2、如何请示与汇报
a.请示的方法
从上司那里接受了指示或者命令后，秘书要能迅速地将它们传达给有关部门和人员，这是起码的职业要求。有时是把上司的指示向下级传达，有时则是把下级部门的意见反映给上司，也有的时候是把上司的意见转达给公司里的其他领导。秘书要经常把各种各样的口头指示或口信在各个级别和部门之间进行传达和交流。
秘书在接受上司指示时，必须注意力集中，并记住以下几点：
上司叫你时，应尽快答应，并作好记录的准备；
按5W1H原则作重点记录(5W1H原则详见下页)；
如果对上司指示有不清楚的地方，不要急于发问，等上司基本说完了之后再问；
对于上司指示的要点，特别是一些数码，一定要重复一遍，请领导确认；
对于上司的指示，如果秘书了解一些相关的信息，或自己有什么建议和设想，应说给上司听给作参考；
如果秘书在接受上司的指示时，发现接受的工作与自己现有的工作在时间上有冲突，自己无法错开，应马上说出来，请上司指示。
秘书经常也会从不是自己的直接上司那里接受一些指示，如果事情简单，就另当别论，如果执行起来要花费一定的时间和精力，就应该向自己的直接上司汇报。如果不向自己的直接上司汇报，上司又从其他的人那里听到了这件事的话，他可能会不高兴。
b.汇报的方法
秘书要将自己执行上司指示的结果向上司汇报，或者将自己收集来的信息向上司或其他人汇报，因此，秘书在工作中需要汇报的情况很多。
在汇报的时候，要记住以下几个基本要点：
首先，要向上司汇报什么，自己要事先想好；
向上司汇报时要尽量减少不必要的背景介绍，按结论、经过和理由这样的顺序汇报（也可以按结论、理由和经过这样的顺序汇报）；
向上司报告工作，要选择合适的时机，最好在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报；如果情况不是紧急，不要打断上司的工作进行专门汇报；
有些事确实是要在上司工作进行中向上司汇报。在这种况下，上司当然希望秘书能尽快把工作汇报完毕，因此，即使上司不催促，秘书也应尽快把工作汇报完，等待上司的指示。
如果不是很急会误事，一般都是事后汇报。在汇报时不要过于详细，担心上司不明白，只要汇报按上司的指示把工作完成了就行，例如上司让秘书帮助发封信，秘书办完之后，只要对上司说句“则才这份文件己用挂号信寄走了”就可以了。
汇报比较重要的工作时，要把重点内容写下来交给上司。
下面是一个秘书完成上司交办的工作后汇报的例子：
“关于上海分公司召开营销工作会议的事，我在给您的报告里己简单写明了；作为重点，主要是这么两点，一是我公司的新产品展示会，将在上海和杭州举行；再一点就是商品的电视广告制作，我公司决定由天地广告公司负责，经费问题由他们先提出预算，他们已同意。关于在杭州举办新产品展示会的具体时间、场所、费用等具体问题，我己在报告中作了说明，请您指示。”
言简意赅
有很多人有这样一种毛病，在向上司汇报时，喜欢把汇报内容的各种背景扯起来，而且背景又有背景，前300年后500年，以为只有这样上司才能明白自己的意思。其实，你这样云山雾罩让上司反而不明白你到底要说什么事情，所以几乎所有的上司都讨厌这种越扯越远的背景说明。向上司汇报的原则是“言简意赅”。怎样才能做到言简意赅呢？有人总结出一条“五W一H”原则，即：
什么时候？ （When）
什么地方？ （Where）
是谁？ （Who）
结果是什么？ （What）
为什么？ （Why）
过程如何？ （How）
只要让上司明白了以上几条，汇报就可以了。如果是上司要求你再把事情的来龙去脉说明一下，你才可以在最后作些补充说明。
3、如何丰富自己的肢体语言
人们在谈话过程中，不只是说话本身有内容和意思，说话时的重音、口齿是否清楚等因素，都作为准语言影响谈话的效果，因此，口齿伶俐，语气感强都会对交流沟通有一定的帮助。如果说话没有层次，而且经常口误和感叹，除了反映出你内心感情的不稳定之外，说话和沉默时的神态也会影响你说话要表达的意思的效果，并并通过这种效果影响你的人际关系。
a.让声音得体并充满魅力
在语言交流的过程中，必须通过得体的声音来表达自己的观点，这一点对交流者来说也很重要。这里所说的“得体”，包括我们说话时语气和口吻的得体，说话态度和表达方式的得体等等。日常生活中的摩擦，十之八九都是由于说话时的语气不恰当造成的。其实，如果说话时的口气缓和一点，可能就没有那么多的摩擦了。说话的语气不同，别人的感受也就不同。俗话说好言一句暖三冬。在大家感到孤独、困难的时候，任往一句温暖的话就会让人感到非常舒服；在失败，遇到挫折的时候，一句鼓励和安慰的话，也能让人感动和振作。
得体的声音应该能够显示讲述者的沉着、冷静，可以充分吸引他人的注意力。为什么在工作时，有的人总能吸引大家的注意力，成为谈话的中心，而有些人老是插不上话呢？这里有很多原因，说话的声音和态度应该是其中的一个重要因素。如果说话的语气或态度很好，就可以迅速使对方冷静下来，反之，则可能是火上浇油。当你要表达自己的观点时，你就应该非常坚定和沉着地说，事情就是这样的，我认为是如此如此。在交流的时候，你的声音要让你的决定深入到对方的心里。
