在文学著作中，我们经常接触到公文的两个概念．即“体式”和“格式”。“体式”和“格式”是文书学中的基本概念之一．有必要进行正确的理解。目前，有些人对“体式”和“格式”不分，或者说不能正确地区分．这就影响到文书规范化的研究。
“体式”同“格式”既有着不同的内涵和外延，又有着密切的联系。笔者认为，公文的体式主要是指公文的文体体裁式样；公文的格式主要是指公文的文晰构成式样。当然，二者也不能截然分开。从广义而言，公文的体式也包含了公文的格式，即文面构成样式。另外，格式是体式的程式化表现。程，就是办事的标准，纳入一定的标准，成为一种定型的，有规矩的套子就是程式。《国家行政机关公文处理办法》指出：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。”同样《中国人民解放军机关公文处理条例》指出：“中国人民解放军机关公文，是军队各级机关在处理公务中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书。”而《中国GCD机关公文处理条例》指出：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。”笔者认为前二者使用“体式”要比后者“格式”涵盖面宽，即公文从文体体裁式样到文面格式构成式样，以及有关程序、手续等都有规范，因而也就较为周延。
体，就文章形式而言，只要是指文体，即文章体制、体裁、体例、语体样式。《尚书》编纂之前，公文处于自发演化的状态之中，很难说有一个固定的体式。《尚书》编撰以后，经过梳理，较为有体，很显然不很规范。鲁迅根据刘 的说法在《汉文学史纲》中指出：“《书》之体例有六：曰典、曰谟、曰训、曰诰、曰誓、曰命，是称六体。”再仔细归纳还可以有其他一些体例形式，如“贡”。贡，即献功之意。《尚书》中有《禹贡》篇，大体可以相当于我们今天表彰性的公文体式。《尚书》中还有一些文章很难为之定体，只能是史官的记录。秦汉以后，公文的体式逐渐演化，公文体式逐渐增多，有些相对稳固，如制、诏、诰、敕、章、表、奏、议等，由此也可看出，公文的体式主要是指区别于文学体裁形式的公文文体，指公文文体中的不同体例、体裁形式，即公文的种类名称。国家行政机关规定使用的12类13种公文名称，党的机关14种公文名称，军队机关12类13种公文名称及其不同的使用范围可以说是其规范的体式，亦可理解为公文文体的法式。而“格式”很显然是指文面构成形式，正如《中国人民解放军机关公文处理条例》指出的，“公文格式，包括公文的组成项目及其标识位置，公文的书写，字体，用纸的规格和样式等。”
“格”和“式本来是属古代公文的两种体式，后逐步演化为规范、样式。格，最初的含义是长木条，后有限制、阻止、尺度、法武、标准、制度等含义。式，即法式。《说文》：“式，法也。从工，弋声。”后有规格、样式等意。《新唐书·刑法志序》：“唐之型书有四，曰律、令、格、式。令者．尊卑贵贱之等数，国家之制度也。格者，百官有司所常行之事也。式者，其所常守之法也。凡邦国之政，必从事于此三者。其有所违及人之为恶而人于罪戾者．一断从律。”《唐六典》：“律以正刑定罪，”“令以设范立制”。“格以禁违正邪”，“式以轨物程事”。“格”，即当时国家机关的行政法规，为官吏必须遵行的各种单行指示、规定的汇集。格不仅涉及的范围广泛，而且比较具体。据《唐六典》载：“后魏以格代科，于麟趾殿删定，名为《麟趾格》。北齐因魏立格，撰权格，与律令并行。”唐有《武德格》、《贞观格》、《垂拱格》、《开元格》等，一般的指示、规定如果编入《格》后，即为永格，成为一般的法规形式，具有法规作用。“式”，即当时国家机关的公文程式和办事细则，也具有行政法规的性质，如我们今天的公文条例和有关办法、细则、意见等。式的名称在云梦秦简中有《封诊式》，其内容为关于治狱的程式和要求。唐式主要是执行律令所规定的活动细则及百官有司的办事章程，如《水部式》即关于水利设施的使用、维修管理等规定。《宋史·刑法志》：“表奏、帐籍、关牒、符檄之类凡五卷，有体制模楷者，皆为式。”由此可知，格和式原都属需要遵守的一些行政规范制度，而这些规范制度相对比较具体，人们的行为不能出格，不能犯式。
