商务文书是现代企业管理和业务交往的重要工具。面对激烈竞争的市场经济环境，企业商务文书撰拟中语言要素的选择和语言表达手段的应用，都在围绕相适应市场经济而悄悄地发生变化。现代企业商务文书语言的变化，无论对企业管理还是文书改革都是大有裨益的。
计划经济时期、企业传统商务文书带有较浓的行政公文色彩
在计划经济时期，包括商务信函在内的企业文书，不仅在行文规则上遵从行政公文规范。在语言应用上也带有行政公文语言色彩，强调准确、简明、严肃、庄重和规范。准确而不含混，忠实地按行政指令办事，不易产生歧义；简明而不拖沓，便于不折不扣地落实政令，提高语言表达效率；庄重而不浮泛，体现组织权威，增强语言表达的影响力；规范而不随意，以保证统一步调、统一行动。从某种意义上讲，在语言应用上体现了行政权力直接干预经济的“硬性”影响力和企业遵从行政直接管理的“硬性”原则。如某企业在计划经济时期的一份催款函：
×××工厂：
贵厂于20××年5月在本公司购买××牌×型载重汽车3辆，共计人民币贰拾柒万元整，至今尚未付款。根据上级指示精神，本公司正在清理财务，务必请在12月底前还清欠款，以保证双方正确执行国家财务政策规定。
××总公司财务处
200×年11月×日
短短的一份催款函中，从催款原因到还款要求均以“根据上级指示精神”和“正确执现代菌备文书衡镭蓄鳃他行国家财务政策”加以强调，并直接地不容变通地提出了“务必”限期还款的要求，一文一事，表意单一，中心突出，明确地表达了催款意图，不容有任何回旋余地，体现了不折不扣执行政令的“硬性”语言特点。
这类语言，在传统商务文书中并不少见，如“务请按市府×号文件办”、“必须按××会议精神办理”、“必须按××书记指示交货”、“必须严格执行既定计划”、甚至有时出现“后果自负”等强硬词句。这些语言均带有行政干预微观经济的硬性色彩。
这份催款函当时达到了预期目的，对方在限期内还清了欠款。由于催款函不留情面的“硬性”语言使欠款方不快，欠款企业在以后的业务中不再与催款企业往来；而催款企业的产品由国家计划配置，也不觉得失去了一个重要客户而感到损失。
市场经济条件下，现代企业商务文书语言变化的环境及趋势
企业进入市场后，经营体制发生了重大变化，商务文书的语言选择和手段也必然要随之发生变化。上面提到的催款企业，进入市场后的同样一份催款函，就反映出这种变化。
尊敬的××公司财务经理××先生：
在多年来的商务合作中，贵公司与本公司有着良好的关系，经营往来配合得很好。贵公司及您本人有着良好的信誉。我们一直认为贵公司是我们最好的客户之一。
最近，由于市场萧条，我们已经注意到贵公司每月在本公司购货的票据不能按时结清，这次已拖欠三个月之久。望速来结清帐目。
我们之间的业务往来是绝对必要的。因此，很遗憾，在结清欠款之前，如贵公司需要购买本公司经营的商品，请用现金支付。另外，请收下所附的特别优惠卡。这可以让贵公司享有5%的优惠权利，也许对贵公司渡过难关有所帮助。
我们期待着尽快得到您的回复。
您的朋友××（×××公司财务经理）
200×年×月×日
这份催款函，该企业改变了以往语言运用上的某种“硬件”特点，而出现了语言上的明显变化。全篇应用得体含蓄使人易于接受的语言，表达了该企业要表达的意图，在内容、语言、表达手段上均十分委婉，充满合作者之间的尊重、理解、诚意和情感：一是肯定了过去良好的合作关系和对方的商业信誉，并暗示对方要珍惜这种信誉；二是非常客气地指出了欠款问题；三是明确地提出了还款要求；四是提出了继续保持供货商与客户业务关系的办法；五是向对方提供了特别的帮助；六是礼貌地要求对方尽快回复。这份催款函应用变化了的语言风格表达了多重内容，既指明了问题，提出了要求，又保全了对方的体面，表达了友谊、尊重和理解；避免了公事公办的催款逼债的刻板“硬性”语言可能造成的对欠款方的情感和自尊的伤害，而以合作者诚挚的口吻交流，字里行间充满供货商与客户间的情谊，富有人情味。
同一个企业在不同经济体制下，同样是催款函在语言应用和表达方式的大相径庭，是耐人寻味的。
