四、电子商务项目的控制
项目计划只是根据预测而对未来做出的安排，在编制计划时难于预见的问题很多，实际中，由于种种不确定因素的干扰，使得项目实施必然会偏离预先设定的计划轨道，或多或少地出现一些偏差。为了保证项目成功，使预定目标按时并在预算范围内得以实现，项目经理及其他管理人员对计划做出调整，采取必要的、有针对性的措施加以纠正，此过程即为项目的控制过程。项目管理的核心在项目控制，而项目控制的核心要素是进度、成本和质量。电子商务项目管理的目标是在保证质量前提下，寻找进度和成本的最优解决方案，确保有效地控制项目，实现全过程控制（事前、事中、事后）和全方位控制（进度、成本、质量）。
（一）项目的控制系统
要实现对项目的有效控制，应使控制工作程序化、规范化，建立项目控制系统。该系统主要包括以下几个要素：建立基准计划；获得最新信息：项目检查、发现偏差；偏差分析、预测；采取纠偏措施；修订基准计划和通知各有关方。
（二）项目的范围变更控制
项目范围变更是指对项目的最终产品或最终服务范围的增加、修改或者删减。电子商务项目开始实施之后，由于种种不确定因素会使项目范围发生变化。范围变更对项目的影响是很大的，可能会导致项目工期、成本、质量等各种指标的变动，进而引起项目目标的变化。因此，必须要对项目范围的变更进行控制。
（三）项目的进度控制
项目进度控制主要是经常监督每项工作进度的执行状况，比较实际状态和计划之间的差异，及时发现和纠正偏差，并做出必要的调整使项目向有利的方向发展。以保证项目按计划进度执行，使预定目标按时在预算范围内实现。在进度控制中要考虑影响项目进度变化的因素、项目进度变更对其他部分的影响因素、进度表变更时应采取的实际措施。在项目的实施过程中，项目的进度延期，可以预见性地去发现，发现后就可以及时采取对策进行解决，这种将问题消灭在萌芽状态的做法，可以有效地保障项目顺利进行。
项目进度控制的方法和工具主要有：
（1）进度变更控制系统。进度变更控制系统描述了项目进度变更的过程，它包括文书工作、处理过程和改进措施。进度变更控制应该与整个系统的变更控制相协调。
（2）进度度量。进度控制的一项主要工作是判断进度是否发生了变化，比如在非关键线路上的工作延迟可能不影响项目的进展情况，然而关键工作的延迟势必会导致整个进度的变更。
（3）补充计划。项目的执行很少能够完全按照原有计划进行，补充计划就是为了反映由于各种情况的变更导致计划的变更。
（4）项目管理软件。目前项目管理软件正被广泛地应用于项目管理工作中，尤其是它清晰的表达方式，在项目时间管理上更显得方便、灵活、高效。在管理软件中输入活动列表、估算的活动工期、活动之间的逻辑关系、参与活动的人力资源、成本，项目管理软件可以自动进行数学计算、平衡资源分配、成本计算，并可迅速地解决进度交叉问题，也可以打印显示进度表。项目管理软件除了具备项目进度制定功能外还具有较强的项目执行记录、跟踪项目计划、实际完成情况记录的能力，并能及时给出实际和潜在的影响分析。
（5）可视化图表。包括重要的关系、里程碑图、甘特图、实际进度前锋线、费用成本曲线、资源负荷图、项目成本记录和工作绩效图等。
（四）项目的成本控制
项目成本控制就是按照事先拟定的计划，将项目实施过程中发生的各种实际成本与预算成本进行对比、检查、监督和纠正，尽量使项目的实际成本控制在计划和预算范围内的管理过程，因此成本预算就是成本控制的基础。电子商务项目中由于成本、质量和进度三者密不可分，经费管理系统决不能脱离质量管理和进度管理独立存在，要在成本、质量和进度三者之间进行综合平衡。
成本控制的关键是经常及时地分析实际的成本绩效，尽早发现成本差异和成本执行的无效率，以便在情况变换之前及时采取纠正措施，实现有效的成本管理。否则一旦项目成本失控，要在预算内完成项目是非常困难的。
