编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列：“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。
6）签发人：在上报的公文中才出现的，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使 用。位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行
★公文主体部分包括：
1）公文标题，：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置应于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况：1、省略公文机关名称 2、省略事由的 3、机关名称和事由同时省略的）
2）主送机关，：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。（一般有三种情况：1、上级机关对下级发出的公文，下级机关单位负有贯彻执行的责任，除批复外，有两个以上主送机关。 2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文，一般只有一个主送机关。 3、直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了）位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。
3）正文：是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。可分为：
①导语（导语写作有：1、依据式，简要说明发文的根据，常用语有根据、按照、遵照等。2、目的式，开宗说明发文的目的，常用语有为、为了等。3、原因式，简要说明发文的原因，常用简洁语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头）
②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。
正文主体一般要求：1）内容要符合党路线方针政策和有关规定，符合国家的法律法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切 实可行；3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4）文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5）公文中的数字年份均不能回行。
③结束语，正文的结尾
4）附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，——应在正文下一行加以标识
形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。 位置应于正文左下方，公文生效标识上。注明附件材料名称及件
5）成文时间，指公文形成的时间是一项重要内容，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全-用汉字）
位置应标注在发文机关署名下方。不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。
注意事项：
（1） 一般情况下，以领导人签发日期为准。（2） 经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的 正下方。 （3） 法规、规章类文件以批准日期为准。 （4） 两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日 期为准。 （5） 一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。
6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。
（1） 单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识）
（2） 联合行文印章（3） 关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明—用调整行距和字距的方法处理
7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。
★公文的版记部分：
1）主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。
★主题词作用：1）可以准确简要地概括文件的主要内容；2）提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率
（主要表现在：一快，二准，三全）；3）有利于文书档案管理的规范化系统化科学化1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。
注意事项： （1） 必须在公文主题词表中选用主题词。 （2）公文主题词表中的类别标题不作主题词。 （3）主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。（4）一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。（5）在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。⑹“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，一般不超过五个主题词为宜。
2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。（抄送机关要掌握的原则：①抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。②向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。③向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。④一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。⑤受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。）
位置：位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。
3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。 印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。 印制份数：是该份文件所印的数量。
注：翻印文件的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。版记部分—双称“文尾”置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。
三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）会议纪要格式
第三节 公文的排版形式与装订要求
一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。
包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：
公文排版的有关问题：
1）公文用纸尺寸与规格： 国际A4：长297mm、宽210mm
2）公文的书写形式：一律采用从上至下、自左向右横写横排。（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。多层次结构的标识方法： 第一级用：一、二、三…第二级用：（一）、（二）、（三）……第三级用：1 、 2、3、……第四级用：（1）、（2）、（3）
3）字体字号的选用：一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。
发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体。
4）排版规格：正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。
5）制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。
6）印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。
二、公文的装订要求 ：公文一律左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。采用线装、钉装或胶粘等的办法。
第四节 公文的稿本
一、公文的稿本1、公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。 草稿是指内容和和文字表述都还未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。草稿的特点：尚未定型、非 正式、无效力。公文文稿按修改次数 可分为：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。
2、定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅、，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿， 是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。
定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。
二、公文的文本同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。
公文文本按不同用途可分为：
1）正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。（特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力）
2）副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。（作用：代替正本供传阅、参考和备查使用）
3）存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。（特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。
4）修订本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充的的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。5）试行本、暂时本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。6）各种文字文本：包括二层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。
责任编辑：小草
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