秘书要眼看心想，灵活敏捷。领导和秘书要牢固树立为基层服务的思想，不要一味责备下面，要体谅基层的实际困难，力争为基层多办几件实事，扎扎实实帮助解决一些实际问题。秘书人员对基层提出的问题，要摸清情况，提出处理意见，供首长参考。
一、深入调查，了解情况。领导同志了解情况的办法不外三种：①到各个现场“看一看”，叫现场观察；②召开有关会议(干部汇报会、群众座谈会)“听一听”，叫听取汇报：③分别找不同层次的干部、群众“谈一谈”，叫个别谈话。这阶段秘书的主要职责是做好安排工作和记录工作。要根据首长捕指示，安排好观察、会议、谈话的时间、人员、议题，有的要提前通知有关人员；要做好记录工作，广泛收集材料，做到“五勤”：一要眼勤，善于观察，发现问题；二要嘴勤，虚心向基层的同志请教，不懂就问；三要手勤，随时记下有价值的东西(包括首长指示和下面的情况和建议)；四要腿勤，主动查问情况，不能坐等汇报；五要脑勤；勤于思考，遇到问题多问几个为什么，善于透过现象看本质，抓住问题的要害和症结，向首长提出解决问题的建议。现场观察要仔细。在现场观察时，秘书要眼看心想，灵活敏捷，善于从现象中捕捉具有典型意义的事物，提供给领导者参考。对领导提出的问题，除了及时记录外，该传达的应向所在单位及时传达，所在单位负责同志的解释说明和要求也应及时转报给领导。会议记录要认真。在听取基层单位领导同志汇报工作时，秘书除了应事先将有关资料送领导熟悉外，还应按照领导意图事先向有关同志通知会议的议题，让基层同志做好准备。对领导在会议上的讲话、各类人员的汇报、发言应详细记录，如发现情况有出入和矛盾的地方，要核实清楚。有时在征得领导同意后，秘书也可以单独召集一些代表性的群众会议，收集情况。在可能的情况下，应向有关单位索要材料。走访谈话要深入。深人群众，进行个别走访谈话，往往能了解到汇报会上听不到的许多真实情况。在个别走访谈话时，秘书和领导有时是分头进行的。秘书要学会接近群众，与群众交朋友，取得群众的信任，便于深入地了解情况，认真听取各方面群众对工作提出的意义，搜集群众的各种要求和反映，并及时向领导汇报。反映情况要准确。秘书对基层群众反映的情况，首先要调查了解清楚，然后报告首长。报告情况一定要实事求是，准确无误，切忌大概、可能、模棱两可。要客观地反映基层单位的实际情况，切忌主观臆断，掺杂个人成见。重要的事情要及时报告，当首长有指示时，要及时向有关单位传达，并将执行情况报告首长。
二、掌握进程，及时总结。首长为了掌握上作进度，一般情况下每天召开工作组碰头会，收集有关情况，布置翌日工作。秘书要负责通知，将做好记求、收集、整理有关材料。每一项工作或每一阶段工作结束后，要及时进行总结。当视察工作进入尾声时，首长的主要活动集中在总结讲评、讲话作指示上。这一阶段的秘书工作进入紧张的脑力劳动阶段，突出地表现在写材料上。写讲评材料，写调查报告，写电报，写其他内容的首长讲话稿。既要写得快，又要写得好。为了写好有关材料，应注意三点：一是要随时领会首长意图。秘书要在整个视察过程中，随时留心并记下首长对某一问题的看法、评价、指示。因为这些话是首长意图的自然流露，或者说是形成首长意图的基础材料。秘书只要把首长在这些不同时间、不同地点零散观点集中起来，连贯起来，加以分析，找出共同点，就能把握首长意图。二是及时整理所得材料。下基层调研工作一开始，秘书就应着手收集和整理材料，为最后与总结讲评材料、调查报告等做好准备。下基层调研中，秘书每天都要获得大量新的材料，对这些材料应当及时整理、分类，使散乱的材料变的有条有理，必要时还可提炼出小观点。这样，在最后写材料时就省劲得多。三是加强请示报告。无论是写情况反映、专题报告，还是写总结讲评材料，秘书都应当首先向首长列出提纲，向首长请求，然后根据首长意图动笔起草。这样可以避免返工现象，提高文章的成功率。
三、提出建议，解决问题。领导和秘书要牢固树立为基层服务的思想，不要一味责备下面，要体谅基层的实际困难，力争为基层多办几件实事，扎扎实实帮助解决一些实际问题。秘书人员对基层提出的问题，要摸清情况，提出处理意见，供首长参考。当时能解决的，建议首长给予解决；不能解决的，要向下边解释清楚；属于关部门职权范围的，要转告有关部门，并将办理情况及时报告首长和通知有关单位。对于来访人员，秘书要热情接待，协助领导处理好反映的问题，对于无正当理由、胡搅蛮缠的人，要加以劝阻，不让他们干扰领导工作。
四、加强联系，沟通信息。首长虽然离开机关下到基层，但仍然需要掌握全局情况，并经常发出指示指导全局工作。这就需要秘书加强同有关机关的联系，沟通信息。一是首长 每到一地，秘书都应将首长活动情况及时用电话报知机关，使机关掌握首长动态，以便遇到紧急事项及时请示报告。二是秘书要及时转呈机关、基层单位报告，传达首长对机关、基层工作的指示，并注意检查落实情况，及时报告首长。三是每到一个单位，秘书应及时同所在单位机要、保密、收发部门取得联系，以便首长能及时看到上级下级发的电报和重要文件，能读到报纸、刊物，保证首长消息灵通，耳聪目明，实施不间断的指挥。
五、处理事务，力争主动。随首长下基层调研工作，有大量的日常事务性工作需要处理。秘书人员要积极主动、周到细致地处理好，否则一个环节出纰漏，就会影响整个工作。一是细心安排首长的工作、生活和休息，保证工作有秩序地进行，保证首长身体健康、心情舒畅、精力充沛地投入工作。二是每下基层调研完一个单位，要提前与下一基层单位取得联系，以便对方做接待准备工作，三是联系安排好交通工具（汽车、火车、飞机或轮船等），预定车、船票、定准出发时间、地点，通知首长和有关人机．还要提前了解掌握天气情况。并联系安排好途中食宿、警卫等事项，确保首长的安全。
责任编辑：张瑶
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