成本控制的主要内容如下：
（1）以工作包为单位，监控成本的执行情况，确定实际成本与预算成本之间的偏差，查找出产生偏差的原因。
（2）对发生成本偏差的工作包实施管理，有针对性的采取纠正措施，必要时可以根据实际情况对项目成本基准计划进行适当的调整和修改。
（3）确认所有发生的变化都被准确记录在成本基准计划(费用线)中；避免不正确的、不合适的或者无效的变更反映在成本基准计划中。
（4）在进行成本控制的同时，应该与其他控制过程(范围控制、进度控制和质量控制等)相协调。防止因不合适的单纯控制成本而可能引起项目范围、进度和质量方面的问题。甚至导致不可接受的项目风险。
（五）项目的质量控制
项目质量控制是项目控制的重要组成部分，质量控制就是要使项目的质量目标得以实现，确保最终产品满足要求的一系列活动。它主要就是监控项目的交付物和执行过程，将项目的实施结果与事先制订的质量标准进行比较，找出其存在的差距，并分析形成这一差距的原因。质量控制通常是由项目参与各方组织实施的，它贯穿于项目质量形成全过程的各个环节，包括监控特定的项目结果，确保它们遵循相关质量标准，并识别提高整体质量的途径。
提高质量是电子商务项目的主要目标。但由于电子商务项目的开发是一种高科技创作活动，很难像传统工业那样通过执行严格的操作规范来保证电子商务项目产品的质量。因此对一个电子商务项目来说，必须了解其质量因素，如正确性、可靠性、易用性、灵活性、可复用性和可理解性等，在进行系统设计和程序设计时就要将高质量内建其中，并坚持质量控制要以预防为主并与检验把关相结合的原则，对质量活动的成果进行分阶段验证，以便及时发现问题，查明原因，采取措施，防止类似问题重复发生，并使问题在早期得到解决，减少经济损失。
1、项目质量控制的主要内容
（1）保证项目业主取得与其花费相当并符合要求的项目成果。
（2）为项目经理管理项目质量提供独立、公正的评价。
（3）及时发现和纠正项目在实施过程中出现的问题，以避免或减少这些问题带来的损失。
（4）掌握项目检查和试验记录等有关资料，以便证明项目是按有关规定、规程进行的。
2、质量控制的方法与技术
项目管理组应具备统计质量控制的知识，特别是抽样检查和概率方面的知识，便于评价质量控制的结果。
（1）检查。包括对项目的度量、考察和测试。质量检查并不是要等到项目结束时才执行惟一的一次，应该在每个实践环节都要执行。
（2）流程图法。流程图通常被用于项目质量控制的过程中，其主要目的是确定以及分析问题产生的原因。
（3）因果分析图法。因果分析图又称鱼刺图。一般采用“头脑风暴法”等方法，让参与分析的人员充分发表意见，分析产生某种质量问题的原因，并将所有的意见罗列起来，然后再系统地整理出它们之间的关系，最后将意见反映在图面上，绘制出一致认可的因果分析图。
（4）排列图法。排列图法又称帕累托图法，这是用来寻找影响项目质量主要因素的一种常用方法。如图所示，排列图一般有两个纵坐标，左边纵坐标表示某种因数发生的频数(次数)，右边的纵坐标表示某种因素发生的累计频率。图中的横坐标表示影响项目质量的各个因素或项目，曲线表示各种影响因数的累计百分数。
（5）调查分析法。调查分析法又称调查表法，是利用表格的形式进行数据收集和统计的一种方法。表格的形式应便于统计和分析，具体可根据实际情况自行设计。
五、电子商务项目的采购管理 （一）电子商务项目采购执行
