图1-1典型的办事机构
（3）组织图表
“能完成任务的最简单的组织结构就是最好的组织结构”。因此，企业组织结构只要不引起问题就是正确的。结构越简单，办公室组织就越容易理解，职工相互之间的关系就越明确。
组织形式通常是按职能、也就是按生产、销售、财务和人事管理等企业的职能来设计的。可以创立几种组织形式来筹划工作、确定职责、监督工作和衡量成果，这些形式有：
★直线式组织
☆直线式又称梯级式或军队式组织。在这种组织结构中，权力以最高层管理者下传到负责特定工作的中层管理者，再从中层管理者下传到直线管理工人的管理员。
☆直线式组织结构简单，职工易于理解。在指挥系列中，任务清楚，职责划分明晰。任务的执行可以直接归结到一个职工的指挥系列中的他的顶头上司身上。这种结构在决策中最少繁文缛节而行动迅捷。
☆可是另一方面，每一个管理员所负责的任务如果种类太多，就不可能样样精通。这样，就可能造成管理员专业知识不足。组织中各个层次担负的任务太多太杂，易导致中层管理者和管理员负担过重。结果，他们就无法照顾需要他们亲自关注的所有事情。在部门之间通常协作很少，因为每个部门关心的主要是自己的工作。
☆直线式组织多见于政府机构、军队组织以及较小型的企业。采用纯粹的直线式组织的企业很少，但在大公司中，某些方面的工作可以直线式组织的设计来开展。
★职能式组织
☆为了处理生产活动中的思想和事务工作，要组成一个办事班子，其中要包括一个工时和成本负责人，一个工作命令卡负责人，一个工作程序负责人和一个车间纪律负责人。
☆职能式组织旨在培养工长一级的专门人才，他们负责承担相当于直线式组织管理职位的各种任务。
☆在职能式组织中，管理员可以充分发挥个人专长，把时间集中用于一个方面的工作。这种专业性能使职工受到内行和专家的监理，可以提高效率。
☆可是，随着各类独立的专家的增多，就有可能由于权力的交叉和职责划分的不固定而出现混乱。结果有可能导致推卸责任的弊病。由于职工要向几个管理员汇报工作，这样就会经济接到不一致的批示而造成许多工作上的混乱。由于有这些缺点，纯粹的职能式组织，像直线式组织一样，在现代企业中很少见到。
★直线与参谋式组织
☆在直线与参谋式组织中，最高管理层的政策和策略通常是按直线制加以贯彻的。权责直线之下，工作按职能由相对应的部门来执行。当相关专家作为各个部门的顾客来帮助进行管理工作时，参谋的性能就出现了。
☆在许多组织中，办公室经理是一种职能人员，他们负责企业的某些方向的工作，但只是通过提供文件管理、文字处理和复制服务等行政事务，来为许多其他职能部门当参谋。
☆由于中层管理者，比如行政办公室经理，能够直接控制他们手下的职员，而且负责某些专门工作，因而就能够通过专业化来提高工作效率。
☆参谋经理通常有必要的直线权力来管辖自己的部门，但他们的基本职能是提供专家咨询和为直线经理提供参谋服务。按照惯例，参谋经理不直接对参谋经理部门以外的直线人员发布命令，通常他们也无权把自己的建设直接付诸实施。执行工作的权利责任由直线经理担负。如果参谋部门侵夺直线权力并把这种权力实施于直线职业中的个人或部门，那么就会引起矛盾，造成冲突。而直线经理就有可能怯于承担责任，以至放弃他们的职权。应该牢记，直线经理是参谋人员所提供的服务的用户，参谋人员的任务就是要使直线工作能以较低的成本获取最大的效益。
★委员会式组织
☆组织越大越复杂，各级人员相互之间的关系就越需要协调。为了满足这种需要，委员会式组织提供的结构中，权责不是由一个经理掌握，而是由一个经理掌握，而是由一个群体联合掌握，委员会式组织形式通常和直线参谋式结构一起使用，或者作为直线与参谋式结构的一种补充。
☆其优点是：
*人们对集体决策比对个人命令常常更乐于接受；
*集体成员互相配合，会协作得更好，管理人员也会把他们的组织看成一个紧密结合的整体，而不只是自己的一个单独部门；
*由于集体能全面考察组织的行为，讨论影响公司组织部门的问题，并且能明了采取某种行为步骤的原因，因而对决策的认识会更加清楚；
*由于全体成员能将知识、信息和经验汇集在一起来参与制定计划，因而计划更易于付诸实施。集体判断一般比个人判断要更高，因此，委员会成员对计划的圆满完成更为关注。
☆其缺点是：
*集体决策虽然能避免仓促作出决断，但比个人决策要慢得多；
*由于根据多数意见决定问题，因而没有一个人对集体作出的决策完全负责任。
★矩阵式组织
☆矩阵式组织有时也叫项目组织，它把垂直的权力关系及水平的或交叉的工作关系结合起来，用于处理复杂的工作项目或产品的问题。采用这种组织结构的目的是获取比上述各种普通组织结构更大程度的协调一致。
☆工作的组织进行，是围绕几个正在进行的项目，而不是像直线式或直线与参谋式中那样，围绕几个特定的部门或职能领域。
