第四节  会计凭证
一、会计凭证的概述
（一）会计凭证的意义
会计凭证是记录经济业务发生和完成情况的书面证明，也是登记账簿的依据。
1．记录经济业务，提供记账依据。
2．明确经济责任，强化内部控制。
3．监督经济活动，控制经济运行。
（二）会计凭证的种类
会计凭证按照编制的程序和用途不同，分为原始凭证和记账凭证两类。
原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭证。原始凭证是会计核算的原始资料和重要依据。
二、原始凭证
（一）原始凭证的基本内容
由于经济业务的种类和内容不同，经营管理的要求不同，原始凭证的格式和内容也千差万别。但无论何种原始凭证，都必须做到所载明的经济业务清晰，经济责任明确，一般应具备以下基本内容（也称为原始凭证要素）：
1．原始凭证名称；
2．填制原始凭证的日期；
3．接受原始凭证单位名称；
4．经济业务内容（含数量、单价、金额等）；
5．填制单位签章；
6．有关人员签章；
7．凭证附件。
（二）原始凭证的种类
1．原始凭证按照来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证。
（1）外来原始凭证。它是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如购买货物取得的增值税专用发票、对外单位支付款项时取得的收据、职工出差取得的飞机票、火车票等。如书P18页表1－2、书P18页表1－3、所示。
（2）自制原始凭证。它是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如收料单、领料单、限额领料单、产品入库单、产品出库单、借款单、工资发放明细表、折旧计算表等。如书P18.页表1－4、所示。
2．原始凭证按照填制手续及内容不同，分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。
（1）一次凭证。它是指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证，如收据、领料单、收料单、发货票、借款单、银行结算凭证等。一次凭证是一次有效的凭证，如书P18页表1－2所示。
（2）累计凭证。它是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是，在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证。具有代表性的累计凭证是“限额领料单” 如书P19页表1－5所示。
（3）汇总凭证。它是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。汇总原始凭证合并了同类型经济业务，简化了记账工作量。
常用的汇总原始凭证有：发出材料汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。如书P20页表1－6所示。
3．原始凭证按照格式不同，分为通用凭证和专用凭证。
（1）通用凭证。它是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围，因制作部门不同而异。可以是某一地区、某一行业，也可以是全国通用。如某省（市）印制的“发货票”、“收据”等，在该省（市）通用；由人民银行制作的银行转账结算凭证，在全国通用等。
（2）专用凭证。它是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如“领料单”、“差旅费报销单”、“折旧计算表”、“工资费用分配表”等。
4。按照经济业务的类别不同分：可分为六大类：
1）、款项收付业务凭证；
2）、出入库业务凭证；
3）、成本费用凭证；
4）、购销业务凭证；
5）、固定资产业务凭证；
6）、转账业务凭证。
（三）原始凭证的填制要求
原始凭证是编制记账凭证的依据，是会计核算最基础的原始资料。要保证会计核算工作的质量，必须从保证原始凭证的质量做起，正确填制原始凭证。具体地说，原始凭证的填制必须符合下列要求：
1．记录要真实。原始凭证所填列的经济业务内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。
2．内容要完整。原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏和省略。
3．手续要完备。单位自制的原始凭证必须有经办业务的部门和人员签名盖章；对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章等；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章。总之，取得的原始凭证必须符合手续完备的要求，以明确经济责任，确保凭证的合法性、真实性。
4．书写要清楚、规范。原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字，在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白，金额数字一律填写到角分，无角分的，写“00”或符号“—”，有角有分的，分位写“0”，不得用符号“—”；大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白，大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字，有分的，不写“整”或“正”字。如小写金额为￥1008.00，大写金额应写成“壹仟零捌元整”。
