公文，简言之就是处理公务的文件，也有称为文书、文件的。公文、文书、文件这三个名词的概念，在具体理解上虽有所不同，但通常说来，都是指党政领导机关，在工作往来中所形成和使用的记述和传递的文字。按照马克思主义观点，公文是统治阶级在管理国家、处理政务时用来颁布法律、传达政策法令、请示问题、报告情况、联系工作、商洽事务、制定计划以及记载各种活动的必不可缺的重要工具。如果从更广义的范围来看，则除党政领导机关外，我国各级群众团体以至基层企事业单位在工作中形成的公务文件，实际上也常在一定范围内带有公文的性质。再从现代化事业发展的趋势看，则除了书面文字形成的公文外，某些表册、照片、图像、录音磁带以至录像带，也可以具有公文的性质。在美国，造成前总统尼克松下台的"水门事件"中，录音带就被作为正式的"公文"证据而起了重要作用；国内有些重要会议，也已经以录音记录代替了书面记录，并正式定为"文件"归档保存。不过，现阶段的公文仍以书面文字公文为主，我们在这里所要探讨的，主要也是指的书面文字公文的写作问题。
我国的公文历史悠久，传说尧舜部落联盟的司法官皋陶时代，就已出现了"皋陶之刑"一类的原始"公文"。《左传·昭公十四年》记，晋国的刑候同雍子争夺土田，打官司久无结果。韩宣子命代理司法官叔鱼判案，罪在雍子。雍子赶快把女儿嫁给叔鱼，乃改判刑候有罪。刑侯怒杀了叔鱼和雍子。韩宣子问叔向(叔鱼兄)这三个人该如何治罪?叔向引《夏书》"昏、墨、贼。杀"的条例，答曰：三人同罪，都该处死。所谓"昏"是指自己有罪而掠取别人的美名，"墨"是指贪赃枉法，"贼"是指任意杀人，这也说明奴隶制国家已有了处理行贿、受贿的法规，这大约是原始公文的雏型。不过那时还没有正式的文字。及至公元前一千多年殷商时代，从出土的甲骨文中，已可发现不少殷王室的公务文书及其他带公文性质的文件。试举一例："丁酉卜×贞今者王登五千征土方三月"(《殷墟书契后编》)。翻译成现代话就是，"丁酉日，卜打仗，贞：今天王宜派五千人征土部落。三月"。这已经有事出、有情况、有时间、有办法、有记载人姓名，公文格式大致完备了。《尚书·多士》称:"惟殷先人，有册有典"，典册指秘书记载，也是原始的文件。由于公文是统治阶级管理国家机器的重要工具，历代统治者都十分重视公文的写作与处理问题。西周专设史官掌管文书起草与记录工作，并由六官中的大宰协助朝廷总管。秦始皇统一中国称帝后，对各种公文的名称、用途与写作规格作出严格规定。秦汉时期皇帝颁发的公文制、诏、策、戒，臣僚上达皇帝的公文有章、表、奏、议等。曹操当魏王时，第一个设立"秘书令"，其任务是"典尚书奏事";后来的中书令、监、舍人、丞、郎等多种官职，虽然历朝体制与名称不一，但大多是掌管典籍，起草文书的专职官员。唐宋时代，更进而以翰林学土负责"掌内制、制诰、赦敕、国书及宫禁所用之文辞"，甚至连对后妃、亲王、大臣的册立除拜，都必须由学士草拟，反映了古代公文写作的政策性越来越强，文字技巧要求也越来越高，重要公文必须由有较广阔的政治阅历与渊博知识的学士们来担负了。我国封建时代的公文，当然是为封建统治阶级服务的，但也确实积累有丰富的写作经验，至今不无可借鉴之处。比如汉高祖刘邦进占关中后制定的著名的《约法三章》，“…与父老约，法三章耳：杀人者死，伤人及盗抵罪。余悉除去秦法。”其核心部分只有十六个字，文字极简，威力却很巨大，颁布后就取得了民心归向，对汉王朝的建立与巩固起了很大作用。１９４９年4月全国解放前夕，毛泽东同志亲手草拟了《中国人民解放军布告》，通称为《约法八章》，就吸取了《约法三章》的某些形式、技巧。明太祖朱元璋于洪武九年(1376年)大力整顿公文，对于"故行沉滞公文"的官员给以严厉处分，屡次下诏禁繁文，减案牍。有一次刑部主事茹太素上了一个陈时务书，长达一万七千字。朱元璋叫人念到六千三百七十个字还没谈到正题，当即大怒，责令把茹太素杖打了一百大板；第二天夜里又叫人再念，直到一万六千五百字时，才接触到正题。后来朱元璋针对类似现象下令说:"虚词失实，浮文乱真，朕甚厌之"。制定了上书陈事的公文格式，榜示内外，"凡以繁文违式者罪之"。当然，封建时代岂止虚词浮文、文牍主义不能根除，利用公文舞文弄墨，营私舞弊实为常事。不过历代较有作为的帝王总是反对繁文之弊，提倡公文改革的。这对于我们今天改革文风，精简公文，提高公文的质量与效率，也多少有可借鉴之处。
