若按文件重要程度及其保存时间，宜分别放置，以示其实用价值。文件可分为下列各类： 不太有用的或极少用的文件；短时保存的公文；保存期明确文件（如保存到……年为止）；等待答复的公文；在……法律生效期间内保存的文件；长期保存的文件，共此六种。
资料则分为：邮寄费用手册；送领导人签署的文件；办公室木器家具一览表，家具广告一览表；有关不能参与的提高技能的重要措施方面的宣传公函；号杂志；对初参加工作者的职业信息表；旅馆饭店一览表；企业于某一时期停业的通告； 董事会选举的结果；决定性的生产会议记录；半年之久的剪报；有关干部问题咨询服务信件；老常规条文；企业用的只供领导人收受、专门研究领导的过期三个月之久的专门杂志；生产上不幸事故的报告书；董事会对领导人关于必须为降低工时损耗作斗争的预告。 对书籍提出如下的要求：将书籍详细订出目录卡片；将有关书籍资料正确登入卡片内；将书籍按第一个字母、按学术领域分类。 秘书对书籍目录卡分类录写择选举例如下： （1）马尔特马丽亚盖尔克同瓦里切尔约希姆合著：《高等秘书学校》第４版，门什翁德阿尔巴依特出版社1960年出版，531页。内容：秘书职业；速记；打字；通讯；电话交谈；电报及电传打字报道；人际学；工作室、办公室（厅）工作；工作的合理化；内部通讯；书籍与杂志；领导人出差；会议；管理原则。（2）安涅马里、连纳尔茨著：《秘书的有效工作》费尔拉格出版社1973年版，142页。内容：秘书职业；同来访人接触；秘书行业；分配工作；电话交谈；准备开会和会议。 （3）乌尔苏拉、德列克斯列尔著：《秘书减轻领导人的工作负担》维卡出版社1978年再版，183页。内容：秘书职业；秘书本人的工作；准备会议；准备出差；文件工作；速记；生产交谈特点。（4）克里斯塔亚捷著：《秘书简明手册》，第八版，1981年版，487页。内容：通信；秘书处实用方面的工作与技术方面的工作；准备会议；准备公务旅行；按期完成工作检查；提供领导人信息；组织工作的技术设备；同人联系；纵横交错计划的拟定方法。
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