第一节 概述
随着改革开放的深入，各种国际间交流的增多，英文的使用已成为人们日常生活中并不少见的现象 。而用英文书信同国外进行联系也愈来愈多，同时许多外国人生活 在中国，同他们的交往，也常常要用到英文。所以掌握一些基本的英语日常应用文的写作知 识和方法，会使我们很好地适用这种现实情况，在用到的时候可以轻松简捷，得心应手。
一英语日常应用文的分类
书信是交流思想、互通信息、联络感情的有效工具。从大的范围看，英文书信可分为公函或 者 事务信件和私人信件两大类。前者主要是单位与单位之间，个人与单位之间的工作来往信件 ；后者则指个人与个人之间的来往信件。本文所谈及的英语日常应用文是将这两类信件中最常用的抽出来并分别予以介绍。大体来讲，本书介绍的日常应用文有以下几种。
(一)邀请信(letter of invitation)
这是一种很常见的英文书信。朋友亲戚之间相邀约时用它，进行学术交流邀请专家名流要用 它，聚餐设宴要用它，请人讲演讲学要用它。
(二)介绍信(letter of introduction)
介绍信也是一种常见的英文书信。私人之间的交往，各种大型的会议交流以及其它商业事务 上的业务联系，常常要用到这种书信。
(三)求职信(letter of application to vocation)
向国外有关企业或单位谋职或推荐到国外有关单位工作要写求职信，申请在国内的外资企业 工作也要写求职信。这些都要用到英文求职信。
(四)入学申请信(letter of application to school)
到国外的学校学习，一般要先向该校有关单位发出申请信，在得到对方的答复后，才可办理 有关手续。近些年来，越来越多的人开始到国外去进修和深造，掌握这类申请信的写法也就 显得十分必要了。
(五)庆贺信(letter of congratulation)
庆贺信是一种常见的书信形式。单位开业、朋友结婚得子、生日寿诞等均可写信表示祝贺， 它是人们之间感情交流的一项重要的媒介和方式，掌握庆贺信的写法也是十分必要的。
(六)推荐信(letters of recomendation)
谋职或申请入学等常常需附上专家教授或有关人员的推荐信件。推荐信有时也单独存在。因此作 为一种必不可少的交流形式，本书也将介绍推荐信的格式和写法。
(七)简历(resume)
简历也是作为其它有关信件的附件而使用的，它不单独存在，总是随同其它信件一起送达有 关单位或人员的。掌握简历的写法也很重要。
二英语书信的基本常识
由以上英语常用应用文的分类来看，基本上我们接触的常用应用文主要是书信类。书信的 具体写法格式，中文同英文是有很大差别的。因此了解英文书信的一些常识性东西是十 分必要的。
(一)英文书信内容的组成部分
英文书信不论是商业信、社交信或朋友间的通信，依据习惯，大体都有六部分组成。即：
信头(heading)
信内地址(inside address)
称呼(salutation)
正文(body)
结尾语(complimentary close)
签名(signature)
1.信头(heading)
英语书信的信头包括发信人的地址和发信的具体日期两部分。信头放在信纸的右上角， 一般分行写出。要先写发信人地址，再写发信的日期。写发信地址时依据从小到大的原则， 即：先写门牌号码、街道名或路名，再写区(县)及所在市名称，然后是省或州、郡名称， 最后再写上国家的名称。日期的顺序是先写月份再写哪一日然后是年份。需写邮政编码，邮政编码写在城市名称后边，用逗号隔开。
信头不能越过信纸中间而写到信纸的左上面。另外需要注意的是，通常在写地址时，第一行 写门牌号和街名，第二行写地区名，第三行是日期。一般信头每行末不用标点符号，但每行 中间应用的标点不可少，城区名和邮政编码之间，日月和年份之间要用逗号隔开。
信头一般不要写得太高，信头的上面要留些空白。
信头的书写格式有两种：并列式和斜列式。所谓并列式是指信头各行开头上下排列整齐。而 所谓斜列式是下一行开头较上一行的开头向右移一至两个字母的位置。如：
并列式：
6P Park Ave.
