5、如何节约上司的时间
不管是你约请人家，还是你接受人家的约请，事先都要把约会的时间等细节问题安排好。一般来说，这些具体问题上司很少过问，怎么安排都是秘书的事。
a.约请他人
关于联合研制新型环保涂料的问题，上司想约天地公司的李经理来面谈一次，于是，他让秘书代他去邀请对方。在你约请对方时，要握好5H1W原则：
1.Who： 约请谁？
2.When： 什么时候？
3.Where： 什么地方？
4.What： 什么事情？
5.Why： 为什么事？
6.How long：大约需要多长时间？
秘书在确定时间的时候，要有回旋的余地。
约好的第二天，天地公司的秘书突然来了个电话：“……李总明日准备出差，不知约会的时间能不能提前一点……”为了减少来回折腾，节省时间，秘书不要这样答复对方：“等我向经理汇报后再通知你。”而应该这样回答：“改在某日上午，您看如何？”
为了慎重起见，经验丰富的秘书在约会的前一天或约会的当天早晨，还会打电话问一下对方，看看对方会不会有临时变化。对方也许会觉得你这个人太罗嗦。不过，对于秘书来说，这算不了什么。
为了避免出现差错，在以下几种情况下，一般不要给上司安排约会：
上司快下班的时候；
上司出差刚回来；
节假日过后上司刚刚上班；
上司连续召开重要会议或约会的时候；
上司的身体状况不是太好的时候；
如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了。
b.接受约请
接不接受对方的约请，主要是上司在时间上是否安排得过来。
“……我是天地公司的李强，请问孙总在吗？我想下个星期的星期二下午2点与他见面……”对方来了一个这样的电话。不巧，孙总买好了星期二下午3点去上海出差的飞机票。是什么事情？要多长时间？这些对方都没说；如果按受，一个小时来得及吗？即使来得及，上司是否愿意弄得进么紧张？因此，秘书应当这样答复A先生：“实在对不起，刘总定于下星期二下午3点出差，时间可能来不及，十号回来。回来之后再约个时间，您看如何？”既然是这样，对方也许愿意改期，不过，对方也许会说只要半个小时也行。
在这里，秘书有一点要注意，那就是不能因为自己方面时间安排不过来而怠慢对方。如果对方要求你尽快答复的问题，你最好就在当天答复对方，当然，事先都要征得上司的同意。
6、按计划办事
上司工作日程表基本定好以后，送上司本人审核，如果没有什么意见了，就画成一览表，根据这个表来具体安排工作。
a.灵活掌握
秘书安排上司的工作，在很大程度上要与为上司开车的司机(如果安排了专职司机的话)取得联系，密切配合，把上司工作日程表的内容简化一下，交给司机一份。表上基本上只有上司外出的时间和地点。关于交通方面的情况，秘书有的地方可能得向司机请教，不过，一些关键的地方还得提醒一下司机：“在某某路口，这个时候的车很挤，还不如在某某地方停车。”这样，尽可能地减少上司的麻烦。
b.情况发生变化
日程表安排好以后，不可能一成不变，因为事情的发展有很多时候是出人意料的，因此一个好的日程表，要能适应各种情况的出现。
有时候，只因为一个会议改期，就会引起一连串多米诺骨牌式的连锁反映：上午的会议改在下午，而下午与天地公司李总的会谈只能推迟到第二天上午，而原订第二天上午的工作……面对这种突如其来的变化，在涉及到约会、拜访客户等对外活动时，秘书要及时与对方联系，尽可能诚实地把实情告诉对方，得到他们的谅解，重新约定时间。
原定的工作日程变了，那么，秘书就要及时修改自己手中的日程表。修改好自己手中的日程表之后，给上司审核一下，如果他同意，也就将他那份日程表更改过来，这样，就可以迅速通知有关部门作相应的调整。
责任编辑：张瑶
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