（一）建立“毕业申请资料袋”
初审单位必须为每个毕业资格初审合格的考生建立一个“毕业申请资料袋”。其中有：①考生签字确认的《贵州省高等教育自学考试毕业资格初审表》（以下简称《初审表》）的存根联（须粘贴考生的身份证复印件、两张同底两寸蓝底照片）；②《贵州省高等教育自学考试毕业生登记表》（B5格式，以下简称《毕业生登记表》）一式两份；③各门课程合格证原件；④所有准考证原件；⑤本科段的考生需有专科毕业证认证手续，详细操作方法见5；⑥考生姓名变更者，需有户籍管理部门出具的贴有照片的有效证明。
1、初审单位工作人员录入申请办理毕业的考生信息（姓名、准考证号等）后，在“贵州省高等教育自学考试学籍管理平台”系统中查询确认，用A4纸打印《初审表》让考生核对并签字认可。各初审单位务必提醒考生认真核对《贵州省高等教育自学考试毕业初审表》，确保《初审表》中的信息准确无误。凡因考生个人原因导致毕业证信息有误的，须按重新办理毕业证手续进行。
《初审表》的考生联交由考生本人妥善保管，作为领取毕业证书的依据，存根联装入考生的“毕业申请资料袋”，以便核对考生信息。
在毕业资格初审中一定要正确选定考生的专业和申报地区，考生基本情况表的各栏目要填写完整、准确。
各初审单位务必确保《初审表》中信息的准确性，以保证毕业证信息的准确性。
2、申请毕业的考生须填写《毕业生登记表》（B5格式）一式两份，表中务必填写考试科目、考试成绩、合格时间并粘贴照片。各市（州、地）招生考试机构、有关院校对申请办理毕业的考生资格初审合格后要在《毕业生登记表》尾页上签署意见并盖章。毕业时间一律填写为下半年6月30日，下半年12月30日。
3、《毕业生登记表》及《初审表》上的姓名、性别要与身份证上的信息一致。姓名如有变更的，须附上公安部门的相关证明。
4、各初审单位工作人员将考生的身份证、专科毕业证原件及复印件对照审核（确认后在复印件上签署“与原件相符”的意见并署名、盖公章，下同），审核合格后将复印件材料装入考生的“毕业申请资料袋”。
5、本科段考生的专科毕业证书审核方法：
（1）各类专科毕业证书审核须以在“中国高等教育学生信息网（http://www.chsi.com.cn）”或“高等教育自学考试信息网（http://www.STE.net.cn）”上下载打印的“全国高等教育学历证书网上查询报告”为依据，并将专科毕业证书原件及复印件一起提供给初审单位进行审核，经审核确认后将专科毕业证书复印件与“查询报告”于5月30日或11月30日前造册上报省招生考试中心自考处。
（2）专科毕业证书如在上述网站无法查询的，由各初审单位在“贵州省高等教育自学考试学籍管理平台”下的“毕业管理”栏目中的“毕业证查询”进行查询确认后，录入考生的准考证号进行专科毕业证关联即可。
（3）以上两种途径都查不到的高校毕业生，须上交专科毕业证书原件及复印件给初审单位；自学考试毕业生只需将专科毕业证书复印件上交给初审单位。各初审单位将这些材料于每年的5月30日或11月30日前造册上报省招生考试中心自考处。
（二）档案合并
若考生有多个准考证号时，需在每年的5月或11月到各地招生考试机构、有关院校填写《贵州省高等教育自学考试档案合并申请表》，由各单位对考生的身份证、准考证、课程合格证进行审验，确认后为考生进行档案合并。
（三）对错录或漏录的考生档案的处理方法
各初审单位在初审时，对持有课程合格证，但考生电子档案中无相关课程的考生，初审单位须提供试卷或课程合格证原件及成绩册复印件，并从“贵州省高等教育自学考试学籍管理平台”（http://222.85.176.130：8000）上下载“漏录成绩导入模板”，按模板要求将考生的相关信息[姓名、新、旧准考证号（无旧准考证号则新准考证号填写两遍）、课程名称、成绩等]录入，文件命名为“XX地区（考点）漏录成绩情况。XLS”，集中审核时对此文件进行逐一审核、确认后导入系统。
若有个别考生无任何电子档案（即输入姓名或准考证号都查询不到考生的信息），各初审单位必须提供该考生的纸介质档案（即各科合格试卷）及课程合格证原件，各科成绩的录入方式同上。集中审核时对此文件进行试卷与录入成绩对照审核、确认后导入系统。
（四）初审方法
1、帐号与密码管理：各初审单位必须指定一位在编正式职工负责初审工作，并将其单位、姓名、手机号于每年的5月30日前或11月30日前上报省招生考试中心。
2、具体初审方法详见“贵州省高等教育自学考试学籍管理平台”中的帮助文档。
二、毕业资格初审工作中有关事项说明
（一）无课程合格证的处理方法
考试成绩合格考生的课程合格证（以下简称“合格证”）若丢失的，各初审单位必须将该考生的相关课程的成绩册复印并签字盖章，同时登记办理重新打印合格证手续，并将上述情况考生名单及相关材料上报省招生考试中心。
（二）无准考证的处理方法
若准考证遗失的或还要用此证进行其它专业考试的考生，由考生本人写一说明交初审单位盖章后放入“毕业申请资料袋”上报。
（三）少数考生保存了部分考籍档案、免考证明、论文、实践环节考核成绩等材料的处理方法
请各初审单位将这部分考生的相关材料收取后，于每年的5月30日前或11月30日前造册及资料一并上报省招生考试中心自考处。
（四）各种表格的生成、打印方法
《贵州省高等教育自学考试毕业初审表》和《贵州省高等教育自学考试毕业生名册》必须是将必要内容录入完整后，系统自动生成并打印的，否则无效。
（五）身份证号码的填写方法
1、居民身份证：采用旧版身份证（15位数字）或新版身份证（18位数字）均可。
2、军人、武警人员证件：采用18位数字。
具体采集方法格式：军人证件号码中数字代码+出生年月日+补足代码
其中：军人证件号码中甲、乙、A、B等非数字代码省略，只取数字代码，具体又分：
①数字代码位数少于6位的，填写时在代码后加“0”，使之达到6位数字。
②数字代码位数超过6位的，只填写前6位数字。
出生年月日：采用“年（yyyy）——月（mm）——日（dd）”形式。
补足代码：可根据需要，补充数字“0”。最终以补齐18位数字为准。
例：某军人出生日期为1978年8月23日，证件号为：午17963。
填写成18位数字为：179630197808230000。
三、安全保密
为保证各初审单位系统帐号及密码的安全性，各初审单位如发现帐号泄漏，应及时向省招生考试中心自考处报告并申请更换。
责任编辑：虫虫
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