通讯是指人们利用一定的电讯设备，来进行信息的传递。被传递的信息，既可以是文字、符号，也可以是表格、图象。在日常生活里，商界人士接触最多的通讯手段，主要有电话、电报、电传、寻呼、传真、电子邮件等等。通讯礼仪，通常即指在利用上述各种通讯手段时，所应遵守的礼仪规范。
考虑到商界人士的实际需求，以下将着重介绍一下而今应用最多、最广的电话、手机、寻呼机、传真机以及电子邮件的基本礼仪。
（一）电话礼仪
在商务交往中，普普通通的接打电话，实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一幅给人以深刻印象的电话形象。
所谓电话形象，即人们在通电话的整个过程之中的语、言、声调、内容、表情、态度、时间感等等的集合。它能够真实地体现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平。
与日常会话和书信联络相比，接打电话具有即时性、经常性、简捷性、双向性、礼仪性等等较为突出的特点。所谓即时性、经常性、简捷性、双向性都不难理解，而所谓礼仪性却不能够不为之“正名”。
电话的礼仪性特点，直接与前面提到过的“电话形象”密切相关。它是指不论是打电话还是接电话，都必须以礼待人，克己而敬人。假如不注意在使用电话的过程中讲究礼貌，先敬于人，无形之中将会使自己的人际关系受到损害。
使用电话通讯，有主动地拨打电话与被动地接听电话之别。从礼仪方面来讲，拨打电话与接听电话时有着各自不同的标准做法。
1. 打电话礼仪。
在打电话时，对一个人的电话形象影响最大的，当首推他自己的语言与声调。从总体上来讲，应当简捷、明了、文明、礼貌。
在通话时，声音应当清晰而柔和，吐字应当准确，句子应当简短，语速应当适中，语气应当亲切、和谐、自然。
有一点必请注意，打电话时，嘴部与话筒之间应保持3厘米左右的距离。这样的话，使对方接听电话时，才能听得最清晰。
打电话时所使用的语言，应当礼貌而谦恭。应尽快地用三言两语把要说的事情说完。应遵循“通话三分钟”原则。
打电话时，每个人开口所讲的第一句话，都事关自己给对方的第一印象，所以应当慎之又慎。
打电话时所用的规范的“前言”有两种。第一种适用于正式的商务交往中，要求用礼貌用语把双方的单位、职衔、姓名一一道来。其标准的“模式”是：
您好！我是×××公司××部副经理×××，我要找×××分公司经理×××先生，或者是副经理×××先生。
第二种适用于一般性的人际交往，在使用礼貌性问候以后，应同时准确地报出双方完整的姓名。其标准的“模式”是：您好!我是×××。我找×××。
如果电话是由总机接转，或双方的秘书代接的，在对方礼节性问候之后，应当使用“您好”、“劳驾”、“请”之类的礼貌用语与对方应对，为要对对方粗声大气，出口无忌，或是随随便便将对方呼来唤去。
得知要找的人不在，可请代接电话者帮助叫一下，也可以过后再打。无论如何，都不要忘了说话要客客气气的。
在通话时，若电话中途中断，按礼节应由打电话者再拨一次。拨通以后，须稍作解释，以免对方生疑，以为是打电话者不高兴挂断的。
当通话结束时，别忘了向对方道一声“再见”，或是“早安”、“晚安”。按照惯例，电话应由拨电话者挂断。挂断电话时，应双手轻放。
2. 听电话礼仪。
在接听电话时，亦有许多具体要求。在通电话的过程中，接听电话的一方显然是被动者，尽管如此，商界人士在接听电话时，亦须专心致志，彬彬有礼。
在接电话时，首先要注意自己的态度与表情。虽说通电话是一种“未曾谋面”的交谈，表面上看，商务人员接电话时的态度与表情对方是看不到的，但是在实际上对于这一切对方其实完全可以在通话过程中感受到的。
电话铃声一响，就应立即跑过去接电话，并且越快越好。在国外，接电话有“铃响不过三遍”一说。
接电话时，态度应当殷勤、谦恭。在办公室里接电话，尤其是外来的客人在场时，最好是走近电话，双手捧起话筒，以站立的姿势，面含微笑地与对方友好通话。不要坐着不动，一把把拽电话过来，抱在怀里，夹在脖子上通话。不要拉着电话线，走来走去地通话,也不要坐在桌角、趴在沙以上或是把双腿高抬到桌面上，与对方通话。
凡事俱有分寸。接电话时，速度快，态度好，姿势雅，就是合乎礼仪的分寸。