5．编号要连续。各种凭证要连续编号，以便查考。如果凭证已预先印定编号、如发票、支票等重要凭证，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。
6．不得随意涂改、刮擦、挖补。原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
7．填制要及时。各种原始凭证一定要及时填写，并按规定的程序及时送交会计机构、会计人员进行审核。
（四）原始凭证的审核
为了如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实性、可靠性和正确性，会计机构、会计人员必须对原始凭证进行严格审核。具体包括六个性：
1．审核原始凭证的真实性。原始凭证作为会计信息的基本信息源，其真实性对会计信息的质量具有至关重要的影响。其真实性的审核包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等内容的审查。对外来原始凭证，必须有填制单位公章和填制人员签章；对自制原始凭证，必须有经办部门和经办人员的签名或盖章。此外，对通用原始凭证，还应审核凭证本身的真实性，以防假冒。
2．审核原始凭证的合法性。审核原始凭证所记录经济业务是否有违反国家法律法规的情况，是否履行了规定的凭证传递和审核程序，是否有贪污腐化等行为。
3．审核原始凭证的合理性。审核原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要、是否符合有关的计划和预算等。
4．审核原始凭证的完整性。审核原始凭证各项基本要素是否齐全，是否有漏项情况，日期是否完整，数字是否清晰，文字是否工整，有关人员签章是否齐全，凭证联次是否正确等。
5．审核原始凭证的正确性。审核原始凭证各项金额的计算及填写是否正确，包括：阿拉伯数字分位填写，不得连写；小写金额前要标明“￥”字样，中间不能留有空位；大写金额前要加“人民币”字样，大写金额与小写金额要相符；凭证中有书写错误的，应采用正确的方式更正，不能采用涂改、刮擦、挖补等不正确方法。
6．审核原始凭证的及时性。原始凭证的及时性是保证会计信息及时性的基础。为此，要求在经济业务发生或完成时及时填制有关原始凭证，及时进行凭证的传递。审核时应注意审查凭证的填制日期，尤其是支票、银行汇票、银行本票等时效性较强的原始凭证，更应仔细验证其签发日期。
原始凭证的审核是一项十分重要、严肃的工作，经审核的原始凭证应根据不同情况处理：
1．对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账；
2．对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续；
3．对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。
三、记账凭证
（一）记账凭证的基本内容
记账凭证作为登记账簿的依据，因其所反映经济业务的内容不同、各单位规模大小及其对会计核算繁简程度的要求不同，其格式亦有所不同。但为了满足记账的基本要求，记账凭证应具备以下基本内容或要素：
1．记账凭证的名称，如“收款凭证”、“付款凭证”、“转账凭证”；
2．填制记账凭证的日期；
3．记账凭证的编号；
4．经济业务的内容摘要；
5．经济业务所涉及的会计科目及其记账方向；
6．经济业务的金额；
7．记账标记；
8．所附原始凭证张数；
9．会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章。
（二）记账凭证的种类
1．按内容分类
记账凭证按其所反映的经济内容不同，一般分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
2．按照填列方式分类
记账凭证按照填列方式的不同，又可分为复式记账凭证、单式记账凭证和汇总记账凭证。
复式凭证是将每一笔经济业务所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。它是实际工作中应用最普遍的记账凭证。上述收款凭证、付款凭证和转账凭证，以及通用记账凭证均为复式凭证。复式凭证全面反映了经济业务的账户对应关系，有利于检查会计分录的正确性，但不便于会计岗位上的分工记账。
单式凭证是指每一张记账凭证只填列经济业务所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。某项经济业务涉及到几个会计科目、就编制几张单式凭证。单式凭证反映内容单一，便于分工记账，便于按会计科目汇总，但一张凭证不能反映每一笔经济业务的全貌，不便于检验会计分录的正确性。
汇总凭证是为了简化记账的填制工作，对分录凭证加以汇总，据以登记分类账的记账凭证。一般情况下，定期汇总，在实际工作中有3天、5天、10天等
（三）记账凭证的编制
1．收款凭证的编制。该凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“现金”或“银行存款”；日期填写的是编制本凭证的日期；右上角填写编制收款凭证的顺序号；“摘要”填写对所记录的经济业务的简要说明；“贷方科目”填写与收入现金或银行存款相对应的会计分录；“记账”是指该凭证以登记账簿的标记，防止经济业务重记或漏记；“金额”是指该项经济业务的发生额；该凭证右边“附件 张”是指本记账凭证所附原始凭证的张数；最下边分别由有关人员签章，以明确经济责任。