项目组织为了获取项目所需的资源，就必须从事采购活动，一些项目的采购支出一般要占项目投资总额的60％～70％。采购是保证项目实施的物质基础的一项关键活动，它甚至关系到项目建设的成败。如果采购活动的工作方式不当，或者管理不得力，所采购的物质和服务达不到项目的规定要求，直接关系到项目的成本、工期、质量这三大目标的实现，影响项目的顺利实施，而且会影响项目的预期收益和未来现金流。因此对采购过程的管理是项目管理领域里的一个十分重要的内容。
项目组织依据制定出来的采购计划及其相应的各种采购文件，就可以开始项目采购的实施阶段。项目采购实施阶段的一个首要工作就是根据采购规模、资金来源渠道和采购产品的性质和要求，对项目的采购方式进行选择，以提高项目采购工作的效率和质量。
1、项目采购方式
（1）招标采购
一般适用于较大的电子商务项目的电子设备和一些建设工程的采购。
① 公开招标采购。公开招标采购是一种无限竞争性招标方式，为所有合格的投标者提供一个公平竞争的机会。由招标单位在各种专业或非专业媒体上发布招标广告，凡是符合投标条件的单位都可以在约定的时间内按照约定的条件和方法向招标单位提交投标意向书，通过招标单位的资格审查后，核准其购买招标文件，进行投标。根据招标工作的投标范围，又可以进一步将公开招标采购细分为：国际竞争性招标和国内竞争性招标。
② 邀请招标采购。为了降低招标采购的成本，减轻招标采购的工作量，项目组织可以使用邀请招标采购的方式。使用这一招标方式进行采购时，招标单位不再媒体上发布招标广告，不向大众公开招标信息，而是依据自己所掌握的一些供应商情况（如技术水平、经济实力、商业信誉）以及专家的建议，选择一些自认为合格的单位发出投标邀请，应邀请单位（3家以上）在规定时间内，按照规定的条件向招标单位提交投标意向书，购买招标文件进行投标。
（2）非招标采购
一般适用于单价较低，有固定标准的现货产品或专卖产品的采购。
① 询价采购。询价采购又称“货比三家”采购法，它是先收集若干家，至少3家以上供货商提供的产品报价，然后将各个报价及其供货条件进行分析对比，在既定的产品质量基础上，选择售后服务最好，价格最低的供货商。
② 直接采购。当一般不能够进行招标采购且无法进行询价采购时，可采取直接同某家供货商签订采购合同。例如某种产品具有专卖性质或者在某项产品的采购条件限定范围内只有一家供货商能够并愿意提供产品(如技术水平过高)。
（3）自营工程。是指项目组织出于项目的特殊要求（如需保密）和成本收益原则的角度，利用项目组织自身所拥有的人力、物力和财力，由自己制造项目实施所必需的产品和服务，它不是一种严格意义上的采购方式。
2、招标投标的程序
招标投标是由招标人和投标人经过要约、承诺、择优选定，最终形成协议和合同关系的、平等主体之间的一种交易方式，是法人之问达成有偿、具有约束力的法律行为。招投标具有平等性、竞争性、开放性等基本特征，必须遵循的基本原则是：公开、公平、公正、诚实信用。
招标投标活动一般分为4个阶段，程序如下。
（1）招标准备阶段。基本分为以下几个步骤：具有招标条件的单位填写招标申请书，报有关部门审批；获准后，组织招标班子和评标委员会；编制招标文件和标底；发布招标公告：审定投标单位；发放招标文件：组织招标会议；接受招标文件。
（2）投标准备阶段。根据招标公告或招标单位的邀请，选择符合本单位实施能力的项目，向招标单位提交投标意向，并提供资格证明文件和资料；资格预审通过后，组织正式投标班子，跟踪投标项目，购买投标文件，参加招标会议，．编制投标文件，并在规定时间内报送给招标单位。
（3）开标评标阶段。按照招标公告规定的时间、地点，由招标投标方派代表并有公证人在场的情况下，当众开标；招标方对投标者进行资格后审、询标和评标；投标方做好询标解答准备，接受询标质疑，等待评标决标。
