质量体系文件的作用：
（1）文件的价值
ISO9000－94标准中讲到，“在ISO9000族的内容中，编制和使用文件是具有动态的高增值的活动”。这是人们多年实施ISO9000标准的体会，文件的动态性，表现在文件随体系的运作环境的变化而变化，其始终要保持有效，文件的高增值性是指人们在文件的执行过程中，在不断改善产品质量、减少损失、提高管理水平，赢得客户的信任，为企业带来经济效益。因此在新的标准中，就特别强调要形成文件。
（2）文件的作用
质量体系作用表现在以下几个方面：
a.通向质量的交通图
— 给出了最好的、最实际的达到质量目标的方法；
— 界定了职责和权限，处理好了接口，使质量体系成为职责分明，
协调一致的有机整体；
— “该说的一定要说到，说到的一定要做到”，文件成为组织的法规，通过认真的执行达到预期的目的。
b. 审核的依据
— 证明过程已经确定；
— 证明程序已被认可已展开和实施；
— 证明程序处于更改控制中。
c. 质量改进的保障
— 依据文件确定如何实施工作及如何评价业绩；
— 增强了更改效果的测量结果的可比性和可信度；
— 当把质量改进成果纳入文件，变成标准化程序时，成果可得到有效巩固。
d. 文件和培训
— 文件作为培训全体员工的教材；
— 寻求文件内容与技能和培训内容之间的适宜平衡；
— 保持被展开和实施的程序的协调性取决于文件与人员的技能和培训的有机结合；
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