六、校对
是指以签发文稿为依据，对缮印文件的底版或清样进行校订、核对的工作，校对是保证文件质量的重要环节。
校对的主要任务：（1）依据定稿进行校对，校订清样上的错字、加紧字、漏字、多字，同时规范字体、字号等。（2）依据定稿，检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观。（3）依据定稿核对引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。（4）依据定稿检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。
校对的基本要求：（1）把握原则，仔细校对。（2）校对要认真仔细、一丝不苟，对易于忽略或易于出现错误的地方，如数据、计量单位、专业术语等，要注意反复仔细校对。（3）校对文稿时要正确使用校对符号。（4）校对一般要进行一校、二校、三校。
七、用印
是指在制定的公文上加盖机关或领导人印章。它是代表机关职权的一种凭证和标志，并确认公文由此而生效。这是一项很重要很严肃的工作，一般机关都应有专人保管印章，并建立严格的用印制度。
用印要注意以下几点：（1）首先检查原稿上领导签字民使用的印章权限是还相符；（2）用印文件份数要与原稿要求相符，多余文件可不用印；（3）用印应在日期中央偏上位置，上不压正文，下要骑年盖月；（4）印章必须端正、清晰：（5）对零星用印，除留存领导人批示原件外，应对用印进行登记，以备查。
八、分发
就是将印制好的公文，按照发送范围的要求，进行分封发放的过程。一般包括：（1）登记。登记项目有日期、文件名称、文号、密级、发送单位、数量、封号、签收人、传递方式等。（2）分装。
九、传递
就是通过一定的方式把分发好的文件传送到收文单位。一般分为区域内传递与区域外传递。区域内传递主要是通过收发室或文件交换站进行传递，要求收文单位急文急取。区域外传递，主要是通过机要部门、邮电部门或专人投递。传递过程中，要严格遵守保密规定，以确保文件的安全。
责任编辑：张瑶
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