1、明确的实用目的。它为具体的决策事项写作，为管理行为提供指证、设计方式、明确标准；
2、有具体的读者对象。秘书的文本撰制将根据决策和管理的范围限制读者对象，不同的对象层次有不同的行文方式和表达风格。
3、有确定的思想内容。秘书起草的文本，其主题思想是由决策集团事先讨论确定的，表现出奉命写作、主题先行的特征，文本表达拒绝秘书个人的思想意愿。
4、有固定的文本格式。秘书起草的文本必须遵循约定俗成的文本格式，不能随意更改，而且要使用大众化的、稳定的文字形态；
5、庄重朴实的文字风格。文本必须按类使用特定的“称谓、开首、请示、询问、表态、结论”等专用语，行文要避免过分修饰。
责任编辑：张瑶
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