一、档案的分类
（一）相关知识
1．档案分类的含义
档案分类是按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将归档文件划分为若干层次和类别，构成有机体系的工作。
2．常用的档案分类方法
（1）年度分类法。年度分类法以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。
（2）组织机构分类法。组织机构分类法是根据文书处理阶段和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。
（3）问题分类法。问题分类法是以文件内容所涉及的问题为根据，将档案分成各个类别。
3．档案分类方法的结合运用
通常将几种分类方法结合使用，形成复式分类法。
（1）年度一组织机构分类法。先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按组织机构进行分类。
（2）年度一问题分类法。先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类。
（3）组织机构一年度分类法。先将立档单位内的档案按照内部机构分类，然后在每个内部机构类下再按年度分类。
（4）问题一年度分类法。先将立档单位内的档案按照问题分类，然后在每个问题类下再按年度分类。
在实际工作中，人们往往结合保管期限进行分类，如：年度一组织机构—保管期限分类法、年度一问题一—保管期限分类法、年度一保管期限一组织机构分类法、年度—保管期限一问题分类法、保管期限一年度一组织机构分类法、保管期限一年度一问题分类法。
4．档案分类的要求
（1）正确判定档案文件所属年度。文件上有属于不同年度的几种日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类的根据。如：法律、法令和条例等法规性文件，以批准日期为根据（公布生效的文件，以公布日期为根据）；指示、命令等领导性文件以签署日期为根据；会议记录以开会日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据，跨年度的计划可放在开始年度，跨年度的总结可放入最后年度。
文件上没有注明日期，判定和考证文件的准确日期或接近日期。通过分析文件的内容，研究文件的制成材料、格式、字体和各种标记，或者与已有准确日期的同类文件比较、对照来判定该文件的日期。
（2）正确判断档案文件所属机构。按组织机构分类时，对涉及几个机构的文件，应遵循有关的规定，将文件合理而有规律地归入相应的类别。
（二）示例分析
新成立的××公司是一家小型企业，秘书钟苗兼管档案工作，她采用组织机构一年度一保管期限分类法进行档案的分类。公司成立5年多来，总经理换了两任，内部组织机构变动频繁，部门的调整大，而钟苗采用的档案分类方法一直没有变化。一天，总经理要查一份4年前的文件，由于部门的变动，钟苗已经记不清这份文件的形成部门了。结果翻遍了柜子，才找到这份文件。
点评：档案的分类要有一个统一的分类标准和原则。秘书应该根据本单位的规模、部门设置等选择合适的分类方法，机构变动频繁的单位不宜采用组织机构一年序—保管期限分类法。该公司要提高档案整理和利用效率，应该改用年度一组织机构一保管期限分类法。
（三）工作程序
1．了解文件形成情况
在单位的工作活动中会不断产生文件材料。单位的工作性
质、规模不同，形成的档案文件的数量、结构、内容也各异。因此，要搞清楚形成的档案文件的具体情况。
2．分析档案形成单位情况
充分考虑单位的大小、内部组织机构的稳定状况和组织机构界限的清晰程度。
3．选择档案分类方法
年度分类法简单易行，是运用最为广泛的一种方法。适用于组织机构界限不清、档案数量少的单位。
组织机构分类法能较好地保持档案在来源上的联系，归档比较准确，共同内容的文件相对集中，便于查找利用档案。适用于内部机构比较稳定的单位。
问题分类法能够较好地反映文件在内容上的联系，使相同性质的档案得到集中，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度。适用于职能分工界限不清，档案数量少的单位。
4．文件归类
根据文件的形成时间、形成者和内容，将文件归人相应的类别中。
（四）注意事项
采用问题分类法应做到，根据单位的职权范围和工作职能以及文件的实际情况设类，类目设置符合实际，反映立档单位的主要面貌，类目体系简明、合乎逻辑，按文件的主要内容有规律地归类，不任意划分类别，不随意设虚类。
二、档案检索工具的编制 （一）相关知识
1．档案检索工作的内容
档案检索工作是对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作，包括档案信息存储和信息查检两方面工作。存储和查检是密切相连、不可分割的，存储是查检的前提，查检是存储的目的。档案检索工作是档案提供利用的基础和前提，是开发档案信息资源的必要条件。
2．档案检索工具的含义
档案检索工具是揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。档案检索工具是连接档案管理者与利用者的纽带，档案管理者借助它可以迅速准确地按需提供档案，利用者通过它可以了解储存档案的基本情况。