在接电话时，其次要注意自己的语言和语气。在这个方面，漫不经心、随随便便、过分放任自己，都是极其有害的。
在正式的商务交往中，接电话时拿起话筒所讲的第一句话，也有一定之规。接电话时所讲的第一句话，常见的有三种形式。
第一种，是以问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名。它最为正式。
“您好！×××公司人事部×××。请讲。”
第二种，是以问候语加上单位、部门的名称，或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合，例如：
“您好！×××广告部。请讲。”或者“您好！人事部。请讲。”
第三种，是以问候语直接加上本人姓名，它仅适用于普通的人际交往。例如：
“您好！×××。请讲。”
需要注意的是，在商务交往中，不允许接电话时以“喂，喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查问对方，一个劲儿地问人家“你找谁”，“你是谁”，或者“有什么事儿呀？”
在通话途中，不要对着话筒打哈欠，或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重。
结束通话时，应认真地道别。而且要恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。
遇上不识相的人打起电话没个完，非得让其“适可而止”时，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说“你说完了没有？我还有别的事情呢“，而应当讲”好吧，我不再占用您的宝贵的时间了”，“真不希望就此道别，不过以后真的希望再有机会与您联络”。
在接电话时，最后要注意代接电话时的态度。有可能亲自接的电话，就不要麻烦别人。尤其是不要让自己的孩子代替自己接电话。
商务往来比较多的人，可请秘书代为处理电话，也可在本人不在时使用录音电话。不过本人在场时，一般是不合适使用录音电话哄人的。
万一需要用录音装置时，则必须使自己预留的录音友好、谦恭。通常，预留的录音应为：“您好！这里是某某公司某某部。本部门工作人员现在因公外出，请您在信号声音响过之后留言，或者留下您的姓名与电话号码。我们将尽快与您联络。谢谢，再见。”
被找的人如果在别处，应迅速过去寻找。不要懒于行动，连这点“举手之劳”都不愿意做，蒙骗对方说“人不在”，或是大喊大叫“某人找某某人”，闹得“世人皆知”，让他人的隐私“公开化”。
倘若被找的人不在，应在接电话之初立即相告，并可以适当地表示自己可以“代为转告”的意思。不过应当先讲“某人不在”，然后再问“您是谁”或“您有什么事情”。
代接电话时，对方如有留言，应当场用笔记录下来。之后，还应再次复述一次，以免有误。
(二) 传真礼仪 传真，又叫作传真电报。
1. 合法使用
国家规定：任何单位或个人在使用自备的传真设备时，均须严格按照电信部门的有关要求，认真履行必要的使用手续，否则即为非法之举。
2. 得法使用。
使用传真设备通讯，必须在具体的操作上力求标准而规范。
发送传真时，必须按规定操作，并以提高清晰度为要旨。与此同时，也要注意使其内容点名扼要，以节省费用。
单位所使用的传真设备，应当安排专人负责及无人在场而又有必要时，应使之自动处于接受状态。为了不影响工作，单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一线路。
3. 依礼使用。
商界人员在使用传真时，必须牢记维护个人和所在单位的形象问题，必须处处不失礼数。
出差在外，有必要使用公众传真设备，即付费使用电信部门设立在营业场所内的传真机时，除了要办好手续、防止泄密之外，对于工作人员亦须依礼相待。
人们在使用传真设备时，最为看中的是它的时效性。因此在收到他人的传真后，应当在第一时间内即可采用适当的方式告知对方，以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时，千万不可拖延时间，耽误对方的要事。
（三） 手机呼机礼仪 商界人士在日常交往中使用手机与呼机时，大体上有如下5个方面的礼仪规范必须遵守。