（4）决标签约阶段。评标委员会提出评标意见，报送决定单位确定，根据决标内容向中标单位发出《中标通知书》；中标单位接到通知书后，在规定的期限内与招标单位签订合同。
（二）电子商务项目合同管理及履行
项目组织与承包商或各资源供应商就货物与服务达成一致的协议，签订合同后，就进入了合同管理及履行阶段，这一阶段的主要目标是确保各资源供应商或承包商依法履行合同。
1、项目合同的管理
（l）合同的含义及内容
合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止合法的民事权利义务关系的具有法律效力的协议。项目合同是指，项目业主或其代理人与项目承包人或供应商为完成某一确定的项目所指向的目标或规定的内容，明确双方权利义务关系而达成的协议。通常项目业主（客户）是合同的甲方，承包商或资源供应商是乙方。合同表达了甲乙双方之间的沟通结构，表达了双方达成确保项目成功的共识预期望。合同文件通常包括6个基本部分：总标单（投标文件）；协议书；合同的一般条件和标准规范；合同的特殊规范和条件；采购项目类别；附录（对前述部分的补充，更改或修正）。
（2）合同类型
按签约各方的关系分类，可以将合同分为总承包合同、分包合同、转包合同、货物供销合同、劳务合同和联合承包合同等。
按计价方式分类，可以将合同分为固定总价合同、目标合同（合同双方预先定好一个目标价格，实际成本若高于此，双方按一定比例分摊；实际成本若低于此，多于部分也由双方按比例分享）、成本加酬金合同、单价合同和计量估价合同。
电子商务项目合同一般用的较多的有两个基本类型：一是固定总价合同，二是成本加酬金合同。
2、合同管理的依据
（1）合同文件。是项目合同管理的基本蓝本，项目合同管理的主要目的是确保供应商或承包商能够按照合同的条款履行义务。
（2）工作结果。是指供应商或承包商的工作结果：那些任务已经完成，哪些尚未完成，质量标准达到的程度，耗用的成本等，作为项目计划执行成果的一部分都要收集起来。
（3）变更请求。根据合同履行的具体情况和具体实施的要求，由合同双方当事人中的任何一方提出的有关合同条款内容的变更申请。变更申请可以包括对合同条款或应提供产品或服务的说明的修改。如果承包商的产品不令人满意，则终止该合同的决定亦作为变更请求处理。
（4）供应商或承包商提供的单据。项目组织依照供应商或承包商定期提交单据支付已完成部分的款项。
六、电子商务项目监理制
由于社会经济的不断发展，电子商务项目的复杂程度也越来越高，项目业主（客户）想要仅仅依靠自己的力量对项目实施进行监督管理已经不太可能。因此，随着市场的规范和业主的成熟，建筑项目的监理制度也逐渐被电子商务项目所采纳，监理单位或专业人士可接受业主的委托对项目实施监督管理。
实践证明，监理制度由于具有横向制约的功能，有利于改革传统的项目管理体制，有利于提高项目的经济效益。同时，监理人员具有的双重角色也有利于提高项目的建设水平，一方面，他接受业主的委托，对项目的实施进行监督；另一方面，他又不完全是项目组织的对立面，他还可以作为项目组织的良好参谋，面对项目实施过程中遇到的种种技术问题、质量问题和管理问题，监理人员凭借其丰富的监理经验，可以协助项目管理者解决问题。这也是社会的进步，项目管理中称之为第三方项目管理。
（一）监理的类型
每个企业的情况各有不同，而每个电子商务项目也各有自己的特点。业主在选监理时，要按企业的实际情况来考虑。一般来说，按照监理在工程中的参与程度可以把监理分为3种类型：咨询式监理、标志式监理、全过程监理。
（1）咨询式监理。咨询式监理是对用户在系统建设过程中提出的问题进行咨询解答，其性质类似于业务咨询或方案咨询。这种方式费用最少，监理方的责任最轻，适合于电子商务项目中管理和技术力量较强的业主采用。