3．档案检索工具的类型
为了提高利用的效率和质量，需根据实际情况，编制各种类型的检索工具。档案检索工具有：
（1）归档文件目录。由不同条目按照一定的体系和方法排列而成，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
（2）分类目录。按照体系分类法的基本原理，将档案主题按《中国档案分类法》的逻辑体系组织检索工具。分类目录一般采用卡片式，即分类卡片，一文一卡或一卷一卡。
（3）主题目录。按照主题法的原理，依据主题词的字顺组织起来的检索工具。
（4）人名索引。揭示档案中涉及的人物并指明其出处的检索工具。人名索引主要包括人名和档号两部分。
（5）全宗指南。以文章叙述形式介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的书本式检索工具。
（二）示例分析
天地公司成立之初，形成的档案材料不多，将归档的案卷分类放入档案柜。每次查阅档案，都是直接到档案柜中去翻找。随着时间的推移．公司发展壮大，形成的档案数量越来越多，查找档案时经常出现找寻速度慢甚至找不到所需档案的情况。于是，公司任用专人编制检索工具，解决查找档案难的问题，同时培训秘书学习检索工具的使用方法，这大大提高了查找档案的效率。
点评：档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。是档案管理者和利用者之间交流的工具。借助档案检索工具可以了解存储档案的内容、形式、数量及存放情况，帮助人们从大量的档案中找到所需的文件材料。因此，要根据本单位的实际情况，编制各种检索工具，便于档案的查找。
（三）工作程序
（1）选择检索工具。每种检索工具的作用和功能不同，要根据查找利用的需求，选择编制检索工作的类型。选择和记录档案的特征。
（2）分析档案的内容，选择档案中有检索作用特征的信息，如文件作者、题名、时间、主题词等记录下来。
（3）形成档案条目。将档案的特征按照一定的顺序加以排列：
（4）成检索工具。按照一定的规则，对形成的条目进行系统排列，构成检索工具。
（四）注意事项
（1）检索工具有书本式检索工具、卡片式检索工具。
（2）为了满足多方面的利用需求，应编制不同功能的检索工具。
三、档案的鉴定
（一）相关知识
1．档案鉴定工作的内容
档案鉴定是按照一定的原则、方法和标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的档案业务工作。
2．档案保管期限
根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期3种。永久保存就是将档案无限期地保存下去；长期保存，一般指保存16年～50年左右；短期保存，__般指保存15年（含15年）以下。保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。
3．档案鉴定工作的要求
（1）逐件、逐页阅读档案内容。
（2）综合分析文件的各方面特征。
（3）结合档案的需求判定档案价值。
（二）示例分析
随着天地公司业务的不断发展，公司每年形成的档案越来越多，一些定期和长期保管的档案保管期满。为了使真正有保存价值的文件材料保存下来，避免有价值的档案淹没在大量无保存价值的档案中，天地公司决定进行一次档案鉴定。钟苗参与了这次鉴定工作，事后，她专门去感谢经理说让她又进修了一回。她从中学到了什么？
点评：按照规定单位保存的档案到一定的年限要进行价值的复审，审查这些档案是否确已丧失保存价值，如果尚存一定保存价值，则重新确定保管期限，继续保存，如果确已丧失保存价值，则编制销毁清册报批。对没有保存价值的档案进行销毁时应该慎重，没有主管领导的批准，决不允许私自销毁。鉴定工作至关重要，关系到档案的存毁，秘书要综合考虑各方面因素，全面地把握档案的价值。
（三）工作程序
1．判断文件是否需要保存
对文件价值进行初步判断，确定文件是否有保存价值，是否属于归档范围。
2．分析档案价值
（1）分析档案来源。分析档案的形成者和文件的责任者，判定档案的价值。不同来源的文件往往有不同的价值。一般说来，重要单位、著名人物形成的档案的价值相对较大；本单位形成的档案比外单位形成的档案价值要大；以单位名义形成的文件的保存价值大于单位内部组织机构形成的文件。
（2）分析档案的内容。分析档案内容的重要性、独特性与时效性，判定档案的价值，这是鉴定档案价值的一个最重要的方面。档案的价值是通过内容体现出来的。一般说来，反映党和国家有关方针政策、反映本单位主要职能活动的文件保存价值较大；一般性日常事务性活动和内容重复性的文件，其保存价值就小些；内容独特、新颖的档案对利用者有较大的吸引力，
具有较高的价值。文件的时效性对档案的价值具有直接影响，要分析文件在不同阶段的利用价值。
（3）分析档案的形式特征。分析文件形成时间、名称、稿本和外形特征，判定档案的价值。
文件产生的时间不同，其价值也不同。一般来说，文件产生的时间越早，保存量越小，越珍贵。
文件的不同名称具有特定的性能和用途，可以在一定程度上反映出文件的价值。一般说来，决定、决议、命令、批示、条例、纪要、报告等比通知、简报、来往函件价值要高，保管期限要长。