New York; NY 11215, U.S.A.
December 1， 1999
斜列式：
6P Park AVe.
New york, NY 11215, U.S.A
December 1， 1993
2.信内地址(inside address)
信内地址包括收信人的姓名称呼和地址两部分。社交的私人信件信内地址是省略的。信内地 址的位置位于信头的左下方，它的开始行低于信头的结尾行，位于信纸中央的左边。
信内地址先写收信人的头衔和姓名，再写地址，地址排列次序同信头一样。信内地址的书写 格式也有两种：并列式和斜列式。一般来讲，信头和信内地址所用的格式总是保持一致的。 标点符号的使用也与信头一样。
关于信内地址对收信人的头衔和姓名的称呼一般有以下几种情况：
无职称的男子用Mr.(加姓)
已婚的女子用Mrs.(加女子丈夫的姓)
未婚的女子用Miss
婚姻状况不明的女子用MS.
博士或医生用Dr.(Doctor)
有教授职称的用Prof.(Professor)
总经理、校长、会长、总统用Pres.(President)
3.称呼(salutation)
称呼是对收信人的尊称语，自成一行，与信内地址上下排齐。在美国用“My Dear”比用“D ear”还要客气，而英国的用法恰巧相反。对于一个陌生的人通信一般用“Dear Sir”或“D ear Madam”。另外需要注意的是称呼后面用逗号。
4.正文(body)
正文是书信的核心部分。正文的写作必须注意以下几点：
(1)正文从低于称呼一至二行处写起，每段第一行向内缩进约五个字母，转行顶格。正文 也采用并列式的写法，即每行都顶格，但段与段之间中间要空出两三行表示分段。
(2)对于非正式的书信，除客气外，没有什么一定的规则。但究竟怎样的措辞，也应事先 想好。
(3)对于非常正式的书信，要知道开头句是很重要的。另外，信的内容中的每个段落 ，只能有一个中心思想，这样看信的人可以清楚、明白你所要表达的内容。为了表达的清楚 ，还要尽可能地用短句，少用长句、难句。段落也宜短不宜长，尤其开头和结尾两段更应简 短。
(4)潦草的字同不整洁的衣服一样不雅观，书写一定要整齐规范。拼写也不能出现错误。 对拿不准的词一定要求助于字典。
(5)凡正式的书信，我们应将该信的全部内容写在一张信纸上。若一张不够，可用同样质 地大小的信纸继续书写，但若仅多出一两行则设法排得紧些放在一张上，或平均分为两页也 好。信要写得美观大方。
(6)正式的书信，词语要庄重，决不可用俗语和省笔字。
5.结尾语(complimentary close)
结尾语就是结尾的客套语。一般写于正文下空一两行后，从信纸中央处起笔写，第一个字 母大写，末尾用逗号。结尾语措辞的变化依据情况而定，通常有以下几种：
(1)写给单位、团体或不相识的人的信用：
Yours (very) truly,(Very) Truly yours
Yours (very) faithfully,(Very) Faithfully yours,
(2) 写给尊长上级的信可用：
Yours (very )respectfully，
Yours (very )obediently，
Yours gratefully，
Yours appreciatively，
也可以将Yours 放在后面。
(3)写给熟人或朋友的信可用：
Yours，Yours ever，Yours fraternally，
Yours cordially，Yours devotedly,
也可以将Yours 放在后面。
(4)给亲戚或密友的信可用：
Yours，Yours ever，Yours affectionately，
Yours devoted friend，
Lovingly yours，
Yours loving son (father，mother，nephew……)，
以上各种情况 yours 无论放在前面或是放在后面都行，但不可缩写或省去。
6.签名(signature)
签名是在结尾客套语的下面，稍偏于右，这样末一个字可以接近空白而和上面的正文一样齐 。签名当用蓝钢笔或圆珠笔，不能用打字机打。签名上面可以用打字机打出所在公司单位名 称 ，下面也可打出职位。写信人为女性，则可在署名前用括号注明Mrs.或Miss。
签名的格式不能常变换。如一封签G·Smith，另一封签George Smith，第三封用G·B·Smit h。男子签字前不可用Mr．、Prof.或Dr.字样。
(二)英文书信信封的写法(superscription)
英文书信信封的写法同中文也不一样。具体来讲，英文书信应这样安排信封内容。
