一、概念的使用不规范 1、公文：某《公文写作教程》称：“公文，全称公务文书，是人类在治理社会，管理国家的公务实践中创造和使用的应用文。”这个概念将公文的发出者定位“人类”，太过广泛，不够准确。很明显，公共是机关单位之间相互往来的文书，秘书及时个人执笔写公文，也是“代机关立言”。因此，公文的发出者（作者）应为“法定的机关单位及其负责人”。
2、议案：某届人大代表大会上，会议秘书处向新闻单位提供了一则信息：“会议决定，6月11日下午6时为代表提出议案的截止时间。”这里就错用了“议案”这一概念。因为根据《办法》规定：只有各级人民政府向同级人大或人大常委会提请审议事项时，文中才用“议案”。而人大代表以个人身份向人民代表大会提请审议事项的文稿文中应用“提案”。
3、公告：某报发布了两则“XX市房地产管理局城市房屋拆迁公告”。另一家报纸也有一则“XX市工商行政管理局工商企业等级公告”。显然，它们的文中应该是“通告”而非“公告”。因为《办法》的第九条明确规定“公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。上述三则“公告”的问题就在与扩大、泛化了公告的使用范围，混淆了公告与通告。对于一般机关单位来说，公布应当遵守或者周知的业务事项，《办法》规定应用“通告”。
二、成文时间的确定不规范 在确定某一公文的成文时间时，有如下几种不规范的现象：①以起草公文的日期为成文时间；②“以公文实际出发的日期”为成文时间，以邮戳为准；③觉得成文时间可以省略，不标成文时间。事实上，成文时间是公文生效的法定日期。《办法》的第十条规定：“成文时间，以领导人签发的日期为准”。具体来说，签发的日期是指单位领导人在草稿上签批意见，同一公文发出，将草拟的公文定稿的日期。该时间一般比“起草的日期”要迟，比“实际出发的日期”要早，因为从起草到定稿，从定稿到缮印、登记、发出还要经过几个方面的部门和办文环节。沉稳时间应明确地标识在正文之后或标题下方（如决定）。
三、行文关系的处理不规范
某《公文写作教程》称：“函和请示的区别在于——请示则是用于隶属关系的上下级机关，下级机关用请示向上级机关行文请示批准重要事项”。因此是否可以推断：没有隶属关系的业务上下级之间，业务下级就不能向业务上级行文写请示？因为我们礼节的隶属关系一般就是指行政上下级。而在《办法》的第20条规定：“受双重领导的下级机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关”。这就是说，请示有时可以行文给行政上级，有时可以行文给业务上级。那么，“函和请示”的区别就应该是“是否有行政或业务的上下级关系”，而不是“是否有隶属关系”了。
四、组织关系的划分太粗糙 有的教材将组织关系分为两组四种关系：即按照级别高低分为上下级关系和平级关系；按照是否相隶属分为隶属关系和非隶属关系。其中，对“上下级关系”和“隶属关系”这两个概念的说明性文字就明显的区别，都是“如省政府和它管辖范围内的市政府、县政府、乡镇振幅之间；省政府内的一个厅局和处、科之间的关系”。这可能让人产生混淆。
上述四种划分太粗糙，应该分为八种：①行政上下级的领导与被领导的关系，即我们常说的隶属关系；②业务上下级的知道与被知道的关系；③诸如人大对“一府两院”的监督与被监督的关系；④归口管理与被管理的关系；⑤业务主管与被主管的关系，业务主管部门有管钱的财政厅，管教育的教育厅等；⑥垂直管理与被管理的关系，如铁路、民航等国家垄断行业；⑦属地管理与被管理关系；如某市府的户口、计生、绿化恩公方面被所在的某区某街道委员会管理；⑧非隶属的协作关系，即只要存在有关系需要协作，而又不是上述种种关系的机关之间的关系。
很明显，在第1种和第2种组织关系中，下级对上级要用上行文，上级则用下行文对下级布置任务，解答问题，知道工作。
第3种组织关系较为特殊，因为被监督的“一府两院”要直接向本级芬达负责，很多事项必须在经过芬达审议通过之后，才具有正式执行的法定效力。因此，“一府两院”对本级人大也应该用上行文。比如，《办法》就规定：各级政府向同级人大或人大常委会提请审议事项用“议案”，议案就是一种有代表性的特殊的上行文。
第6种垂直管理与被管理的关系，可以这样理解，垂直管理的上级部门既是被垂直管理部门的业务上级，同时也是它的行政上级，因而下级对上级也必须写上行文。如XX铁路局与中华人民共和国铁道部的关系就是这样。
第4种归口被管理的部门向归口管理部门行上行文。如新闻、文化、出版单位对省委宣传部；公、检、法、司等部门对政法委员会等。
案规定，第5种业务主管与被主管的关系，第1种属地管理与被管理的关系，第8种非隶属的协作关系，它们的发文机关与受文机关之间的组织关系应该是对等平级和不相隶属的关系，相互之间宜用平行文。如此说来，前述的“函和请示”的区别，就应该根据行文机关之间组织关系的具体情况具体分析，区别对待了。
责任编辑：张瑶
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