2．付款凭证的编制。付款凭证的编制方法与收款凭证基本相同，只是左上角由“借方科目”换为“贷方科目”，凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”。
对于涉及“现金”和“银行存款”之间的经济业务，如将现金存入银行或从银行提取现金，为了避免重复记账，一般只编制付款凭证，不编收款凭证。出纳人员应根据会计人员审核无误的收款凭证和付款凭证办理收付款业务。
3．转账凭证的编制。该凭证将经济业务中所涉及全部会计科目，按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“一级科目”和“二级及明细科目”，并按应借、应贷方向分别记入“借方金额”或“贷方金额”栏。其他项目的填列与收、付款凭证相同。
4．通用凭证的编制。该凭证的编制与转账凭证基本相同。所不同的是，在凭证的编号上，采用按照发生经济业务的先后顺序编号的方法。对于一笔经济业务涉及两张以上记账凭证时，可以采取编号法。
5．科目汇总表的编制。首先，根据分录凭证编制“T”形账户，将本期各会计科目的发生额一一记入有关“T”形账户；然后计算各个账户的本期借方发生额与贷方发生额合计数；最后将此发生额合计数填入科目汇总表中与有关科目相对应的“本期发生额”栏，并将所有会计科目本期借方发生额与贷方发生额进行合计，借贷相等后，一般说明无误，可用以登记总账。
需要指出，编制记账凭证时应当对记账凭证连续编号，以分清会计事项处理的先后顺序，便于记账凭证与会计账簿核对，确保记账凭证完整无缺。
（四）记账凭证的审核
为了保证会计信息的质量，在记账之前应由有关稽核人员对记账凭证进行严格的审核。其审核的主要内容是：
1．内容是否真实。审核记账凭证是否有原始凭证为依据，所附原始凭证的内容与记账凭证的内容是否一致，记账凭证汇总表的内容与其所依据的记账凭证的内容是否一致等。
2．项目是否齐全。审核记账凭证各项目的填写是否齐全，如日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章等。
3．科目是否正确。审核记账凭证的应借、应贷科目是否正确，是否有明确的账户对应关系，所使用的会计科目是否符合国家统一的会计制度的规定等。
4．金额是否正确。审核记账凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致、计算是否正确，记账凭证汇总表的金额与记账凭证的金额合计是否相符等。
5．书写是否正确。审核记账凭证中的记录是否文字工整数字清晰，是否按规定进行更正等。
此外，出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以避免重收重付。
四、会计凭证的传递与保管
（一）会计凭证的传递
会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。会计凭证的传递，要求能够满足内部控制制度的要求，使传递程序合理有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。
（二）会计凭证的保管
会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证作为记账的依据，是重要的会计档案和经济资料。本单位以及有关部门、单位，可能因各种需要查阅会计凭证，特别是发生贪污、盗窃、违法乱纪行为时，会计凭证还是依据处理的有效证据。因此，任何单位在完成经济业务手续和记账之后，必须将会计凭证按规定的立卷归档制度形成会计档案资料，妥善保管，防止丢失，不得任意销毁，以便于日后随时查阅。
对会计凭证的保管，既要做到完整无缺，又要便于翻阅查找。其主要要求有：
1．会计凭证应定期装订成册，防止散失。会计部门在依据会计凭证记账以后，应定期（每天、每旬或每月）对各种会计凭证进行分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，有装订人员在装订线封签处签名或盖章。
从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。
2．会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起至号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。
3．会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。
4．原始凭证较多时，可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。对各种重要的原始凭证，如押金收据、提货单等，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上分别注明日期和编号。
5．每年装订成册的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年，期满后应当移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
6．严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。

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责任编辑：虫虫