茶话会茶点准备: 茶话会,顾名思义,自然有别于正式的宴会,因此不上主食、热茶,不安排品酒,而是只向与会者提供一些茶点的。不论是主办单位还是与会者,大家都应当明白,茶话会是重“说”不重“吃”的,所以没有必要在吃的方面去过多地下功夫。设想一下,若是在茶话会上上了美酒佳肴,大家一味地沉浸于口腹之乐,哪里还有闲情逸致去发表高见呢?
商务礼仪规定,在茶话会上,为与会者所提供的茶点,应当被定位为配角。虽说如此,在具体进行准备时,亦需注意如下几点讲究:
对于用以待客的茶叶与茶具,务必要精心进行准备。选择茶叶时,在力所能及的情况之下,应尽力挑选上等品,切勿滥竽充数。与此同时,要注意照顾与会者的不同口味。对中国人来说,绿茶老少咸宜。而对欧美人而言,红茶则更受欢迎。
在选择茶具时,最好先用陶瓷器皿,并且讲究茶杯、茶碗、茶壶成套,千万不要采用玻璃杯、塑料杯、搪瓷杯、不锈钢杯或纸杯,也不要用热水瓶来代替茶壶。所有的茶具一定要清洗干净,并且完整无损,没有污垢。
除主要供应茶水之外,在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是,在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃,品种要对路、数量要充足,并且要便于取食。为此,最好同时将擦手巾一并上桌。
按惯例在茶话会举行之后,主办单位通常不再为与会者备餐。
其一,环绕式。所谓环绕式排位,指的是不设立主席台,而将座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周,不明确座次的具体尊卑,而听任与会者在入场之后自由就座。这一安排座次的方式,与茶话会的主题最相符,因而在当前流行面最广。
其二,散座式。所谓散座式排位,多见于举行于室外的茶话会。它的座椅、沙发、茶几的摆放,貌似散乱无序,四处自由地组合,甚至可由与会者根据个人要求而自行调节,随意安置。其目的,就是要创造出一种宽松、舒适、惬意的社交环境。
其三,圆桌式。圆桌式排位,指的是在会场上摆放圆桌,而请与会者在其周围自由就座的一种安排座次的方式。在茶话会上,圆桌式排位通常又分为下列两种具体的方式:一是仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌,而请全体与会者在其周围就座。二是在会场上安放数张圆桌,而请与会者自由组合,各自在其周围就座。当与会者人数较少时,可采用前者。而当与会者人数较多时,则应采用后者。
其四,主席式。在茶话会上,主席式排位并不意味着要在会场上摆放目了解的主席台,而是指在会场上,主持人、主人与主宾应被有意识地安排在一起就座,并且按照常规,居于上座之处。例如,中央、前排、会标之下或是面对正门之处。
就总体而论,为了使与会者畅所欲言,并且便于大家进行交际,茶话会上的座次安排尊卑并不宜过于明显。不排座次,允许自由活动,不摆与会者的名签,乃是其常规作法。
茶话会的会议议程: 相对而言,茶话会的会议议程,在各类正式的商务性会议之中,都可以称得上是最为简单不过的了。
在正常的情况之下,商界所举办的茶话会的主要会议议程,大体只有如下四项:
第一项议程是:主持人宣布茶话会正式开始。在宣布会议正式开始之前,主持人应当提请与会者各就各位,并且保持安静。而在会议正式宣布开始之后,主持人则还可对主要的与会者略加介绍。
第二项议程是:主办单位的主要负责人讲话。他的讲话应以阐明此次茶话会的主题为中心内容。除此之外,还可以代表主办单位,对全体与会者的到来表示欢迎与感谢,并且恳请大家今后一如既往地给予本单位以更多的理解,更大的支持。
第三项议程是:与会者发言。根据惯例,与会者的发言在任何情况下都是茶话会的重心之所在。为了确保与会者在发言之中直言不讳,畅所欲言,通常,主办单位事先均不对发言者进行指定与排序,也不限制发言的具体时间,而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言。有时,与会者在同一次茶话会上,还可以数次进行发言,以不断补充、完善自己的见解、主张。
第四项议程是:主持人略作总结。随后,即可宣布茶话会至此结束散会。
茶话会现场发言礼仪: 业已指出,与会者的现场发言,在茶话会上举足轻重。假如在一次茶话会上没有人踊跃发言,或者是与会者的发言严重脱题,都会导致茶话会的最终失败。
根据会务礼仪的规范,茶话会的现场发言要想真正得到成功,重点在于主持人的引导得法和与会者的发言得体。
在茶话会上,主持人所起的作用往往不止于掌握、主持会议,更重要的,是要求他能够在现场上审时度势,因势利导地引导与会者的发言,并且有力地控制会议的全局。在众人争相发言时,应由主持人决定孰先孰后。当无人发言时,应由主持人引出新的话题,就教于与会者;或者由其恳请某位人士发言。当与会者之间发生争执时,应由主持人出面劝阻。在每位与会者发言之前,可由主持人对其略作介绍。在其发言的前后,应由主持人带头鼓掌致意。万一有人发言严重跑题或言辞不当,则还应由主持人出头转换话题。
与会者在茶话会上发言时,表现必须得体。在要求发言时,可举手示意,但同时也要注意谦让,不要与人进行争抢。不论自己有何高见,打断他人的发言插嘴,都是失当的行为。在进行发言的过程中,不论所谈何事,都要使自己语速适中,口齿清晰,神态自然,用语文明。肯定成绩时,一定要实事求是,力戒阿谀奉承。提出批评时,态度要友善,切勿夸大事实,调整挖苦。与其他发言者意见不合时,要注意“兼听则明”,并且一定要保持风度。切勿当场对其表示出不满,或是在私下里对对方进行人身攻击。
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责任编辑:张瑶