☆简单的矩阵组织为：四个具有垂直权力关系的职能经理位于垂直轴线上，三个项目经理位于水平轴线上。职能经理和项目经理对在矩阵机构内工作的人员具有双重的领导权。矩阵的顶端是总经理或行政首长，他负责保持职能经理与项目经理之间的权利平衡。矩阵中的每个职工只对两个管理人员负责，一个是他工作所在部门的职能经理，一个是可在不同时期内管理项目工作的项目经理。由于一个职工之上有两个管理人员，容易发生矛盾，因此矩阵式组织的管理很复杂。不仅如此，矩阵式组织还随着有共用人力资源的额外压力。（建议打出表格）
☆矩阵式组织常为大公司、跨国公司、政府机构所采用。矩阵式组织生成和处理的信息很多，因此在这种结构中，常常会把决策工作委托组织中较低层次的人。这样决策就是由具备处理信息所需要的相关知识的较低层次的人类作出的。由于把许多管理决策委托给了较低层次者，矩阵式组织的上层就不会因日常业务决策的问题而负担过重。
1.2办公室工作、职能和服务
具体要求和级别
了解办公室服务的主要内容（适合一、二级）。
理解办公室工作的性质（适合一、二级）。
了解办公室应履行的职能（适合所有级别）。
（1）办公室工作的性质
如果我们能把办公室放入组织整体中去探讨它特定的职能和服务，这会是很有意义的事情。大家都知道办公室从来都不是单纯起作用的，它的存在与组织内其他部门是密不可分的。不管是制造业的办公室还是服务业中的办公室，它们都表现为以下三个方面的基本特征：
★从属性
相对于一个组织首要的关注点，办公室始终处于一种次要地位，它的职能是从属性的。
★补充性
正因为办公室工作对一个组织首要的工作是从属性的，它的职能也就具有了补充性的特点。
★管理性
办公室另一个重要作用是它的管理职能。实际上，对于一个社会组织而言，办公室是其实施内部管理的惟一机构。办公室的控制职能通过一系列检查和资金平衡得以实施。比如它通过制定严格的预算来管理支出；通过实施打卡上班及弹性合理的政策对人员进行管理；它通过建立一系列基本的程序对供应品的发放进行管理等等。
（2）办公室的职能
办公室的职能一般分为五种：
★接收和收集信息
要注意信息来源渠道的多样性；
个人的口头信息；
电话信息；
书面信息；
计算机输出信息；
传真通读；
其他各种形式的收面联络信息，包括内部和外部的。
记录信息。通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式用：
逐字记录；
摘要；
统计分类；
直观记录；
将数据转换成计算机存储的形式。
★准备和整理信息
对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有：
汇编或编辑；
计算和总结；
整理和分类；
注释；
复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。
以最有效的方式传播信息。方式有：
人对人的口头传递；
通过电话；
通过文件；
通过图表或较直观的形式；
数据通信。
★保护公司的资产
方式有：
检查财务收支情况；
检查库存；
检查固定设施和装备；
建立安全保障措施；
通过履行法定义务。
（3）办公室工作对组织职能的渗透
随着时间的流逝和信息技术的发展，组织开始要求以更快的速度处理更多的信息并作出更多决策。由于包括计算机和威力巨大的通讯设备在内的新技术促使办公室人员具有更大的信息处理能力，管理部门就开始更加依靠办公室工作人员了。单一部门办公室的概念逐渐为一个更广泛的全公司范围的信息管理概念所取代了。具体地讲，办公室工作是通过对组织中每一种管理职能的介入来体现出自身服务的。
★计划
这种管理职能就是分析过去和现在的有关信息，估计未来可能的发展，由此制定行动方案，从而使公司能达到既定的目标。与此相应的办公室工作范围是为各种信息处理业务确定方针和目标，如：
☆通讯、文件管理、邮递和复制技术；
☆物色合适的办公室场所；
☆用现代化的实用办公室家具、机器和设备装备工作区；
☆为办公室配备合格的人员，使办公室工作顺利而迅速地得以开展。
★组织
这种管理职能是把全部经济资源（工作、工作场地、信息了职工）组织成可控的（可以管理的）组织单位，以完成各项具体的目标。与此对应的办公室工作范围是把办公室组织的基本原则应用于确立职工间的工作关系，以最好的物质设备和工作流程装备职工，获取最高的工作效率。
★领导
这种管理职能是动员的指挥职工，使组织目标得以成功地实现。与此对应的办公室工作范围是：
☆有效地指挥和监督办公室的工作；
☆选用一种切实可行的保持旺盛士气的人事政策；
☆制定办公人事政策；
☆对办公室人员进行培训、辅导、提升和酬偿；
☆为职工和上司提供通畅的通信线路。
★控制
这种管理职能是保证工作成果尽可能与组织的计划一致。与此相对应的办公室工作范围是：
☆制定、建立和改善行政办公室的规章制度，以使在完成办公室各项重要的工作时有所遵循；
☆对办公室报表及其他用品的置备、编制和使用进行监督；
☆估量已完成的办公室工作并制定完成任务的标准；
☆编制预算、报告和工作细则，用以降低和控制成本。
责任编辑：张瑶
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