新中国建立以来，对公文的写作、处理十分重视，国务院曾多次制定有关规定、条例，反复强调了公文对于传达贯彻党和国家的方针政策、发布法规、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要性。并要求各级干部应当发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义作风，不断提高公文的质量。毛泽东同志在《工作方法六十条》中，强调了领导干部要亲自动手写公文，“不可以一切依赖秘书”；同时也要求中央和省、地、县都要培养"较多地懂得马克思主义，又有一定的文化水平、科学知识、词章修养"的“秀才”。周恩来同志也曾明确指出，“我们必须反对那些空洞的不提出问题不解决问题的文牍”，“反对那些只会坐机关、开会、签公文而不研究业务、不熟悉情况、不检查工作、不接近群众”(第一次全国人民代表大会《政府工作报告》)的官僚主义作风。上述这些规定与论述，指出了社会主义公文的重要性，对于研究公文写作也具有重要指导意义。但由于建国仅三十多年历史，对社会主义公文的研究不够，加之十年内乱的破坏，公文写作中的"假、大、空、"恶劣文风遗毒仍待肃清，这是我们研究公文写作时首先必须正视的问题。同时，由于公文知识普及不够，还有些干部对于社会主义公文的性质、作用、种类、体式等不很熟悉，公文写作质量不高，混乱现象与差错也常有发生，影响和削弱了公文的效果。至于处理重大政策性问题或紧急公务时，由于公文内容不确切、逻辑混乱、辞不达意而给事业造成危害，也时有所闻。可见开展公文写作研究，提高公文写作水平，是很重要的，应当刻不容缓地提到议事日程上来。
公文写作是干部的基本功之一。不管领导机关或基层单位，既要工作，就必然要形成一定数量的公文。无论领导干部、一般干部，做政治工作或从事具体业务工作，也都会在本职工作中碰到公文写作问题，而绝非仅仅是秘书的事。那末，有没有简易速成的公文写作捷径呢?怎样才能提高公文写作的水平呢?
首先，公文写作是一门科学，公文写作水平是多方面综合功力的反映，而不是一个纯写作技巧问题。从这个意义上说，捷径是没有的。我们常听到一些单位要求上级，"给我们一个笔杆子吧"，但调来了文科毕业的大学生，却未必就能很快写好公文。这说明通常所谓 "笔杆子"的说法，是把公文写作仅仅看作语言文字技巧，而忽略了它的科学体系，这是很不确切的。公文写作水平的高低，至少是由以下五个方面决定的：一，马列主义理论水平与政策水平，包括领会中央、上级意图的能力；二，政治、经济、哲学、历史、法律等多方面的知识；三、本行本业的业务知识；四，工作阅历、群众观点、调查研究作风等基本修养；五，语言、文字、逻辑基础。以上五个方面是公文这门科学的金字塔基，仅仅依靠文笔通顺、了解一些公文体例与格式，固可起草一般简易文件，却无法攀登公文学科的塔尖。公文写作也需要"积学以储宝，酌理以富才，研阅以穷照，驯致以绎辞"(《文心雕龙·神思》，即也存在广泛学习、积累知识、认真思考、深入生活等问题，语言文字也只是一个方面。日前国外的专业高级秘书，还必须在大学秘书系学习外语、数学、会计以及工具学与某些自然科学知识。我们专职从事公文写作的"秀才"，有条件时也还可以学点外语与自然科学知识，这将有利于写出高质量的现代公文，以适应和推动"四化"建设。
其次，公文既是一门科学，也就有这门科学的规律可循。从这个意义上说，提高公文写作水平也还是有一定途径的。公文学科具有两方面的特性：一方面它既是一种书面文字，每篇公文也就是一篇单独成文的文章，自然离不开字、词、章、句、题目、标点，遣词造句，谋篇布局，以及诸如主题、材料、结构、语言、逻辑等带共性的写作基础知识。这方面前人今人的研究著述都很多，各级各种文科学校也多开设有类似课程，努力掌握这些基础知识，可以扎扎实实打好基础。另一方面，公文又是具有强烈法规性的文件，上级对下级的下行公文，一经制定出来下级就必须贯彻执行，就是平行、上行公文，也是为了解决一定问题而制定的。这就决定了公文写作的特殊性，国家对于公文写作有一系列基本原则要求，例如公文尽管是由一个人或几个人起草，但它的法定作者却是一定的机关单位，它只能根据这些法定作者的职能和权限来起草制定，而不同于文学的自由创作，也不同于一般应用文。国家对公文规定了明确的种类，有特定的公文体式，还有一定的行文运转制度，这些都与公文写作紧密有关。又如多数公文从结构组成上讲，都应有标题、受文单位、编号、正文等部分，缺一不可。正文内容应有情况、理论(根据)特别是意见措施等部分，一件公文如果只有情况、理论(根据)而没有措施办法，就接近一纸空文，所提的措施办法如果超越了法定作者的职能权限，也就无法推行，文字再好也谈不上质量。像这样一些问题，也都是有明文规定或有惯例可循的，研究掌握这些规律，有助于正确起草文件，使公文尽快产生效果。
公文写作与其他学科的重要区别之一是，它是一门实践性很强的学科。毛泽东同志和鲁迅、郭沫若等谈论写作时，多次强调要多看、多写、多改，都是强调的实践性。提高公文写作水平的最重要的方法，是加强写作实践训练。包括“看”——既看一点古代优秀公文，更多看一些党中央、国务院发布的各类典范公文；"写" ——有机会就写，反复练习；"改"——虚心征求上下左右的意见，精心修改。此外，对于自己参与起草的公文，隔一段时间还可以翻出来看看，经过实践的检验，往往会发现一些问题，取得深刻的经验教训。
责任编辑：张瑶
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