随着科学技术的发展、信息社会的到来，以“工作数字化，服务网络化”为核心的新的一场技术革命正在不断向纵深方向发展。各个部门通过信息技术、网络技术的应用，建立并推广办公自动化系统，以此提高办事效率和行政质量。办公自动化系统的建设工作是一复杂的系统工程，推进办公自动化系统要循序渐进、讲究规律，还应特别注意以下几个问题。
要注意办公人员观念转变的问题。新的时代、新的形势对行政工作提出了更高的要求，同时信息系统、网络技术又给行政工作提供了前所未有的契机。办公自动化系统是社会信息化背景下的新鲜事物，要适应这场数字化变革，就必须首先解决转变观念的问题。只有转变观念，改变思维方式，充分利用先进的管理技术和方法，才能提高工作效率和服务水平。特别是办公自动化系统的电子公文处理，从纸质文件到电子文件，会让很多同志无所适从。办公人员应克服畏难和抵触情绪，理解纸质公文与电子公文的关系，破除对公文物理介质的习惯心理，树立网络传播的电子公文新观念，积极调整工作模式，这样才能创造性地开展工作。
要注意避免“重硬件、轻软件”的问题。办公自动化系统的硬件与软件如车之两轮、鸟之两翼，互为补充、缺一不可。但是硬件看得见、摸得着，各单位都愿意花巨资购买配置；而软件是一种无形资产，加上盗版软件的泛滥，给人一种可有可无的错觉。因此，在软硬件的资金投入和队伍建设上存在严重的不平衡，导致系统出现“投建－闲置－报废－重投建”的恶性循环。要解决这个问题，首先应把“软件开发”摆在办公自动化建设的突出位置，组织行政办公人员与软件技术人员深度会谈、密切配合，共同研究、规范实际工作流程，开发出对路、适用的办公自动化软件。其次，在投建程序上，由于软件开发周期长于硬件投建周期几倍，可将传统的“先硬后软”变为“先软后硬”，即先开发软件，待产品基本成熟后，再配置硬件设备，避免“硬等软”的浪费。
要注意传统办公系统与办公自动化系统的衔接。办公自动化系统源于传统办公系统，并应逐步取而代之。在推行办公自动化系统的初期甚至相当长的时期内，为保证正常的办公秩序，须将传统办公系统和办公自动化系统并行，使两种系统处于共存、互补状态。两种系统的并行，不仅不会减少行政管理的工作量，反而还要增加许多重复性劳动，软件开发者和办公人员都应对此有充分认识。现代办公手段取代传统办公手段，必须是一个长期的、渐进的过程，这是由人员结构、心理认识、传统习惯等条件所决定的。只有防止形式主义和“赶新潮”、盲目追求的思想，一步一个脚印地先抓传统办公系统规范化建设，再抓自动化流程与传统办公系统相结合，才能使办公自动化逐步扩展到办公室的各个工作领域，实现办公手段的变革。
要注意处理好建设、管理与维护的关系。对于办公自动化系统来说，建设、管理与维护三者不可或缺、相辅相承。建立起办公自动化系统不难，难的是如何使系统运转好并且发挥最大效用，这就需要管理和维护工作了。从某种意义上讲，管理和维护决定着办公自动化建设的时效性和生命力。办公自动化建设的目的是优化服务流程、革新工作手段，没有管理和维护工作，系统就只能是一堆毫无用处的程序代码。推进过程中必须克服“重建轻管”的思想，通过成立专门管理机构、培养专业技术队伍、建立健全管理制度等方式，将管理和维护工作落到实处，使办公自动化建设科学、长效的进行。
各单位推进办公自动化建设，是提高工作效率和行政质量、促进管理科学化和和决策信息化的重要保障。办公自动化系统的建设是一长期、连续的动态发展过程，不可能一蹴而就，也不可能临时抱佛脚。只有大胆实践，勇于创新，才能找到解决各种矛盾的途径与方法，有力地推动办公自动化系统建设管理和推广应用的步伐。
责任编辑：张瑶
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