2．文种选用的基本方法。为实现文种选用的三项原则要求，须遵循以下基本方法：
第一，认真学习、熟练掌握、严格执行现行公文法规。这是最根本的一点。离开了这一点，就一点谈不上实现文种选用三项原则要求。文种选用之所以出现这样那样的问题，归根到底，几乎都是由于不执行公文法规造成，不是由于不懂公文法规就是由于无视公文法规造成。现行的几种公文处理条例或办法，虽然还不够严密与完善，彼此还有若干可以一致却相互矛盾的地方，但由于它们是数十年来革命斗争与社会主义建设中公文处理、公文写作的经验总结，同时还吸取了几千年来公文处理、公文写作的有益处的东西，基本上反映了我国当前公文处理与公文写作的实践经验和客观规律，基本上适应我国当前的社会管理需要，是直接指导当前公文写作的基本文件，是我们选用文种的主要依凭，因而是必须认真学习、熟练掌握、严格执行的。要坚决克服有法不依、有章不循的坏作风。
第二，反复研究、仔细辨明公文内容、材料的性质特点，然后找最适合表现此种性质特点的内容、材料的文种。这主要是对那些不易把握其文种适应性的内容、材料而言。如《××省人民政府关于表彰奖励××等优秀运动员、教练员的通报》这样写道：“我省体育健儿，在第26届奥运会上克服困难，经过顽强拼搏，获得１枚金牌、２枚银牌、1枚铜牌、4个第五名和1个第八名，并破三次世界记录，取得了优异成绩。为了进一步促进我省体育事业的发展……省人民政府决定：授予金牌获得者××、×ב省劳动模范’称号，给予通令嘉奖，晋升工资二级，奖励住房(三室一厅)一套。……省人民政府号召各行各业、各条战线要向体育健儿学习，在各自的岗位上为社会主义现代化建设作出贡献；希望体育战线的同志再接再厉，不断进取，为发展我省体育事业再立新功。”它即使不用“嘉奖令”也应用“表彰决定”。可由于没有认真研究、辨析内容的性质特点而用了“通报”，实在遗憾。
第三，明确制文机关同公文内容之间的必然联系，然后即可确定其恰当文种。如某团体的代表大会要制定一个全体成员共同遵守的根本性文件，其文种必是“章程”；国务院要就某一重要事项作较为全面、系统、原则的规定，其文种必用“条例”；共和国主席要发布特赦事项，其文必称“特赦令”；如此等等。如果我们对制文机关同公文内容之间的这种必然联系了如指掌，不少公文的文种选用就一点不成问题。
第四，明确行文方向，定准行文对象，特别是定准主送对象，进而考虑选用与所写公文完全适应的文种。若拟制与行文方向无直接关系的规范性公文，可根据内容特点、制文机关、制文目的与意图来确定合适的文种。若拟制下行文，则须进而定准行文对象，特别是主送对象，并结合其制文目的意图、成文方式过程，确定其合适的文种，或命令(令)、指示、批复、决定、决议等等；或公报、公告、通知、通报等等。若属上行文，则须进一步明确其不同行文目的要求来确定其文种：只提供情况、信息而无必复要求者为“报告”；请求指示、批复、批示、批准者为“请示”；请求批转者，建议称之为“请转报告”。若属平行文，一般可直接确定为“函”。若属不运行文，则可直接定其文种为会议记录，或大事记，或总结。
第五，细心领会领导的制文目的意图，找出最能体现领导制文目的意图的文种。细心领会好领导的制文目的意图，最充分地体现好领导的制文目的意图，是拟制好每个公文的出发点、主导线和归宿地，自然也是每个公文文种选用的出发点、主导线和归宿地。但要领会好领导的制文目的意图并非总是很容易的事情。如果领导精明强干又深谙公文写作，那他不仅会明白无误地讲清制文的目的意图，而且还会准确无误地讲明选用什么文种。可惜这种幸运机会并不很多，而为难之时倒是不少。这就要求公文草拟者非下苦工夫去反复琢磨、细心领会不可。例如《××省人民政府关于禁止赌博的处罚条例》，其文种显然是错了。首先是省政府无权制定条例；其次是仅对赌博作处罚规定也不宜称条例。其标题应称《××省关于禁止赌博的通告》或《××省关于惩处赌博的规定》。但文种究竟是用“通告”还是“规定”，只有完全了解领导的制文目的意图之后才能确定。
第六，按文种准确选用的难易程度将文种分类排队，然后把准确选用难度较大的文种集中起来，对公文写作人员进行准确选用这些文种的强化训练，打歼灭战，以求最终解决问题。细察诸多文种，真正较难准确选用而较易错用、混用的文种并不很多，主要有条例、规定与办法，指示、决定、决议与意见、通知，公告与通告，请示与报告，请示与请批函，请示、报告与请转报告，总结与总结报告，总结与调查报告等。若能对公文写作人员有效进行强化训练，变难点为易点，则文种的准确选用问题最终将不再有困扰。这也可说不是方法而是一种措施，若能切实实施，让公文写作人员真正下一点苦工夫，必定受益不浅。
责任编辑：张瑶
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