得多。
准备得越充分，拜访和商谈就会越顺利。
首先，要做好背景材料以及相关文件的准备工作。
其次，要做好心理准备。
再次，要做好服饰准备。
（3）赴约
遵时守约的原则。遵守时间是涉外人员最基本的素质之一。
涉外秘书要多了解拜访对象的风俗习惯，以免拜访时产生沟通障碍。
约束自己的言行。不论是公务拜访，还是私人拜访，都要注意自己的言行举止，做到举止得体而不拘谨，目光专注而不游移,声调适度而不过高，话题明确而不犯忌。
公务拜访时:要先向对方负责接待的人员打招呼，报上自己一行人的单位、姓名以及拜访对象的姓名,然后安静耐心地等待接见．
在会客室等待接见时:不可大声谈笑，也不要对会客室的布置指指点点，要按照接待人员的安排就座，安静等待。
（4）及时告辞
要想做受欢迎的客人，及时告辞是要点之一。这一举动能表现出对主人的理解和尊重，并且也能表明我方的工作效率和修养。
4．谈话的礼仪
（1）语言与话题的选择
在对外交往中，选用的语言是有讲究的。
在正式的官方活动中:需要使用本国的国语，以体现国家主权的尊严。
在非官方的商务活动中:可以使用国际通用的语言或是双方都懂的语言，或者配备翻译。
话题的选择，不仅仅是技巧问题、礼仪问题，有时甚至可以成为政治问题，以致造成外交方面的纠纷，所以务必要小心．
以下的话题，是应该避开的:
①政治话题。
②个人隐私问题。
③非议他人
④庸俗下流的话题。
（2）谈话的态度
在对外交往中，我们总会发现双方的观点、处理问题的方法有许多不同之处。
在谈话态度上表现在以下几个方面:
①诚恳坦率。
②明确直率。
③坚持原则。
（3）声音与语气
在涉外工作中，秘书特别要注意控制自己的音量。中国人说话的声音一般比较大。但在国际礼仪中，以说话声音适度为有修养。
所谓的适度:是以能让参加者听清而不影响其他的人为准,这样的音量相对于中国人来说是偏低的。
另外，语气很重要:
一方面语气要体现礼貌，多用谦词敬语；
另一方面，不论对方单位规模多大、多么著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丢失了自己的人格和国格。
（4）倾听者的礼貌
作为倾听的一方，相对比较被动。
倾听者应该学会从谈话中获得有益的信息。
作为倾听者，要和说话者有眼光上的交流和语言上的呼应。
责任编辑：张瑶
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