（三）严格保密。保密是办理信访批示件的根本要求。信访批示中，很大一部分是针对重要问题、矛盾问题的批示，有的关系到个人的名誉、利益或人身安全，有的涉及到一部分群体的利益甚至社会的稳定，因此，必须严格做好保密工作。保密的要求体现在办理工作的每一个环节。如信访件的接收阶段，要保证信访内容不泄露，就不能随意由他人代收，更不得将信件丢失被他人捡拾；转办阶段，要确保信访件及领导批示在复印、交办过程中的机密性，防止与交办工作无关的人看到有关内容；等等。可以说，办理信访批示件的同志，必须每时每刻都保持高度的政治敏锐性，严格遵守有关保密规定，既要慎言、慎行，又要无私、无欲，对与办理工作无关的任何人，都不能随意透露。
（四）耐心细致。耐心细致是办理信访批示件的一个重要要求。只有耐心细致，才能保证办理工作不出差错，才能保证办理过程的机密性，才能使每一封信访件都得以及时高效办理。信访件办理是一项常年累月的工作，做这项工作的同志必须耐得住寂寞，不求名利；此外，还要全心全意为群众着想，这样，才能耐心阅读每一封来信，细心处理每一份批示。每一封信访件在送交领导阅批前，都要认真登记、摘要；在交办过程中，都要仔细检查，防止出现页码不全、漏转或错转等错误；收到办理结果反馈时，都要认真检查是否按领导批示进行了落实，是否解决了信访人的困难、问题。办理信访批示的同志，在接待查询办理结果的信访人时，在规定范围内可以给予答复的问题，要认真准确予以答复；当时不能答复的，要耐心进行解释，积极做好疏导工作。有的信访人因问题得不到解决，讲话中往往会带有厌烦情绪或威胁的口气，这时，不能官僚主义，对其大声斥责、责骂或挂断电话放任不管，而是要站在信访人的角度耐心进行劝解，帮助其找出尽快解决问题的途径或方法，这样才能避免问题和矛盾的扩大、激化，有效弱化或消除信访纠纷。
三、需要加强和完善的方面
（一）建立健全办理制度。信访批示件的办理是一项自上而下的系统工作，几乎涉及到党政机关所有部门。从内部来说，秘书办理领导批示信访件要有一套完备、规范的办理制度，包括信访件办理的方法、程序、时限，信访件办理的保密规定等。从外部来讲，领导批示的信访件大多要批转到下一级党政机关、部门办理，因此，各地、各部门要结合各自的工作职责和特点，制订有关的办理制度。目前，大多数部门、单位都建立了一定的制度，如确定专门科室或专人负责；明确办理人员的职责、工作要求、办理程序，等等；但对信访批示的办结时限、结果反馈、整理归档等，不少单位还未作规定，还需进一步健全制度。信访批示件的办理制度，要通过文件的形式加以明确，并要对落实情况经常进行督查。
（二）强化督办、汇总工作。有些办理信访批示件的同志，将信件转办下去就草草结束了办理工作，这常会影响到信访件的办理质量和效果。加强对信访批示件的督办、汇总，从小的方面来讲，有利于促进信访批示件办理效率的提高，有利于信访人对办理结果的查询，有利于领导及时了解办理进度和情况；从大的方面来讲，有利于推动基层群众的困难、问题和矛盾的尽快尽好解决，有助于树立政府的威信和良好形象。因此，这方面工作应在实践中进一步加强。对重要的信访批示件，除了电话催办外，还可采取下达催办单、实地督办等形式，加大督办力度。对办理结果的汇总，要坚持按期进行，形成工作制度，确保每一份批示件都有办理结果。
（三）加强分析统计工作。这是从办理信访批示件工作中延伸出来的一项工作，更能充分体现出秘书的助手智囊作用。2005年，我市领导从对信访件的统计分析中，了解到当前劳模待遇较低、基层呼声较高的情况，当即批示要求有关部门进行调查，之后专门研究出台了一份关于提高劳模待遇的文件。来信来访是反映社情民意的“晴雨表”，通过对群众信访件的统计分析，可以及时发现社会上的热点、焦点问题，有助于领导更深入地了解社情民意，也可以对重大问题的决策提供第一手的参考资料，促成政府对社会上反响强烈的问题拿出解决措施、出台有关办法，及时维护群众的合法权益，促进社会的和谐稳定。
责任编辑：张瑶
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