文件有草稿、定稿、正本、副本等不同稿本。一般来讲，定稿、正本的价值大些，草稿、副本价值就要小些。
文件的制成材料、记录方式、笔迹等外形特征也影响档案的价值。档案上有著名人物的重要批示、签字，档案的价值就大。
（4）分析档案的技术因素。分析档案内容的技术水平或其所反映的对象的技术水平，判定档案的价值。档案所记载和反映对象和内容的技术水平越高，档案的价值量也就越大，保管期限也就越长。
（5）分析档案的功能因素。档案所具有的功能作用对其价值大小有影响。功能不同，作用也有差异。
3．确定文件的保管期限
永久保管的档案主要是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。
长期保管的档案主要是反映本单位一般工作活动、在较长时期内对本单位工作具有查考利用价值的文件材料。
短期保管的档案主要是在较短时期内对本单位工作具有查考利用价值和参考作用的文件材料。
4．对保管的档案进行复审
对保管期满的定期保存档案的价值进行复审，审查其是否确实丧失保存价值，确定是继续保存还是予以销毁。
（四）注意事项
（1）经鉴定要销毁的档案，应办理批准手续。
（2）对要销毁的档案要编制销毁清册。
（五）相关链接
1．档案鉴定的意义
档案鉴定是解决档案庞杂与精炼间矛盾的主要途径，能够节约档案保管成本，减轻库房、设备的负担，缓和库房和设备紧张状况，利于集中人力、物力对重要档案进行保管。
2．档案价值鉴定的原则
从整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。
四、档案库房及存储档案的管理 （一）相关知识
1．档案保管工作的含义与内容
档案保管是根据档案的成分和状况所进行的存放管理和维护完整与安全的活动。档案保管工作的内容包括：档案的库房管理、档案流动中的保护以及为延长档案寿命而采取的技术处理。
2．档案保管工作的要求
（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘。
（2）保持库房的清洁卫生。
（二）示例分析
天地公司利用办公用房作为档案库房，库房内没有配备通风及调节库房温湿度的必要设备。档案人员在档案保管中，满足于做好档案的移进和移出工作，认为只要把档案存放好就可以了，没有对档案保存环境和保存的档案进行检查，没有实施应有的保管措施。由于库房潮湿，保存的档案出现受潮、发霉甚至被虫蛀的情况。
点评：为了防止档案的损坏，延长档案的寿命，档案库房中
要放置档案保管的技术设备，做到防潮、防水、防虫、防霉、防其他各种隐患。要建立健档案保管制度，定期对档案保管情况进行检查，确保档案的安全。
（三）工作程序
1．了解档案库房的编号
档案库房有两种编号方法：一是为所有的库房编制统一的顺序号；二是根据库房所在方位及库房建筑的特征进行编号。楼房内的库房自下而上分层编号，每层的房间从楼梯口入口处自左至右顺序编号；平房应先分院或排，然后从左至右统一按顺序编号。库房编号含楼号、层号、房问号。
2．熟悉档案柜架的摆放与编号
形状、规格、质地不同的柜架要分类集中。档案柜架的排放应最大限度地利用库房空间，柜架的两端应与墙壁保持一定距离，与窗户呈垂直走向排列，避免阳光直射。档案柜架号自房间入口处计，从左到右依次编排；搁板号以一组档案柜架为准，从上到下依次编排，如五节柜的搁板号自上而下依次为1号～5号。
3．调节保管场所的温湿度
档案库房温湿度与档案的寿命有密切关系。根据有关规定，保管一般纸质档案的温度为14℃～20℃，相对湿度为50%～65%，一昼夜允许温度变化范围为±2℃，湿度为±5%。
4．进行卫生、安全检查
卫生检查是查看库房的清洁状况，清除灰尘、垃圾，保持库房内外的清洁卫生。
档案安全检查包括：检查档案有无被遗失、泄密、破损情况，查找不安全隐患；检查档案有无发黄变脆、字迹褪色、潮湿发霉情况；检查消防器械是否齐全，门窗是否牢固；检查保存档案数量是否与登记的数量相符；检查档案保管各项制度的执行情况。检查的情况要进行记录。
5．进行档案流动中的保护
利用档案中的借阅与退还，都要移动档案。为了防止档案的损坏，要在醒目处张贴借阅档案的保护措施要求。
借阅档案要履行登记和交接手续，易损档案和特别珍贵档案一般只提供复制品，原件不宜借出档案室；未经整理的零散档案不宜外借。档案管理人员接触档案时应穿工作服，戴手套，轻拿轻放档案；档案存放方式要利于存取；存取档案应连同包装材料一同取出、放回；复制档案应以不损坏原档案为前提。档案利用者在阅读档案时不得1吸烟、喝水、吃食物，不许在档案上涂改、做标记。
（四）注意事项
1．库房布局的安排
库房布局是对库房的使用安排及对库区房间和保管区段的划分。库房区域应尽可能集中，同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间，业务技术用房应尽量布置在库房的一楼；利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。
2．建立档案保管制度
包括档案定期检查制度、安全制度、档案进出库房登记制度、设备管理制度、卫生制度等。
责任编辑：张瑶
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