由于“格式”对人们的行为起到规范作用，后用于文章写作的规范就称为格式，而这种格式主要是指文章应遵循的规格样式。1961年人民文学出版社出版的林纾著《春觉斋沧文》在谈到“移书”时说：“移者，易也，令往而民随之”、“脍炙人口者，则孔稚硅北山移文为最瑰迈奇古，巧不伤纤，谑不伤正，虽非文移之正体，而文已足传。后来有司之文移，则出自吏胥之于，填以俚鄙之格式，愚则不知其为何体矣。”这也说明不同的文体体式应该存符合其要求的格式。同书还沦到“章者，明也。表者．标也”，“章以造阙，表以致禁，骨采宜耀”，因“盛称左雄奏议，台阁为式。”这说明左雄的奏议文章写得好，作为台阁们奏文的样式。
那么，公文的规格样式应该是怎样的呢?这里有一般的样式，如公文的结构样式，公文的文面书写样式，语言形式样式等；另外每一种文体又有其不同的结构样式及文字样式，这些当然都足一些细微具体的区别，而在一般样式上应该是一致的。因此，《国家行政机关公文处理办法》和《中国GCD机关公文处理条例》等均在文件中专门规定有《公文格式》一章，而在公文的体式上则有《公文种类》一章。公文是一种应用性的体式或文章体裁形式，这种体裁形式又包括许多具体的文种，如命令、通知、会议纪要等。不同的文种，在具体格式上也不完全相同。也就是说不同的体式自不同的格式。因此《国家行政机关公文处理办法》和《中国人民解放军机关公文处理条例》在《总则》部分指出公文具有“规范体式”，就包括文体的规范和格式的规范，提法应该说是恰当的。《中国GCD机关公文处理条例》指出公文具有“规范格式”，显然强调了公文义体格式的规范性，而文体格式的规范应该说也就有文体的规范性，因而也可以讲得通。但使用“规范休式”则更加周延一些，“规范格式”就缺乏这种周延性。公文的规范应该说包括体式(文体)的规范和格式(样式)的规范．二者不可忽略。
公文体式旧文学作品不同，文学创作不能规范化，而公文应当规范化。刘勰在《文心雕龙·奏启》篇中谈到按劾之奏的通病时就提出要“立范运衡，宜明体要，必使理有典刑，辞有风轨，总法家之式，秉儒家之文”的规范化途径，只有这样，才能收到“气流墨中”、“声动简外”的效果。
如果我们将体式和格式分开来谈，公文体式的规范化应该主要包括公文文体、体例即公文种类名称的规范化，公文文体内容的规范化以及公文文体语言的规范化。“秦并天下，改命曰制；汉初定议，则有四品：一日策体，二曰制书，三日诏书，四曰戒敕。敕戒州郡，诏诰百官，制施敕命，策封三侯。”(《文心雕龙·诏策》)这种将公文种类名称、职能固定下来的作法即是公文文体、体例的规范化。今天国家行政机关13种公文名称，党的机关14种公文职称，中国人民解放军机关1 3种公文名称的规定．也是如此。公文文体内容的规范化是指公文体式各有其规范化的内容要求。刘勰指出：“陈政事，献典仪，卜急变，幼愆馨，总谓之奏。”陈政、献典、上急、劾愆是奏的规范内容，否则不宜用奏，或不可称之为奏。现今规定的各种公文种类的适用范围，就是规范公文各种体式的不同内容。除此之外，还有公文体式的语言、文字规范化问题，如《国家行政机关公文处理办法》第二十八条、二卜九条均属于公文体式语言、文字的规范化。由于语言、文字是外在的表现形式，我们也可理解为公文格规范化的内容。公文体式、内容、语言三者的高度统一，是公文这种文体的基本要求。此外还有诸如行文等方面的规范要求。
公文格式是公文程式化的规范表现。如现今公文中的构成项目及标识位置、书写形式、用纸规格等等。公文最初无程式，后在使用过程中逐渐形成一种有规律的表现形式，如为公文处理方便的需要，逐步约定俗成为文头、文号、抬头等表现形式。为保证公文的普遍通行，达到统一，或维护公文的权威性，而由统治者根据约定俗成和使用习惯作出相对统一的规定，形成规范。这些规范作为一种程式化的要求，便成为公文的格式。但旧时公文有时程式化到一种令人难以忍受的程度，完全成为一种教条。秦时公文格式规定：凡遇“始皇帝”、“皇帝”“制曰可”等字样，一律提行，顶格书写，形成书写的抬头制。汉代规定皇帝才能使用大黄纸，而大臣只能用“笺”——小麻纸。汉以后公文首尾片语形式体现了一种封建等级制的形式化、固定化的程式，如：“稽首上书谢恩陈事”、“某官粪土臣某顿首，再拜上书皇帝陛下”、“臣某诚惶诚恐，顿首顿首，死罪死罪”等等。我国现行机关的公文格式完全是本着形式美观，方便处理，约定俗成，保证通行．注重实用的原则规定的，使公文程式化、规范化，以提高机关上作效率，达到实际应用的目的。
责任编辑：张瑶
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