1.寄信人姓名地址写在信封的左上角。 收信人的姓名地址写在信封中间靠下或靠右地方。 姓名要单独成行。姓名地址的写法同信头(heading)和信内地址(inside address)一样。所 用格式(并列式或斜列式)也同信内的安排一致。注意写上邮政编码。
2.信封左下角可以写些说明语。如写上General Delivery(平信)、Registered(挂号 信)、Express(快件)、Air mail(航空)、Personal(亲启)、Please Forward(请较交)、Prin ted Matter(印刷品)、Book Post(图书邮件)、Manuscripts(稿件)、Photos Enclosed(内有 照片)、Top Secret(绝密件)等。
3.若信封通过邮局寄给第三者转交给收信人，则需在收信人的姓名下面写明转交人的姓名 ，并在前面加上c/o(care of)。如：
Mr.Thomas Green
C／O Mr.William Scott
101 St.Lawrence Ave.
Montreal 18，Canada。
4.Jr.(Junior)、Sr.(Senior)可以和Mr. (Mister)一起用，以示父子的分别。中国 人父子不同名，则没必要用了。另外Sr.一般是省去不用的。
三英语书信写作的注意事项
写英文书信，不能用印有线条的信纸，一般也不用有颜色的信纸。
可用简略的拼法，如将Photograph写成fotograf.，将though写成tho.等。
不可用“Dear Friend，”、“Friend Jack，”等格式。如果一封信中对男女两性都要 称呼则可用“Gentlemen”一词。
结尾客套语中，决不可遗漏Yours这一个字。生气恼怒时不要写信，写了也不要寄。没考 虑好，不要随便落笔。
四信封的格式：
J.RobinsonSTAMP
104FLeet Street
London, u.k.
Mr.Robert Smith
2417 Bancraft Way.
Berkely, CA 94704
U.S.A.
第二节 邀请信(Letter of invitation)
邀请信是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。在国 际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。
一 邀请信的分类
英文邀请信可分为两种。
(一)请柬(Invitation Card)
这是一种正规的邀请信。请柬的格式严谨而固定。一般适用于较庄重严肃的场合。
(二)一般的邀请信
一般邀请信通常适用于一些平常的事情的邀请，而且邀请人同被邀请人之间又很熟悉。一般 邀请信具有简短、热情的特点。
二 邀请信的写法格式与内容
前边我们已经将书信的格式写法作了较详细的介绍，邀请信作为信的一种形式可参照一般书 信的格式去写。这里就其内容和需注意的地方作一交待。
(一)邀请信的内容
第一，说明邀请对方参加什么活动、邀请的原因是什么。
第二，将活动安排的细节及注意事项告诉对方。诸如时间、地点、参加人员、人数，做些什 么样的准备及所穿的服饰等。
第三，为了方便安排活动，如有必要，可注明请对方予以回复看看能否应邀及还有哪些要求 等。
(二)邀请信应注意的事项
邀请人和被邀请人要用第二人称，参加活动的时间地点也要写得清楚明确。
希望被邀请人收到请柬后给予答复的；则须在请柬上注明R.S.V.P或r.s.v.p.字样，意为 “请答复”。有时为了方便联系，可留下自己的电话号码或地址。
对参加活动的人有什么具体要求可简单的在请柬上注明，比如对服装的要求，要求穿礼服 时，须在请柬的右下角注明Dress：Formal；较随意时可用：Dress：Informal。
【 范 文 】
An informal invitation
Dear Miss Chang,
We have planned a house party as a sort of farewell before our trip to Soochow, and we are particularly anxious to have you join us . I hope there is nothing to prevent you from coming out to canton on February 25th and remaining here with us until the eighth of March.
