四、秘书机构的作用
任何组织及其机构，都是为了实现自身的目标与利益，以一定的组织原则和组织形式，将各种组织要素有机结合，从而发挥其应有的组织作用。就秘书机构自身而言，可发挥着以下三种作用：
(一) 组合作用
社会组织构成的基本要素，包括机构设置、职责分工、人员编制和组织关系等。秘书机构作为社会组织的内设机构，也由上述要素组成。
秘书机构的组合作用，即将其机构、职责、人员和组织关系等要素，有机地组合并加以优化，形成一种组织力量，发挥一种凝聚作用，从而保证领导工作和组织工作的正常运行。经验证明，凡组合作用发挥得好的秘书机构，其秘书工作的质量和效率就会不断提高。
(二) 枢纽作用
秘书机构是办事部门，不是领导部门或职能部门。但就其中枢位置而言，却处在组织的中心环节，具有一般职能部门和综合职能部门所不具备的特殊作用——枢纽作用，如上传下达、内外联络和左右协调等。这是秘书机构枢纽作用的主要表现。
秘书机构的枢纽作用，可使领导者获取信息，科学决策；可使组织工作步调一致，和谐发展；可使人际关系相互融洽，合作共事。实践表明，秘书机构不能较好地发挥枢纽作用，无论是对领导工作，还是对机关工作，都会产生不同程度的负面效应。
(三) 过滤作用
有人把秘书机构形象地比喻为“筛子”或“漏斗”，这是很有道理的。秘书机构作为综合办事部门，可为领导者处理诸多琐碎、繁杂事情，使领导者从繁琐的事务工作中解脱出来。秘书机构对日常工作如不加以“过滤”，凡事推给领导者处理，那就失去了秘书机构存在的价值。
秘书机构的过滤作用，主要表现在三个方面：
（1）善于区分事务的轻重缓急。重要和紧急的事务，凡能处理的就自行处理；无权、无法处理的就请示、报告。
（2）分清政策性与业务性问题。凡政策性问题，宜提请领导者定夺；凡业务性问题，宜转请职能部门办理。
（3）学会婉言推辞，为领导挡驾，尽可能减少领导者亲自处理事情。
五、秘书机构的地位
秘书机构的工作内容、性质特点决定着秘书机构在各级机构设置中的相应地位。秘书机构属于辅助机构，负责领导部门和业务部门、决策机构与执行机构上下沟通，使各业务部门之间平衡协调，使本单位与上级单位或下属单位沟通交流。
1、秘书机构不是决策机构，而是辅助决策机构
决策是组织管理的中心，是领导人的主要职责和权力，领导者是决策的主体。 秘书为领导服务，当然也就应当为领导决策服务。秘书人员必须领会决策意图，提供决策依据，收集决策反馈，检验决策执行效果。因此，秘书工作对决策的形成、论证、实施、修正、补充和优化，都能够起到重要作用。秘书已经成为一支特殊的辅助决策的力量。
在辅助决策的过程中，秘书人员要处理好决策与辅助决策的关系，处理好“断”与“谋”的关系，摆正自己的位置。要知道自己永远处于从属地位，是为领导决策服务的。但也不能只简单被动地为决策提供辅助，要能够根据外界环境的变化提供详尽的、积极的、主动的、具有现实意义的信息，以作为领导者决策的充分依据。
2、秘书机构不是职能部门，而是综合协调机构
和职能部门分工明确、工作对象清楚、工作内容单一不同，秘书机构作为综合协调机构，工作比较纷繁复杂。综合协调工作是秘书机构的基本职责，也是秘书的一项重要任务。做好综合协调，目的在于消除矛盾，理顺各种关系，创造一个和谐的工作环境，从而产生更高的工作效益。
3、秘书机构不是延展性机构，而是相对封闭机构
秘书机构的领导体制有一个重要特点，就是它不存在上下级领导部门秘书工作机构的垂直领导关系，也不存在双重领导关系。比如，省人民政府领导县人民政府，县人民政府领导县教育局，这叫垂直领导，但是省人民政府的办公厅不能直接领导县人民政府的办公室，因为省人民政府的办公厅不具备这个管理权限。又比如，团委、妇联等组织，既要接受上级组织又要接受地方党委或政府的双重领导，但是它们彼此间的秘书工作机构却不存在这样谁领导谁的问题，更不存在双重领导的问题。正因为此，秘书机构彼此间不存在或者上也或者下的关系，从理论上讲，它们都是一些平等的、为直接设置它的领导服务的工作机构。它们是一个相对封闭的组织，只对自己的直接领导负责，只对本组织的决策机构负责，不能对职能部门发号施令。
那么上下级领导的秘书机构之间到底是一种什么关系呢？20世纪90年代后，全国秘书长工作会议逐渐明确了它们彼此间是一种业务指导关系，主要表现为，上级制定条例制度，指导下级工作，如公文条例、信访条例等；上级协助下级，培养秘书人才，表彰先进等等。当然，这种指导关系，与本级单位的领导关系相比，其强制性、领导性要弱小很多。
4、秘书机构不是“前台”机构，而是“幕台”机构
秘书机构是联系领导和群众的特殊机构，在决策机构和职能部门之间起桥梁和纽带作用。由于地位特殊，秘书机构对工作中的秘密了解较其他部门要早、要多，提高保密意识是对秘书工作机构的必然要求。因为这种工作特点，决定了秘书机构，特别是其中的机要部门，往往具有工作的秘密性，是一种典型的“幕后”工作机构。
秘书机构的工作成果往往不能以自己的名义发表，而是通过领导机构的工作成果和本单位职能部门的工作成果得到体现，使得秘书的劳动是一种“幕后”劳动，秘书机构是一种“幕后”工作机构。在许多场合，如应酬接待、参加宴会、召开会议、检查工作等，往往应当突出的也是领导，秘书人员不能借机突出自己，更不能走在领导之前抢镜头。秘书机构的“幕后”性，容易造成秘书人员一定的心理障碍，认为秘书工作只是“为他人作嫁衣衫”，辛辛苦苦的劳动成果只能以领导的名义或组织的名义出现，鲜花和掌声总是属于领导者，和自己无缘。所以秘书工作机构应该特别注重对秘书人员的思想教育和心理辅导工作，让秘书人员认清自己的角色，摆正自己的位置，做好秘书工作。
责任编辑：张瑶
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