说话的时候怎样才能让自己的声音充满魅力呢？首先是说话的语调，要尽量做到不高不低，不卑不亢。发音也很重要，要正确而恰当。发音不正确，或者带有浓重的口音，就常常会让人产生误解。另外要避免声音尖锐，如果声音尖得刺耳，就会让别人听起来很不舒服。不要用假声跟人说话，也不要用鼻音说话，不要嗯嗯啊啊的，显得很不耐烦的样子。控制说话的音量也很重要。不同情况下，音量大小要有调整。说话的时候要充满热情与活力，要让人感受到你的热情，让人随着你的情绪而变化，那么你的声音就可以说是充满了魅力。说话的节奏也很重要，要注意把握抑扬顿挫。情绪饱满的地方要加重语气，—般情况下缓缓道来即可。
要注意控制说话的语速，说话太快别人跟不上，说话太慢又会让人打瞌睡。所以要根据不同的听众，用不同的语速。
b.说话的姿势
几乎所有的人都借助示意动作进行有效的交流。最普遍的示意动作是从相互问候致意开始的。了解那些示意动作，至少你可以辨别什么是粗俗的，什么是得体的，使你在遇到无声的交流时，更加善于观察，更加容易避免误解。
c.经常微笑
微笑可以表现出温馨、亲切的表情，能有效地缩短双方的距离，给对方留下美好的心理感受；从而形成融合的交往氛围。面对不同的场合、不同的情况，如果能用微笑来接纳对方，可以反映出你的修养和诚意。微笑有一种魅力，它可以使强硬者变得温柔！使困难变容易。所以微笑是人际交往中的润滑剂，是广交朋友、缓解矛盾的有效手段。
微笑要发自内心，不要假装。要笑得好很容易，想象对方是自己的朋友或兄弟姐妹，就可以自然大方、真实亲切地微笑了。
d.真诚地握手
在社交场合，人们应该站着握手，不然两个人都坐着。如果你是坐着的，有人走来和你握手，你必须站起来。如果你不能站起来，你要说“对不起，我不能站起来。”
标准的握手姿势应该是平等式，即大方地伸出右手，用手掌和手指用一点力握住对方的手掌，这个方法男女是一样的！在中国很多人以为女人握手只能握她的手指，许多女人认为她只需伸出她的手指，这都是错误的！
握手的力度要适当，过重过轻都不宜，尤其握女人的手，不能太重。因为有的时候，她们戴着戒指，你的握力太重会使她们感到疼痛。握手的时间通常是3－5秒钟。匆匆握一下就松手，是在敷衍；长久地握着不放，又未免让人尴尬。别人伸手同你握手，而你不伸手，是一种不友好的行为。
4、接受批评与批评
a.面对批评
面对批评的时候该怎么办？首先要确定自己已经了解了上司的看法，想想上司的看法有没有道理。如果有道理，就告诉上司说：“您讲得有理，您认为我如何做才能改进？”这样关系就会融洽得多，上司也可能对你宽大一些。如果是上司评价上的失误，或对你的工作有错误的看法，就要很小心地跟老板解释说：“我很尊重您的看法，但您能否听我解释一下？”或者说：“也许您定那样认为的，但您能听一下我的想法吗？”注意态度要温和，不要气急败坏。在这种时候不要寻找借口，该说“对不起”的时候就直接说“对不起”。
面对批评意见，要避免反抗情绪，特别是遇到误解和不公正待遇的时候。有些人遇到这种情况一下子就很生气，问别人为什么要这样说， 自己根本就不是这样，一定是想陷害自己；或者说：“我不同意，我不想说了。”这都不是很好的表达方式。比如有人说你这事做得不好，你就可以找上司，问上司能不能给你个机会，让你做这件事，你自己希望从中学到一些东西，改变别人的想法。在受到质疑的时候，可以主动请战，做些事情，向上司证实你自己。
b.批评的技巧
向别人提出批评时，批评的技巧也是很重要的。在国外有一句话说：“批评是一柄伤人的剑。”这柄剑是双刃剑，一面可以伤别人，另一面也可能伤自己。因为人们不喜欢受到批评，也不愿提出批评，如果不是工作的原因，谁也不愿意随便批评人。
有些人认为为人要正直，所以在批评别人时应该有什么说什么。其实，为人正直和注意说话方式是两个不同的意思。为人正直，是指不撒谎，不欺骗，是个人品道德问题；而说话方式仅仅是个技巧问题，是个工作方法问题，两者不能混为一谈。
作为职业秘书，不能用普通人说话的标准要求自己。秘书说话，不单纯是为了表达自己的思想或情感，更主要的是为了实现自己的工作目标，达到预想的效果。为了达到预期的效果，就必须注意说话的方式，特别是提意见的方法。如果你提意见的方法不正确，那么，即使你意见的内容再正确，也是正确的错误。
特别是给上司提建议或意见，不仅要注意场合，还要注意上司当时的情绪。上司情绪不太好时，也像一般人一样，对待别人的批评和建议，也有可能会产生逆反心理，你越是说这样不对，他可能越是要坚持这样。相反，在他情绪好或心态平和时，他接受别人的批评或建议的可能性就大得多。所以，从这种意义上来说，秘书必须学会察言观色，见风使舵。
责任编辑：张瑶
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