1. 放置到位。
按照惯例，外出随身携带手机与呼机的最佳位置有二：一是公文包里，二是上衣口袋之内。穿套装、套裙之时，切勿将其挂在衣内的腰带上。
2. 遵守公德。
商务礼仪规定：在公共场所活动时，商务人员尽量不要使用手机与呼机。当其处于待机状态时，应使之静音或转为震动。需要与他人通话时，应需找无人之处，切勿当中通话。在参加宴会、舞会、音乐会，前往影院、图书馆，或是参观各类展览时，尤无须切记此点。
3. 保证畅通。
使用手机与呼机，主要的目的是为了保证自己与外界的联络畅通无阻，商界人士对此点不仅必须重视，而且还需为此而采取一切行之有效的措施。
接到他人的寻呼或打在手机上的电话之后，一般应当及时与对方联络。没有极其特殊的原因，与对方进行联络的时间不应当在此后超过5分钟。寻呼他人或拨打他人的手机之后，亦应保持耐心，一般应当等候对方10分钟左右。在此期间，不宜再同其他人进行联络，以防电话频频占线。不及时回复他人电话，呼叫、拨打他人手机后迅速离去，或是转而接打他人的电话，都会被视作恶意的犯规。
万一因故暂时不方便使用手机或呼机时，可在寻呼台、语音信箱上留言，说明具体原因，告之来电、来话者自己的其他联系方式。有时，还可采用转移呼叫的方式与外界保持联系。
4. 重视私密。
通讯自由，是受到法律保护的。在通讯自由中，秘密性，即通讯属于个人私事和个人秘密，是其重要内容之一。使用手机、呼机时，对此亦应予以重视。
一般而言，二者的号码，尤其是手机的号码，不宜随便告之于人。即使在名片上，也不宜包含此项内容。因此，不应当随便打探他人的手机、呼机号码，更不应当不负责任地将别人的手机、呼机号码转告他人。
出于自我保护和防止他人盗机、盗码等多方面的考虑，通常不宜随意将本人的手机、呼机借与他人使用，或是前往不正规的维修点对其进行检修。考虑到相同的原因，随意借用别人的手机、呼机也是不适当的。
5. 注意安全。
使用手机、呼机时，对于有关的安全事项绝对不可马虎大意。
按照常规，在驾驶车辆时，不宜使用手机通话，或是查看呼机。弄不好的话，就极有可能导致交通事故。
乘坐客机时，必须自觉关闭本人随身携带手机、呼机。因为它们所发出的电子讯号，会干扰飞机的导航系统。
在加油站或是医院里停留期间，也不准开启手机、呼机。否则，就有可能酿成火灾，或影响医疗仪器设备的正常使用。此外，在一切标有文字图示禁用手机、呼机的地方，均须遵守规定。
（四） 电子礼仪 电子邮件，又称电子函件或电子信函，使用公司电子邮件时应注意以下几点：
1. 电子邮件应当认真撰写。
向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。在撰写电子邮件时，下列三点必须注意：其一，主题要明确。其二，语言疏畅。其三，内容要简洁。
2. 电子邮件应当避免滥用。
在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。若无必要，轻易不要向他人乱发电子信件。尤其是不要与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征文”。一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的。
3. 电子邮件应当注意编码。
编码的问题，是每一位电子邮件的使用者必须注意的。商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的电子邮件。
4. 电子邮件应当慎选功能。
现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然要以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。因为对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。还有，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。
责任编辑：张瑶
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