商务文书语言上的变化，主要体现以下特点：一是委婉含蓄而不过分直露，留有余地，避免简单化可能造成的失礼，便于彼此平等协商；二是亲切而不尖锐，富有感情色彩，避免可能造成的伤害，便于增强彼此合作；三是随和而不呆板，充满人情味和同情心，便于增进理解，达成共识；四是灵活而不僵硬，并富有幽默感，便于营造和谐的气氛，协调相互关系。
商务文书语言属于书面应用语体、撰拟语言选择和选用表达手段，特别关心表达效果和追踪评估这种效果。在计划经济时期，一方面，企业营运以政府指令为依归。在上级主管行政部门的直接管理了，企业必须以行政主管部门为公务沟通的主要对象，事事请示、汇报，并遵从行政公文的要求行文。这就使企业商务文书语言受到行政公文语言的强烈影响。另一方面，行政主管部门是包括企业商务文书语言应用在内的一切企业行为的检验、评估者。因此，企业商务文书语言的应用也就要自然而然的遵从行政公文的规范。特别是在计划经济时期，“顾客是上帝”的经营理念，不可能在企业行为中得到体现，也不可能体现在商务文书的字里行间。因为，决定企业命运的不是顾客，更不是市场，而是政府。
随着我国社会主义市场经济体制的构建和发展，企业已成为自主经营自负盈亏的市场主体。实现经营效益的最大化是企业经营管理的追求目标；决定企业生存发展的主要靠市场，靠“上帝”――顾客。因此，包括企业商务文书语言在内的一切企业行为都必须接受顾客“上帝”的检验和评估，并取得其好感，才能取得市场优势，取得良好的经济效益；任何对顾客不恭或可能疏远顾客的商务文书语言应用和表达方式，都无异于自断生财之道和发展壮大之路。
从不同时代环境、经济体制及企业经营目标等方面，分析计划经济时期企业传统商务文书语言应用的某种程度的“硬性”特征和企业进入市场后商务文书语言应用的变化特征，有利于提高商务文书的撰拟人员根据时代发展需要，不断增强其语言表达水平。
适应新经济环境，现代企业商务文书语言变化所产生的积极效应
就商务文书语言变化所产生的主要效应而言，一是优化了企业形象效应。就上述例举的第二份催款文书来看，不仅使对方还清了欠款，而且使其感受到兄弟企业的友谊、尊重和支持，从而加强了相互的信任与合作，欠款企业从此将催款企业当作值得信赖的伙伴。二是促进了理解效应。如某企业在询问函中不仅向卖方询问了有关商品的价格、样式、质量、功能、销售条件、售后售前服务及在同类商品中的地位、特点方面的要求，而且还询问了具体生产工艺、配方方面有关技术机密的内容。若卖方对技术秘密避而不谈或以“无可奉告”回复，就可能引起对方的不快；若采用委婉含蓄的语言告诉买方：“如果贵公司有意购买本公司商品，我们将提供详细的技术使用说明书，并负责培训有关技术人贸……”这样，既可以避免涉及商业与技术方面的机密，又易于被对方理解和接受。三是产生了协调效应。在企业商务文书往来中，有关各方都要谋求各自经济利益的最大化，在市场竞争中出现各种矛盾和分歧是难免的。企业之间相互往来商务文书语言的上述变化，有利于协调矛盾。如买方来函提出夹方难以接受的不合理的价值要求时，卖方断然回绝，不仅可能断送了这笔有可能达成交易的业务，而且将可能永远失去这一重要客户；若在复函中卖方向买方提供同类产品的价格表和有关资料，并实事求是地从对方们角度分析购买本公司的商品是合算的，价格是合理的，用委婉的语言告之以事，晓之以理，动之以情，表达合作的诚意，就有可能改变对方的态度，促成交易，形成良好的合作关系。四是加深了感情效应。现代企业商务文书中措辞委婉，用语亲切、自然，充分表达对客户的诚意和敬重之意，将为客户服务的真情笃意溢于字里行间，无疑对增进情感交流，加合作关系是有益的。在当今市场竞争激烈的新形势下，企业在商务实践中，合作态度受理智与情感的影响。据一美国著名学者分析，理智与感情的比例是7:3。这就是说在符合理智选择标准的前提下，采用委婉亲切富有感情色彩的语言进行商务信函交流，必然能有效地促迸企业之间的经营业务合作。
面对瞬息万变的市场经济和我国加入WTO的新形势，现代企业商务文书语言风格的变化，既可以说是与国际企业接轨的必然，也符合“顾客是上帝”的现代企业经营理念，同时也反映了现代企业进入市场后商务文书在语言运用上的发展趋势。
责任编辑：张瑶
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