Mr. Simpson Chen and Mr. And Mrs. L. T. Ying will be here too, along with severa l others whom you do not know, but whom I am most anxious to have you meet.
I am enclosing a time-table for your convenience, And I have checked the two tra ins that I believe are most convenient for you. If you take the 7:10 in the morn ing you will arrive here at 11, and you will be able to meet some of our guests at tiffin at 12. There is an earlier train in the morning if you prefer it. If y ou let me know which train you expect to take, I will see that there shall be a car at the station to meet you.
Very cordially yours,
Margaret Li-Huang.
第三节 介绍信(Letter of introduction)
介绍信的写作目的在于通过介绍让收信人对被介绍人有一定的了解，并使他们相互认识，从 而解决被介绍人的一些实际问题。
一 介绍信的分类
(一)从使用的场合和范围看，介绍信可分两种
1.个人介绍信(Private Letter of Introduction)
这是一种个人与个人之间的交流的介绍信，如介绍朋友相互认识，有什么事请朋友帮忙，介 绍某人前往办理事务等等。这种介绍信一般从用词的选用到行文都较随意。
2.正式介绍信(Official Letter of Introduction)
正式介绍信一般是写信人因为公事将自己本单位部门的人或业务关系人介绍给某单位或个人 ，从而处理一些同公务有关的事宜或业务接洽。这种介绍信格式要求规范、严谨，语气比较 正式、庄重。
(二)从其送达的途径上来划分
一种是邮寄的介绍信；一种是由被介绍者亲自携带面交的介绍信。邮寄的介绍信一般是非常 重要或被介绍人由于已到达所要去的地方而无法携带的情况下使用。个人携带的介绍信是最 常用的介绍信。一般来讲，邮寄的介绍信要在信封的左下角写上被介绍者的姓名。如：To i ntroduce Mr.Black或Introducing Mr.Black。由个人携带的介绍信左下角也需写上上 述字样，但这种介绍信信封一般不封口。
二 介绍信的主要内容
(一)简要介绍被介绍人的身份和情况
或者由于公事或者由于私事，介绍信应首先介绍前去联系的人的基本情况。通常要将被介绍 人的姓名、职务、与写信人的关系等说明出来。
(二)说明介绍的目的和原因
该项要求将被介绍人前往应做的工作，办理的事情，需要哪些具体帮助或照顾等写出 来。
(三)表示谢意
要预先对对方可能给予的帮助或照顾表示感谢。有时在这一项内容中，也可附带写些两人之 间诸如准备什么时间见面等话语。
三 介绍信写作的注意事项
介绍信写作的格式同一般书信一样。一般不必写信头和信内地址，而只在右上角处注明写 信的时间即可。
介绍信在选词上要客气，请求他人帮忙不可用命令的口吻。一定要预先在文中向收信人表 示感谢，做到礼貌不失礼节。
介绍信篇幅无需太长，要简洁；语言要流畅，不要书面语太重。
【 范 文 】
192 Singapore Road,
Oct. 10,1999
Dear Mr. Lee,
As I am leaving for New York immediately to pursue higher education, I shall be very grateful for a letter of introduction to your brother The-Sheng who, I u nderstand, is now studying at Columbia University. I like very much to make the acquaintance of him who, I understand, has sojourned in the United States for qu ite a number of years and knows that country very well. I am sure I shall benefi t immensely by his advice and guidance when I arrive at that American city, whic h is entirely strange to me .I plan to study at Columbia University during the f irst year of my stay in the United States and hope to approach your brother for detailed information regarding the entrance requirements of that institution if I can have the pleasure of meeting him.
With kind regards,
Yours sincerely,
Y.Chow
责任编辑：张瑶
您现在的位置： 