分类是文书材料立卷的核心，立卷质量的高低很大程度上取决于分类是否、合理。在近几年对机关文书材料立卷的检查、指导工作中，笔者发现，这始终是机关文书部门或档案部门无法逾越的鸿沟。因此，笔者想就这一浅谈个人之见解，以求与同行共同探讨。
分类是人们认识思维的结果，是对客观事物认识的一种基本方法。客观事物有从少到多、从简单到复杂的不断变化的过程。当事物发展得越来越多、越来越复杂时，为了能更准确地认识和掌握事物的本质，人们便按一种标准或一个角度来对事物进行划分。划分出的每一类都从属于这一事物，都是从不同的侧面反映了事物的属性，种类之和正好等于这一事物。例如，从性别分，人可分为男人和女人，从所有制形式分，可分为国有企业、集体企业、私营企业、股份制企业、三资企业等。根据分类逻辑性规则，按同一标准所划分出来的类，类与类之间必须互相排斥、不能交叉、重复或包含，下位类之和等于上位类，并且同一次分类只能采用一种标准。
在档案工作中，有许多分类概念，如信息分类、概念(种类)分类、实体分类、全宗分类、年度分类、组织机构分类和问题分类等等。这里，笔者所着重谈的是在档案实体分类中，经过了全宗和年度分类后的组织机构和问题分类是以一个单位一年的文件为整体，根据文件特点，把文件划分成若干类别和层次的过程。组卷是指在分类的基础上把具有共同特点或密切联系的文件组合成案卷的过程。这就是文件分类和组卷的一般含义。
在文书立卷中，分类与组卷的方法、原则各自不同，不难区分。但在立卷实践工作中，常出现对文件分类与组卷方法中采取的分级别、作者、文种、保管期限等分类在概念上模糊不清，运用起来前后冲突，使案卷质量大打折扣。因此，正确理解文件分类与组卷的关系对立卷工作是至关重要的。
组卷的原则、不能违背分类的原则、方法
×××局关于年度(半年)工作、专项整治工作、反腐败工作、计划生育工作的、计划 (卷1)
×××局关于计划生育指标，廉政建设，×××的通知、规定、办法 (卷2)
**、***关于禁毒扫黄、工作、×××工作的通知、办法 (卷1)
以上两例案卷中之所以存在问题的交叉、重复，关键就在于没有明确的分类思想和在同一次分类中采取了两种标准。例1，既有按问题分类，同时又有按文件名称分类。例2，既有按问题分类，又有按作者分类。其共同点是把组卷方法中的文种和作者特征作为另一部分文件分类的标准，把文件的名称即总结、计划(例1)和文件作者的级别(例2)直接作为另一部分文件分类的标准。这违背了原来整体文件应以一种标准即问题标准划分类目的逻辑性要求，不懂得按文种或作者特征的组卷方法只能在同一个类别(问题)内的文件组卷时使用，而不能跨类使用。不懂得组卷只能以分类为前提的要求，把属于第二步骤的组卷方法直接到属于第一步骤的分类方法中，结果造成案卷重复、交叉，最终会导致检索文件的繁琐和遗漏。
在实践过程中，还经常会出现这种情况，就是有些单位，其文件数量少而文件内容多，并且同时又有不同的保管期限。如果按分类的，首先就必须进行大类划分、然后在各大类之下根据文件特征组合案卷，这时，类内文件必然很少，甚至组成一个案卷都很难，如果先照顾保管期限，那么，卷内文件内容必然很杂，如：
×××局关于一九九七年半年度目标责任制工作、人员任免、×××问题的总结、通知(长期) (卷2)
×××局关于一九九七年三月份目标责任制工作、人员安排、×××问题的总结、通知(短期) (卷3)
所以说，分类是整个立卷工作的核心，是立卷成败的关键。只有明确发类为先，组卷在后的指导思想，正确处理好分类与组卷的具体运用，这样，案卷的质量才能经得起提供利用工作的考验。
责任编辑：张瑶
您现在的位置： 