1、常识对秘书有什么意义
秘书在日常工作中常常会遇到这种情况：客人按预约的时间来访，可上司一时还离不开，要么是与前面的客人没谈完，要么是在打一个长途，需要让客人等一会儿。在这个时候，你就得替上司招待客人。在客人等待的时候，你让客人干等是很不礼貌的。如果客人有几位，他们自己可能会聊点什么；如果只有一位客人，你让他干等，他就会越等越急躁。因此，秘书在这个时候应该跟客人聊点什么。在这种情况下，客人一般会主动提一些话题，范围则可能从克隆人到世界杯。这时，秘书应根据客人提起的话题与他进行交谈。如果能与客人进行这种交流，客人不仅不会焦急，而且会对你本人产生一种信任感。
作为秘书，与客人交谈是一项很重要的日常工作。作为一个优秀的秘书，你不仅在与客人的交流时能听懂客人说话的内容，而且还应能根据客人的兴趣，进行深入的交流，不是只会说“真的吗”或者“是的”这几个字。如果你老是说这几个字，就会让客人感到兴趣索然。
又比如，你陪上司外出办事，上司年纪大了，突然心脏病发作，或者出现脑溢血等紧急情况，在这种紧急情况下，你应该是掏出手机，凭直觉就拨１２０电话。如果你把急救电话号码忘了，还要问旁边的人，或者查效率手册什么的，浪费了宝贵的抢救时间，别说几分钟，就是几秒钟，都可以说是你的失职。
当然，在秘书的日常工作中，像这种危险的突发性事件很少出现，但是，有大量的特殊情况需要秘书凭直觉来处理。比方说上午十一点钟，上司正在会见客人，一个客户公司的秘书电话说，原定于今天下午两点他们的老总到公司来会谈，由于种种原因，他们的老总脱不开身，希望你到他们公司去谈。下午能不能过去，请马上答复他们。在这种情况下，就要求秘书在向上司汇报之前，凭直觉拿出自己的腹案，因为给上司考虑的时间也不多，而且在这种情况下去请示上司，上司的脑筋也不一定一下子就转得过弯来，也会感到左右为难。要在很短的时间内作出判断，只能凭直觉了。
秘书在工作中常常要凭直觉办事。秘书的直觉从哪里来？当然，首先要有丰富的经验，再有就是丰富的常识。因此，作为秘书，必须具备丰富的知识，特别是要具备丰富的社会常识，这类常识包括身材比较丰满的最好注意少穿颜色较浅的衣服，患有糖尿病的人注意少喝洒，出现火情马上打119报警，等等。如果秘书平时对上司工作的职责、负责的范围、思考问题的方法和为人处世的态度有比较多的了解的话，就能很快作出判断，向上司提出自己的想法。没有丰富的常识和经验作储备，你就产生不了正确的直觉，一遇到特别一点的情况，你就只能把矛盾上交，让领导自己一个人去为难。
作为企业内外一个信息交流枢纽，秘书每天都在与企业内外各式各样的人物打交道，所以，秘书不一定要具有某一方面的专长，但一定要是个“杂家”，上知天文地理，下懂风土民情，前三百年能说出个甲乙丙丁，后五百年也能道出个ABCD。每一种社会职业都有自己的特长，销售部的人会做买卖，开发部的人会搞科研，而秘书部门的人特长是什么？秘书的特长应该就是有非常丰富的常识，特别是一些常识要非常渊博，这也可以说是秘书这种社会职业的特点。一个优秀的秘书，可以说是一个伟大的常识家。具有非常丰富的常识是秘书的职业特征。常识是直觉的邻居。
2、秘书如何丰富自己的常识
给公司领导安排日程，是秘书一项很重要的工作。上司乘车外出办事，如果秘书不熟悉交通情况，不知道什么地方容易堵车，不知道什么时候是车辆高峰期，不知道在哪个地方是单行线，就不能准确计算出上司在路上所花的时间；你安排路上的时间多了，是浪费上司的时间；你安排的时间不够，把上司搞得像去机场赶飞机似的，还有可能因堵车而误事。但是，像北京的这样的大都市，交通情况那么复杂，谁也不可能一下子把它们搞清楚，所以，像熟悉北京市的公交情况这类常识，秘书不可能像准备考托福那样，搞突击死记硬背；秘书的知识和经验只有靠平时的积累。比如，你平时坐在出租车里，你就应该留心哪个路口容易堵车，什么时候容易堵车，这样，在工作中就心里有数。要想成为一个优秀的职业秘书，没有什么诀窍，也没有什么捷径，除了向别人请教，就是自己多留心，多积累；积累多了，悟性也就高了。
秘书的工作具体而繁杂，从待人接物到给领导安排工作日程，如何作到恰到好处，很大程度取决于秘书的经验；而这种经验又很难从教科书上得到，因此，除了年纪大的同事言传身教，只有靠自己在实际工作中去摸索和积累。秘书的工作不仅面宽，而且接触的人多，从各部门到公司领导，从公司内部到外来客人，因此，这也就给年轻的秘书积累经验创造了条件。在日常工作中，只要处处做个有心人，学会观察周围的事，就会有收获。
因此，作为秘书，你每做一件事，每接触一个人之后，都要细想想，哪些把握好了分寸，哪些还有待改进；保持像海绵一样的心态，通过这种日积月累，你的能力就会在无形中提高。秘书大多年轻，在工作中容易出差错。但只要每次出差错后认真反思，吸取教训，学到的东西反而会更多。因此，只要坚持留心，常识和经验就会越积越丰富，进步也就会越快。
要想成为一个优秀的秘书，必须具备良好的自我学习和积累的能力。古人说“处处留心皆学问”。留心皆学问，就是平时要多留心。留心就是眼勤、耳勤和嘴勤，也就是多看、多听，多问，最后多想。
责任编辑：张瑶
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