大多数企事业单位在实现会计电算化的过程中，购买通用的商品化会计软件，基于会计软件通用性的特点，各单位使用软件进行日常业务核算前，需要针对本单位的业务性质及会计核算与决策管理的特点进行具体设定，即账务初始化，将通用账务处理系统转化成适合本单位的专用账务处理系统。系统初始化设置工作可分为前期基础工作、初始化设置及初始化校验三部分。
　　一、前期基础工作
　　由于电算化核算在信息处理、业务流程和信息存储等方面与手工核算相比有很大的不同，因此在使用会计软件进行会计工作前，必须为电算化会计核算制定明确的管理制度和适合本单位日常核算的方法以及收集初始资料。
　　（一）会计核算制度的建设
　　会计核算制度的建设，主要是通过制定合理的会计分工和核算流程的规范化来保证基础数据的准确完整，以及会计处理方法的标准统一。会计核算制度的建设要处理好以下两方面的工作：
　　首先，设计数据收集和传递的方式。使用会计软件后，数据的流动性和共享性大大提高，如果数据收集不及时，或数据传递不恰当，都会影响软件的实际效能。因此企业必须结合自身业务特点以及软件功能，设计制定具体的、明晰的数据收集和传递方式，在保证安全性的前提下提高数据的共享性。
　　其次，规范会计核算方法。计算机处理会计业务与手工会计的最大区别在于计算机无法处理不规则、不规范的会计数据，因此必须对原有的会计核算从方法到数据进行全面的整理，提高会计核算的规范化水平。比如对原来使用的会计凭证、账簿以及报表，从格式和内容上进行全面清理，从有利于发挥软件功能的角度出发制定标准化的填制要求。同时应按照新的业务核算流程制定具体的岗位责任制度，实现岗位的合理分工和互相牵制。
　　（二）会计电算化管理制度的建设
　　实施会计电算化后，手工核算方式下的管理制度，将失去其原有的控制效能，例如，会计软件开发时允许反结账、反登账、反审核设置，使部分工作人员在更正错误时不用手工核算中采用的“红字冲销法”或者“补充更正法”。
　　在这种情况下，会计信息被改动，则难以发现。因此，必然要求企业对原有的管理制度进行修改、完善，建立起与会计电算化相适应的内部控制制度，主要包括建立会计电算化操作使用管理制度、会计电算化系统维护制度及会计电算化档案管理制度。
　　（三）资料的收集与整理
　　在会计软件使用中，为了实现设计功能，需要一些比较详细的企业资料，如手工账中的会计科目和各科目的余额，从年度中间开始建账的还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。所以需要预先从手工账中整理各级科目的名称、层次、余额、发生额，避免遗漏，保证初始化输入的数据准确。
　　二、初始化设置阶段
　　（一）建立财务核算系统框架
　　建立本单位的会计核算体系是财务处理系统初始化设置的第一步，其目的是使财务管理系统适应本单位会计核算体系的基本要求。建立会计核算体系的工作主要包括：
　　1．创建账套。任何会计数据都必须在明确会计核算前提基础上获得，因此创建账套过程中，应依据企业名称设置账套名称，在输出有关账簿、报表等会计资料时，系统会以默认的方式将账套名称打印在输出材料上。依据企业生产经营周期设置会计期间，依据交易结算的常用币别设置记账本位币。值得注意的是对账套选项的设置一定要慎重，一旦账套创建完成，除账套名称外，其他账套参数不能被修改。
　　2．增加操作员及其权限。增加操作员及其权限设置应由系统管理员完成，操作员是允许使用会计电算化系统的人员，在系统中对操作员的权限进行设置是实现会计电算化下的职责分工，强化内部控制的重要手段。授权时应考虑数据传递流程，保证各负其责、流程顺畅。此外，通过操作员权限的设置，还应使得不同会计岗位之间具有互相牵制与监督的作用，对操作密码要严格管理，操作员定期更换密码，密码设置不能过于简单和有规律性，防止被人盗用。操作人员离开机器时，应执行相应的命令安全退出系统。
　　3．建立会计科目。建立会计科目就是将企业会计核算中所使用的会计科目逐一地按系统要求描述给系统。只有建立了会计科目，财务系统才能进行日常的财务核算。企业应在分析本单位业务核算特点与会计信息使用者的需要基础上设置会计科目，设置主要内容有：
