文书处理部门立卷的优越性 有利于提高案卷质量和立卷工作效益。文书处理部门工作涉及收文、分发、传阅、主办、拟办、呈批、制发等一系列过程，最了解每份文件的来龙去脉和在实际工作中的效用及其相互间的联系。如每天收多少文件，发多少文件，每份文件之间有无联系，每份文件运转的情况及出现的特殊问题，由于这些文件都是文书处理部门经手办理的，因此，他们最熟悉文件之间的联系和其保存价值。而档案室对文件办理运作的过程不熟悉，有些特殊文件的来龙去脉辨别起来很费劲，在分类、立卷时，常常发生很多错误，所立卷常常不能符合实际情况，甚至出现张冠李戴，前后脱节等现象。因此，由文书处理部门立卷，既省时省力，又利于提高案卷的质量和立卷工作效率。
有利于文件的齐全完整和安全保密。文件材料的产生过程是随机的、分散的，立卷时要把一切文件材料从各个角落里收集起来整理好是很不容易的，这需要平时注意做好收集、积累工作，绝不能等到年终才集中收集。要做好平时立卷，文书处理部门有独特的优势，因为文书处理部门能掌握和控制文件，对每份文件运转过程能做到心中有数，能有效地收集文件，个别一时收集不齐的，能想办法，并及时催收，这样就确保了档案的完整性。如果档案室平时立卷，文件在文书处理部门基本上不停留，文书处理部门要把办完的文件送到档案室立卷，每天都要有人交文件，每天也总有秘书调文件，由于每天零散文件交接错综复杂，再加上交接手续不严，清理不及时，会致使不少文件去向不明，影响工作效益，重者会泄露国家机密，这样做的结果不仅使档案室忙于处理日常立卷工作，不能主动地进行档案材料的科学整理，组织利用，而且难以保证材料的齐全、完整。
有利于随时查阅。文书处理部门每一份文件处理完毕后，自办自立，不存在繁琐的移交手续，随时可根据该文件的内容和其他立卷特征归入相应的卷宗里，不必等文件成了堆，再一一重新审视，分类立卷。即使初立未定卷的案卷，均是按一定规则整理、存放的，这对于平时查找利用现行文件很方便，且现行文件利用频率最高的还是该文件的办理部门，因为刚刚处理完毕的文件过早集中交档案室，文书处理部门工作人员势必要频繁到档案室调借文件，这将给工作带来诸多不便。
档案室立卷的优越性 有利于保证立卷质量。档案室工作人员工作比较稳定。可以把主要精力放在整理立卷上，他们接受过专业培训的比例要大一些，其业务素质经过学校、自学考试、短期培训、学术交流、档案目标管理考核等轮番灌输有了程度不同的提高，他们既懂业务知识又懂现代化管理知识，能够保证立卷质量。而文书处理部门的档案人员大都身兼数职，变动频繁，立卷知识普遍缺乏，还有相当一部分文书工作人员存有抵触情绪，认为档案室立卷是天经地义的事，所以文书处理部门立卷总是难以取得较好的效果，也影响了立卷工作的质量。
有利于避免分散和重复立卷。档案室立卷能综览本年度文件材料的全貌，可以把各文书处理部门办理某个事件过程中形成的所有文件，统一集中整理，齐全完整地立在一个卷内或相连的多个卷内，避免重复立卷。而文书处理部门立卷，难免对同一事件所形成的文件有分散立卷和重复立卷的现象。如教学评估在学校是一项非常重要的事件，在其办理的过程中，要有院长办公室、教务处、各系及有关部门参加，从而会形成各自的文件，这些文件往往没有统一集中整理，而是立在各自的案卷中，人为地割断了文件的整体联系。在迎接教学评估过程中，各有关单位又会根据自己的分工情况形成许多文件，发到各单位，各单位又都把这些文件当做有价值的资料存放立卷，便出现了重复立卷。档案室立卷可以按一定的规则整理立卷，按一定顺序排列案卷，案卷的系统性、整体性强。
有利于查找利用和定卷编目。档案室立卷，可以对整个单位本年度形成的文件材料有全面了解，自己组卷，自己拟写标题等，立卷归档后自己存放，自己保管，自己查找，增加了对文件的熟悉程度，查找较快捷。档案室立卷也避免了各个文书处理部门之间的相互干扰和影响，如在定卷编目时，若有一个部门因种种原因未能按要求定卷、编目，其后各部门的案卷，虽可立卷，但都无法编号，影响其他各部门的立卷进度。
实行文书处理部门与档案室结合集中立卷
无论文书处理部门立卷，还是档案室立卷都各有优势，又各有不足。笔者认为，应当加强协调，实行文书处理部门与档案室结合集中立卷。
加强协调，明确分工。协调工作，可以根据机关单位的大小，年立卷量的多少，既可由档案室去做，也可以由某个文书处理部门去做。经过协调．把全单位各部门各自不同文件，经协商，由一个部门集中立卷即可。为了避免全宗之间文件材料的重复立卷，保证案卷质量，在机关单位内部各个组织机构之间应明确划分立卷文件的范围和工作职责，单独发文，由发文的责任者立卷；联合发文，由主要责任者立卷，哪个部门形成的文件材料，就在哪个部门立卷；几个部门承办的文件，由主办部门立卷。这样既能体现一定文件之间的联系，又能反映出工作活动的来龙去脉，还便于查找利用和保管。
实行文书处理部门组卷、档案室指导集中立卷。作为文书处理部门，需要立卷归档的文字材料多，内容繁杂，在组卷过程中，由于文书处理部门熟悉业务情况，了解文件的前因后果，因此，可以采用先由文书处理部门初步组卷，将有关材料收齐，把相关文件放在一起，整理出初步案卷，年终时，按规定到档案室集中立卷，并把文件的来龙去脉向档案室工作人员交代清楚，在他们的监督、指导下，正式立卷归档。早在1956年，国务院就发布了《关于加强国家档案工作的决定》，确立了文书处理部门立卷的制度。此后，有关办法、条例等也都规定，应当立卷归档的文件材料由文书部门或业务部门收集齐全，并整理立卷，由机关档案部门进行业务指导。为此，笔者认为，应该采取集中立卷的方法，并加以制度化。每年第一季度末，各单位文档人员应分期分批到档案室进行集中立卷。从文件的收集、分类、组卷、编目、装订到案卷排列，都由档案室直接指导把关。档案室提供集中铅印卷皮、统一打印全引目录、供应文档用品等服务。实践证明，这一做法省时、省事、省力，案卷质量高，增强了文档工作的规范性、系统性。
责任编辑：张瑶
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