中共中央办公厅1996年5月发布的 《中国GCD机关公文处理条例》是推动党的机关公文处理工作科学化、制度化、规范化的重要文件。这一文件的出台和实施，对于保证党的各级领导机关公文运作的顺利畅通，进一步增强党的各级文件的指导性和权威性，有效地传达贯彻党的路线、方针、政策，实现党的领导，具有重要意义。《条例》第一条里对公文制度规范化作了明确规定，是公文工作“三化”的第一化 (规范化、制度化、科学化)。可见，搞好公文规范化，是使机关公文工作更好为领导工作服务的重要保证。公文规范化有两个基本内涵，一是指公文办理程序的规范化，二是指公文格式的规范化。这二者之间，前者是后者的保证条件，后者是前者的体现，没有前者的规范化，后一个规范化很难实现。
从目前情况看，公文制发环节中不规范问题仍然存在，具体表现在八个方面：一是属确需而行文。即行文不是从客观需要出发，而是出于应付工作而行文。有的内容空泛，空话套话连篇；有的不同程度地转抄上级文件。二是越格些本属部门职权范围内的工作，硬要以党委或政府名义行文；有些下级机关越过主管部门，直接向党委、政府要求行文。三是联合行文过滥。一些本应由政府或党委单家发的文件，往往不顾文件内容而要求联合行文。四是文种使用不当。有的不按《条例》规定，从主观意愿出发，随意使用文件种类。突出的问题是任意提高文件规格，还有的“请示”、“报告”不分，“决定”、“通报”混用及“通知”滥用等等。五是格式不规范。违反《条例》规定格式，该有“抬头”的没有抬头，不应有 “落款”的随意“落款”；主题词标注不规范，有许多单位草拟的文件根本不标主题词。六是签批不合规程。有的拟稿部门不是先将稿件送办公厅 (室)审稿，而是直接送主管领导签批，再交核文部门处理，造成文件逆向运转；有的几个部门联合行文，不履行会签手续。七是标题制作不精。不能准确把握“印发”、“转发”、“批转”的区别，以至标题出现常识性错误，有的标题不能简明扼要概括公文内容，转发、印发件机械地抄写原标题，造成文件标题累赘、臃肿。八是数字使用不当。有的同志办文时，常将正文用以表示时间的数字写成汉字。以上这些问题从一定程度上影响了公文的质量。
如何从根本上解决公文制发的不规范问题，纠正办文工作中的缺陷与错误，提高公文制发的质量与水平，使公文真正为领导机关、领导者服务，进而为改革开放和经济建设服务，我认为主要应当做好以下几个方面工作：
一、提高对公文规范化意义的认识。
目前在公文格式规范方面之所以出现一些问题，除客观原因外，主要是各级普遍对公文规范化重要性认识不够，对有关专业知识学习研究不够。有的人认为，公文的质量好坏，主要看内在思想性，格式上出点小错没关系，也有人认为发文无非是一些程式，照套便可。这些认识把公文的内容与形式割裂开来，对于做好核文工作都是不利的。要认识到，公文的格式规范从形式上保证了公文的合法性、权威性和完整性，假如我们撰制出的文件项目残缺、体式不规范，不仅直接影响领导机关形象，而且影响到文件的严肃性，影响贯彻效果，甚至有可能贻误工作。为此，每一个办公室领导及办文人员都必须提高对公文制发规范化的认识，自觉加强对《条例》和有关专业知识的学习，发挥办公室在办文过程中的主观能动作用。
二、坚持各项办文制度，严把发文审核关。
《条例》的具体规定，结合实际，针对存在问题，逐步建立完善各项办文制度。首先应坚持两个原则，一是核文把关部门要坚持对文不对人原则。核稿人应站在全局的角度对待办文工作，不能拘泥于拟稿人的意愿，也不能以职位高低作标准，而应以行文规范为准则，确保文件合乎规范。二是协商解决原则。核稿人在自己观点与他人发生分歧时，应抱着谦虚态度，平心静气与别人商讨，以取得共识，不得消极处理，匆匆交差，更不可自以为是，强令行事。同时办文单位应当养成依法遵章办文的自觉性，克服主观随意性，有关领导也应严格把关，从各个方面堵塞办文不规范问题。其次，各级领导以身作则，带头严格把关，是做好规范行文工作的关键。各级办公厅（室）领导应在照章运作、按程序审核签发、确保公文质量方面把好第一道“关口”。严格遵循办文部门领导会签、专业处（室）复核制度，对于手续不全、不符合规定、不规范的应一律退回重办。为确保统筹归口把关，减少办文过程中的差错，各办公部门应建立由一名主管主任（秘书长）对文件审核把关的制度，以利于加强协调、理顺关系，确保行文规范化的实现。
三、规范文件格式种类。
一份完整的文件，除特定的版头外，一般由发文字号、秘级、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、“主题词”印刷版记等九部分组成，其中每一部分都有具体的规范和要求。《中国GCD机关公文处理条例》中确定了党委机关常用的14种文种，同时对每个文种的运用范围作了明确的规定，我们应当严格以此规定为准，不能错用和滥用。同是文件， “通知”，“决定”轻重有别，同一个材料；使用的文种不同，份量就迥异。如果文种使用不准确，不但有失规范，也直接影响领导机关文件的权威性。为此，应当一丝不苟、严格划清各类文种使用界限，使每份文件对号入座，各得其所。
四、为办文规范化创造有利条件。
搞好公文制发，基础工作至关重要。根据《条例》规定，党的机关办公厅（室）主管本机关公文处理工作，并对下级机关的公文姓理工作进行业务指导。担负起这一职责，各级办公厅应切实加大工作力度：首先，领导者必须注重对公文规范化的领导。公文规范化不只是秘书部门的事，应当走出这个误区。实际上，在公文运转过申，有许多违反规范化的老大难问题，如“文件倒流”、“联合行文过多”、“文件升格”等，其主要的决定因素在于领导。中央领导曾多次要求，地方县以上负责干部，至少有一人学会文法，以便负责修改文电字句。所以，我们提倡领导干部学点公文学，以使公文规范化工作纳入有序状态。其次，从事公文处理工作的同志要严格把关，认真负责。重点把好五关：一是程序和手续关。履行签字手续、相关材料是否齐全，不符应回。二是文种关。要按有类规定对号人座，发何种形式，尽量使用法定文种，不能错用、滥用。三是把好内容和文字关。内容要有思想佳，符合政策，符合逻辑；文字要用公文特定的语言：一要庄严，二要平实，三要简洁，禁官话、套话。四是格式关，主要是版面安排合适，字体型号得当，字行字距，日期版记等是否符合要求。五是行文规则关；一看行文名义是否恰当，党委的主报党委，政府主报政府；二看是否越级行文，如确需，应抄报所越的一级；三看是否多头报送，应确定一个主送单位，特别是请示；四看是否在职权范围内行文。党政办公厅（室）可以根据授权代党委或政府行文，其他部门只能向下级相关部门行文，不能向下级发布批示性公文 （以正式文件形式向下级机关提要求任务，并令其落实）。第三是要加强业务建设。要采取理论与实践相结合的措施，对基层办文工作进行指导，通过组织业务培训、印发学习材料、现场参观、定期检查、研讨交流以及好公文评选等形式多样的活动，创造一个有利于公文处理规范化的良好环境，促进各级办公系统公文处理规范化水平的提高。
责任编辑：张瑶
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