一、缮印文书 （一）相关知识
1．文书缮印的含义
缮印是对文件进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及
复印机复印等工作。
2．文书缮印的要求
（1）文字准确，字迹工整清晰。
（2）符合规定体式，页面美观大方。
（3）不随意改动原稿。
（4）装订齐整牢固。
（5）注意保密。
（二）示例分析
天地公司办公室主任交给钟苗一份文件，让她尽快缮印发出。钟苗立即拿着文件到打字室缮印。缮印人员问钟苗印多少份，钟苗说：“哟．我忘了问主任了，就印50份吧。”文件印好后，钟苗拿着印好的文件去盖章，印章管理人员看着钟苗手中厚厚的文件说：“我只能按照批准的份数盖印，多余的文件不能盖章。”结果，多印的文件都没用了。
点评：文件的缮印应该以定稿为依据，以签发批准的份数为准，不能随意增减。钟苗自作主张缮印50份文件，违反了规定，也浪费了纸张。
（三）工作程序
（1）确定印制的文书。印制文书要以定稿为依据，不得擅自改动。
（2）确定印制格式。印制的文书应美观大方。因此，应根据情况确定印制文书字号大小、字体、格式。
（3）完成印制。进行文书的缮写誊清、打印、复印。
（4）交付印制的文书。将印制好的文书交文书管理人员或送印人。
（四）注意事项
缮印应建立登记制度，登记文书名称、送文单位、印文数量、印制时间、印制人姓名等项目。
二、校对文书
（一）相关知识
1．文书校对的含义
校对是根据定稿对文件校样进行核对校正。
2．文书校对的内容
（1）校订清样上的错字、漏字、多字。
（2）规范字体、字号。
（3）检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观。
（4）检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。
（5）检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。
3．文书校对的要求
（1）把握原则，仔细校对。
（2）认真仔细、一丝不苟。对易于忽略或易于出现错误的地方，如数据、计量单位、专业术语等，注意反复仔细校对。
（3）校对文稿时正确使用校对符号。
（4）校对一般要进行一校、二校、三校3个校次。
（二）示例分析
钟苗有一份公司年度总结要校对。她觉得两个人读校能更快一些，于是请同办公室新来的小王与她一一校对，钟苗读原．稿，小王看校样，很快他们就把文稿校对完了。钟苗高兴地拿着校对好的文稿给办公室主任再看看，只见主任看着看着眉头便皱了起来，钟苗连忙问：“主任，有什么问题吗？”主任说：“怎么有两个人名，音对宇不对，这不是闹笑话吗？”钟苗探过头去一看，果然是错的。
点评：校对时，一定要精力集中，逐行逐字，甚至连每个标点也不能马虎，特别要注意容易出差错的同音异体、字形相近的字，人名、数字、地名要反复校准。读校时，对容易混淆的同音字、生僻字，要加以说明。钟苗在读文稿时忽略了对同音字的解释，而小王到公司时间不长，对公司的人名不熟悉，没能发现问题，造成工作的失误。
（三）工作程序
1．准备好原稿和校样
校对是进行定稿和校样的核对，所以要首先准确好定稿和校样，以便进行校对。
2．选定校对方法
看校、对校、读校、折校4种文书校对方法各有利弊，秘书应根据文书的篇幅、清晰程度、时间缓急、人员情况及个人习惯进行选择，保证文件准确无误。
（1）看校。看校是只看校样不看原稿的校对。
（2）对校。对校是用校样对照原稿进行校对。
（3）读校。读校是两个人一起校对。
（4）折校。折校是把校样放在桌上，把原稿折起来，使靠边一行的文字与校样上的文字靠近，两手拇指与食指夹住原稿，逐字、逐句、逐个标点符号对照。
3．核对校正
选择好了校对方法后，就可以按照校对工作的内容进行校对了。如果是看校，要仔细阅读校样的每个字、标点、格式；对校时原稿放在左边（或上方），校样放在右边（或下方）。先看原稿，后看校样。读校时，一个人读原稿，一个人看校样。折校时折一行，对一行。
（四）注意事项
（1）注意对同音异体、字形相近的字的核查。
（2）注意对数字、人名、地名的核查。
（3）校出的错漏，要以规定的符号标明。
三、用印（见相关部分内容）
四、传阅文书
（一）相关知识
1．文书传阅的含义
文书传阅即在工作职责范围内传递阅读文件。
2．文书传阅的要求
（1）迅速、准确地将文书送达阅文人。
（2）文书的传阅要区分内容的轻重缓急和职责分工。
（3）传阅的顺序是由管理层到一般人员。
（二）示例分析
天地公司办公室收到上级主管部门的一份“关于加强安全保卫工作的通知”，行政经理批示，由保卫部牵头，办公室、宣传部协助开展安全保卫工作。钟苗先将文件交宣传部负贵人传阅，并让其阅毕后转交保卫部负责人。保卫部负责人阅毕后，将文件传交办公室负责人时，由于其到湖北参加会议，便由该部门的小张暂时保管并代为转交。隔了几天，当钟苗过问文件的传阅情况时，文件却找不到了。
点评：进行传阅要根据文件的内容、缓急程度，遵循先主办、后协办的原则，分清主次。钟苗应先将文件送保卫部，然后再将文件传递给办公室、宣传部。在传阅的过程中，钟苗应加强对传阅文件的控制，履行必要的传阅手续，不能让文件在阅文人之间自由流动。
（三）工作程序
1．确定传阅对象
需要传阅的文件包括：需要有关部门或人员掌握文件精神和领导的批示意见的文件；不需要特别办理，只要求有关单位、部门、人员了解的文件，收到文件后直接送有关部门和人员。
2．选择传阅方式
阅文的方式很多，如开辟阅文室，指定固定的时间阅文；利用各种会议集中传达公文精神；复印文书副本，增加文书数量，加快分散阅文的速度；利用内部刊物等公布文书，以便阅文；利用现代化技术手段与通汛设备如计算机网络、电视、传真等传阅文书。为了加快传阅速度，提高传阅效率，秘书可根据本单位情况，针对文书的内容，采用适宜的方法组织阅文。
3．传递文书
根据确定的传阅对象和传阅方式，将文书准确传递到接收者处。
4．履行传阅手续
秘书要填写传阅文件登记单，以便掌握传阅情况。还要在每份传阅的文件首页附上“文件传阅单”，文件阅毕者要在此单上签注姓名与日期，还可填写批示意见。如表3-1、表3-2所示。
表3-1 传阅文件登记单
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收文号
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收文
时间 |
来文
单位 |
文件
标题 |
文号
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密级
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份数
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传阅
情况 |
备注
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表3-2 文件传阅单
史件字号（或收文号）
5．检查清理文件
传阅文件退回后，秘书要认真清理检查，检查有无漏传应阅人，有无批办意见，有无短缺文件，有无阅文过长、内容过时。对传阅退文情况进行全面记录标注，以备查考。
（四）注意事项
（1）严格传阅范围。
（2）严禁文件横传。不允许应阅人员之间文件横传，否则不仅容易发生丢失，还难以分清责任。
（3）调控文件运行。根据文件缓急程度和应阅人工作安排情况，在坚持一定的传阅顺序的基础上，可以作适当调理，加速文件运行速度。
责任编辑：张瑶
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