（2）标志式监理。标志式监理是指按照电子商务项目的建设特点，对电子商务项目的建设进行阶段划分，在每一个阶段结束时通知监理方进行审查或测试。这种方式比咨询式监理的费用要高，监理方也要承担相应的责任。另外，标志的确定和监理合同的制订也需要承建方的参与，否则就会因对标志的界定认识不同而相互推卸责任。这种监理适合有一定技术及管理能力的用户采用。
（3）全程式监理。全程式监理是3种类型当中最复杂的一种，不但要求对系统建设过程中的标志进行审查，还应派相应人员定期跟踪、收集系统开发过程中的各种信息，不断评估承建商开发质量和效率。这种方式费用最高，监理方的责任也最大，适合那些对电子商务项目技术力量偏弱的用户采用。
在电子商务项目中，承建方也会有自己的项目管理人员负责项目组织及相关计划的制订等工作，但这与监理的工作并不重复。监理一般不干涉承建方的工程细节，它主要是对承建方提出的工程计划进行监督和管理，并且对一些关键的环节，如进度、资金、质量等进行控制。
（二）监理的主要内容
在电子商务项目的实施过程中，监理必须和项目管理有机地结合起来，监理过程应该贯穿在整个项目建设的全过程中。项目监理的主要内容是控制项目投资、进度和质量；进行项目的合同管理和信息管理；协调有关单位间的工作关系。实际上，用一句话来概括，电子商务项目监理的中心任务就是控制电子商务项目的目标，也就是控制经过科学规划所确定的项目的投资、进度和质量目标。
（1）投资控制。投资控制主要是在项目概念阶段，协助业主正确地进行投资决策，控制好估算投资总额；在规划阶段对方案、费用概预算进行审查；在实施阶段协助确定标底和合同价，审批范围变更，核实已完工作量，进行有关款项的签证和控制索赔；在收尾阶段审核费用结算。
（2）进度控制。在规划阶段研究确定合理的时间目标；在实施阶段审查、修改进度计划，并在计划实施中紧密跟踪，做好协调与监督，将实际目标和项目实施状况进行对比，排除干扰，对偏离计划和标准的行为进行及时纠正，逐步实现各个阶段目标，最终保证总目标的实现。
（3）质量控制。质量控制贯穿在项目实现全过程。主要包括方案审核、控制范围变更、审查承包商资质、实施质量预控、认证监督标准规范的贯彻、通过质量验收和严把质量关。
（4）合同管理。合同管理是进行投资、监督进度和质量控制的手段。监理单位主要是根据监理合同的要求，对项目承包合同的签订、履行、变更和解除进行监督、检查，对合同双方的争议进行调解和处理，保证合同的依法签订和全面履行。
（5）信息管理。是指在实施监理的过程中，监理人员要对所需要的信息进行收集、整理、加工、存储、传递和应用等一系列工作。为了有效地对项目进行控制，全面、准确、及时地掌握工程信息就十分必要，通过建立科学的管理信息系统，就可以对来自各方面的信息进行处理、分析和判断，最后进行科学的监理决策。
（6）组织协调。监理单位协调相关单位的关系，包括项目业主、设计单位、施工单位、材料和设备供应单位以及其他单位之间的协调。使之相互之间加强合作，减少矛盾，共同完成项目目标。
要使电子商务项目规范发展，电子商务项目的监理应由国家职能部门行使国家职权，依据法律法规，对规定的项目实行监理。在实施过程中，各地建设一批符合监理条件的监理机构也是有必要的。监理机构必须要经过政府有关管理机构的审查，获得资格认证并申请注册后，方可开业。监理应对建设方和承建方负责，全面为电子商务项目把关。
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责任编辑：张瑶
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