　　（1）建立会计科目编码。会计科目编码，采用的是分段组合编码方案，把编码分为几段，每段有几位。如会计科目编码方案为4－2－2，则表示会计科目最多可设至三段（三级科目），第一段即一级科目，级长为4位，如一级科目“原材料”的编码为“1243”；第二段即二级科目，级长为2，如“原材料——主要材料”，用编码表示为“124301”；第三段即三级科目，级长也为2，如“原材料——主要材料——钢铁”，用编码表示为12430101.设计会计科目编码时应注意的问题有：一级科目编码必须遵循企业会计制度的规定设定不可更改；每一个编码对应唯一的会计科目，不允许有重码；留有足够的备用代码位置，以适应未来编码对象内容不断扩大的需要；编码应尽量简短，便于记忆，加快输入效率，节省存储空间。
　　（2）设置会计科目属性。会计科目属性设置是指，将会计科目的类别、余额方向、账簿种类、账页格式等逐一地按要求描述给系统的过程。如果给一个科目设置了辅助核算科目属性，该科目的每一笔业务收支都会同时登记在总账和核算项目账上，其优点在于：一是简化了明细核算科目输入的工作量；二是可以通过核算项目功能方便地对某一往来部门或项目进行管理。如果一个科目设置了日记账属性，该科目的每一笔业务不但会登记总账还会登记日记账。
　　4．设置凭证类型。在录凭证之前，必须在账务系统中设置凭证类别。凭证类别可根据本单位会计核算的实际需要灵活设置。建议采用通用记账凭证，这是因为在手工核算方式下，用专用记账凭证，收、付、转记账凭证来处理会计业务，分别装订整理的管理方法是为了便于查账，而实行会计电算化后，所需信息能通过系统强大的查询功能迅速实现。另外，设置了凭证类型，增加了一个输入项目，会影响凭证的输入速度。会计软件提供记账凭证类型设置功能更多的是为了适应会计人员手工核算时的习惯。所以，实施电算化会计后最好使用通用记账凭证格式。
　　（二）录入期初账务数据
　　在第一次使用账务系统时，应将经过整理的手工会计科目的期初余额录入计算机。只有在完成了创建账套、建立会计科目和项目核算等初始化设置的基础上，录入期初余额才能顺利进行。因此，期初余额的成功录入，标志着系统中已建立了完整的财务核算体系，具备了进行日常核算的基本条件。
　　账务系统的启用时间不同，对录入期初余额的要求也不相同。如果本单位是在年初启用系统，则只需录入年初余额；如果本单位是在年中间启用系统，则需要输入启用月份的月初余额和年初到该月份的各科目借贷方累计发生额，系统将根据输入的数据自动计算出年初余额；若某一会计科目涉及辅助核算，还应将辅助核算的期初数据输入到系统中并使之与总账账户保持一致。
　　建议各单位启用账务系统选择在年初或10月份，因为年初录入初始数据少。选择10月份是因为财政部规定各单位实现电算化，甩掉手工账，要求新旧系统并行至少3个月，两系统的数据完全一致，而且年末结账工作量大，涉及方面多，可对系统的各项功能做检测。
　　三、会计电算化信息系统账务初始化的校验
　　当我们完成初始化的相关工作之后，采取手工与电脑相结合，相互补充的方式对上述工作的正确性、合理性进行验证、验收。在确保初始化合格后，才能进行日常处理。
　　首先，由会计软件进行技术性验证，期初数据录入完毕必须进行核对、试算平衡，即录入的会计科目余额是否平衡，总账与明细账、辅助账是否一致，是否有尚未设置、定义的项目等。启动试算平衡功能键，电脑会自动进行检查并提示给用户。如果试算不平衡，只能填制凭证不能记账。
　　试算不平衡的原因主要有三方面：
　　一是数据录入错误，需要从第一个数据核对，改正错误；
　　二是余额借贷方错误，这类错误常发生在总分类科目与明细分类科目余额方向不一致的情况下，对于一些特殊的会计科目如累计折旧、坏账准备也要注意余额方向；
　　三是找不到不平衡的原因，这种情况只能把原数据全部删除，重新录入。
　　其次，由财务主管对初始化工作进行综合评定，分析会计软件初始化是否具有高效性、前瞻性、扩展性、适用性，是否满足本单位对会计信息管理的需求，以便进行补充、完善初始化功能，使手工核算顺利地过渡到电算化处理。

责任编辑：虫虫