（二）会议住宿的常识和工作程序
1、会议住宿的常识
（1）要提前编制住房方案。
（2）长者、尊者、领导要适当照顾。
（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。
（4）有时还要按地区集中，统筹安排。
（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。
（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。
2、安排会议住宿
（1）安排方式的选择。
（2）预定会议住宿的程序。
（3）确定会议住宿的程序。
3、会议房间的分配
（1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。
（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。
（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。
（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。
六、邀请会议嘉宾
（一）、会议嘉宾的类型和要求
1、会议嘉宾的类型
（1）组织方的上级领导和政府官员。
（2）企业的重要客户和各种利益相关方。
（3）社会名流和电影明星。
（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。
2、嘉宾邀请的要求
（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。
（2）要发出正式邀请函。
（3）要做到有礼貌。
（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。
（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。
（6）嘉宾人数不宜过多。
（二）邀请会议嘉宾的工作程序
（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。
（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。
（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。
（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。
七、准备会议资料、会议用品
（一）会议资料的类型和准备
1、会议资料的类型
（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。
（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。
（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。
2、会议资料的准备
（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。
（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。
（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。
（二）会议用品的类型和准备
1、会议用品的类型
（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。
1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。
2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。
2、准备会议用品
（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。
（2）检查好灯光、扩音设备。
（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。
（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。
（5）在每人座位前摆放纸笔。
（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。
（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
八、安排会议礼仪服务
（一）会议礼仪的种类
1、会议的通用礼仪
（1）会议文书礼仪。
（2）迎送礼仪。
（3）参会礼仪。
（4）服务礼仪。
2、主持人的礼仪
3、会议发言者礼仪
4、会议参加者礼仪
（二）安排会议礼仪服务的工作程序
1、选择会议礼仪服务人员
（1）从组织内部员工中选择。
（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。
2、分解工作程序
3、培训会议礼仪服务人员
（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。
（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。
（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。
4、准备服装用具
（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。
（2）迎接一般的与会者不需要献花。
5、礼仪执行
（1）接待礼仪及程序。
（2）引领。
（3）乘车的座次安排。
九、检查会议常用视听设备是否正常
（一）会议常用视听设备的选用
音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。
常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。
对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。
（二）检查会议常用视听设备的工作程序
1、确定工作人员的职责。
2、预演和检查会场视听设备。
责任编辑：张瑶
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