三是周密筹划,确保协调的稳妥性。1999年 5月8日,美国战机悍然袭击中国驻南斯拉夫大使馆,三名中国记者遇难,中美关系顿时跌入低谷,中美双方关于中国加入世贸组织的谈判中断。4个月后,两国领导人准备在新西兰召开的亚太经济合作组织领导人非正式会议期间举行会晤。如何协调安排两国元首会面,是一个非常敏感的问题。会晤的地点选在新西兰总督在奥克兰的官邸,有关方面在会见细节的安排上煞费苦心:会晤厅设了两个门,分别通向两侧的休息室。中美两国首脑来到这里后,先各自在休息室里休息,这样就不必让谁去等谁了。下午5时,江泽民主席和克林顿总统分别从休息室走出来,同时进入大厅,相聚在大厅中央,在18名中国记者和18名美国记者的闪光灯下握住了手。由于有关方面的精心安排和妥善协调,使两国元首的会晤达到了预期的效果。秘书部门的协调,就需要这样深思熟虑、周密筹划和谨慎稳妥。
秘书部门的协调既必办又难办,必须探索科学办事的方法
要讲究语言艺术。语言是协调的重要媒介和基本载体。协调工作能否顺利进行,语言艺术是关键。常言道:“良言一句三冬暖”。得体的语言既能简明扼要地表达自己的意图,又能使对方愉快地接受协调。要发挥好语言在协调中的作用,除加强语言修养外,在应用中还要注意三点:一是要区别对象。战国后期,秦国成为战国七雄中实力最强的国家,齐、楚、燕、韩、赵、魏均无力单独与它抗衡。为了与强大的秦国对抗,六国联合势在必行。这时,洛阳说客苏秦担起了协调六国合纵抗秦的重任。他先到燕国,向燕文王指出,在强大的秦国面前,各小国只有联合起来,把秦国当成共同的敌人,才能保卫自己的国家。他劝说燕王与百里之外的赵国联合,以对抗千里之外的强秦。燕王接受了建议后,他又到赵国向赵肃侯进言道:秦国暂时不敢进攻赵国,是因为顾忌韩、魏两国袭其后方。如果秦国打败韩、魏,再举兵攻赵,那么赵国的灾难就到了。他希望赵王邀请齐、楚、燕、韩、魏国的国君进行谈判,共商六国联合抗秦的大业。赵王听后觉得有道理,于是任命他为相国,并委派他前往其他国家游说。针对国力稍强的齐国,苏秦劝说齐王,两雄不能并存,齐国强则秦国弱,秦国强则齐国弱,秦齐两国还是要交锋的。既然如此,齐国何不召集其他小国,结成联盟,共同对抗秦国?就这样,经过苏秦的一番游说,终使六国结成合纵抗秦之盟,令秦国不敢轻易向其中任何一个国家下手,七国均衡局面延续近百年。这个事例证明,协调需要区别对象选择适宜的说辞。要根据协调对象的地位、职业、经历、文化素养和性格特点等,采取不同的表达方式。如果不管对方是谁,都用一种方法去说服,就很难顺利达到协调的目的。二是要注意态度。一次,英国维多利亚女王与丈夫吵了架,丈夫独自回到卧室,闭门不出。女王回卧室时,只好敲门。丈夫在里面问:“谁?”维多利亚傲然回答:“女王。”没想到丈夫既不开门,也不说话。她只好再次敲门。里面又问:“谁?”“维多利亚。”里面还是没有动静。女王只得再次敲门。里面再问:“谁?”女王柔声回答:“你的妻子。”这一次,门开了。这虽然是个生活中的故事,但对协调者应该持什么态度是有启发的。协调要慎用指令性语言,多用商量的口气,即使传达上级的指示、转达领导交办的事项,也不要口气太硬。在一般协调场合,更要注意语言平和、态度随和。三是要把握分寸。语言基调应该多用征询的口气,要用“建议”、“是不是”、“可以不可以”等带征询色彩的语言。但又不能放弃原则。
要做到灵活应变。一是因人而异。一般来说,协调时对老同志要尊敬,对新同志要和蔼;对熟悉的同志可以随便一些,对不熟悉的同志要正规、谨慎一些;对工作积极主动的,要充分信任,不可层层加码;对工作比较拖拉的,要经常提醒,加强督促。总之,要根据不同人的不同特点,有针对性地进行协调。二是因事而异。“安史之乱”中,唐玄宗李隆基逃离京师长安,跟随他的士兵都觉得他是咎由自取,不想跟他走。于是,有人便制造谣言,图谋叛乱。见此情景,唐玄宗便把士兵们召集起来,对他们说:“我用人不当,招致了安禄山的叛乱,现在必须到远处去躲避叛军的锐气。大家仓促之间随我出走,来不及与父母妻子告别,我觉得非常惭愧。现在请大家都回自己的家去吧,我和自己的子弟前往四川,现在就和大家告别。你们回去见到父母及长安的父老们,请代我向他们致以问候。”随从的士兵听后都很感动,流着泪说:“陛下既然这样说,是死是活我们都跟着皇上!”从此,士兵们一直保护着他。协调的道理就是这样,不同的事情要用不同的方式。对大家普遍关心的问题,应公开处理,通常影响到多大范围,就在多大范围内处理。对不宜公开的事情,如协调人事关系等,应运用个别协调方式,范围越小,效果越好。对涉及多个部门的具体问题,采取现场办公的协调方式比较好。三是因时而异。就是说,协调要注意捕捉时机。比如领导正在思考某个重要问题或某项重要工作该如何办理,这时你如果提出符合领导意图的协调意见,就很容易被领导接受。再一点,领导情绪比较好的时候,也是协调的最佳时机。对下协调则要善于捕捉时机,善于“借东风”和顺水推舟。比如一个重要问题需要协调解决而遇到难题时,这时正好开了个会,领导有了明确的指示;或上级下发了个文件,有了明确的规定;或某个领导作了批示,有了明确的要求等,这些有利于促进问题解决的时机,不要轻易错过。
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