会计电算化系统的操作运行必须要有个严密的操作行为规范。通常，实行会计电算化的单位，一般配备二台或若干台计算机。上机人员包括会计人员和计算机专业人员。由于介入操作的人员数量多，构成复杂，客观上也会产生不同人的行为方式。因此，制订统一的操作行为规范，使其达到预期的目的，是会计电算化操作运行的客观需要。
　　另外，在会计电算化系统中，会计信息以集中处理为主，任何一个岗位的差错，都会影响到整个系统的安全。
　　会计电算化系统操作运行的管理包括对操作人员的管理，对操作过程的规范，以及审核、备份及操作日志等方面的管理。这些方面构成会计电算化系统操作运行的管理。
　　（一）对操作人员的管理对操作人员的管理分为操作人员资格的认定和赋权两个方面。
　　1.操作人员资格的认定。
　　操作人员资格认定办法一般应由企业财务会计部门制订。会计人员（包括电子计算机专业人员）因工作需要上机操作，必须经财政部门考核组考核合格，颁发“计算机操作证”或“会计电算化操作证”，持证上机操作。考核不合格或无证者不准上机操作。进行操作人员资格认定是从根本上保证上机操作人员的技术水平，保证系统正常运行的措施，能有效防止上机操作人员因操作技术不合格、不具有一定水平的技能而误操作造成差错、损失。
　　2.赋权。
　　根据《会计电算化管理办法》的有关规定，软件应具有防止非指定人员擅自使用和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。在实际工作中，除在会计核算软件技术上加密外，还应在管理上进行分工，分别要对系统管理员、数据录入员、审核记账员、会计报表编制人员、会计账簿打印输出操作员、各专项功能模块操作员和其他会计业务操作员的操作权限给予界定，防止越权操作所引起的数据丢失、紊乱和泄密现象出现。
　　（二）操作规范必须严格按照《会计电算化系统工作流程》完成各项工作。必须以自己的真实姓名进入会计电算化系统，按要求填写日期。操作员口令、操作内容、操作起止时间和运行情况，根据指定操作人权限的指令进行操作，不得进行违反规范的操作。所有上机作人员必须登记所有上机操作情况。在操作过程中发现问题应及时向系统管理员报告。问题的现象、处理过程、处理方法。处理结果等都应有明确记录。对于严重或重大运行故障，除应按规定登记外，还应向单位负责人报告。工作完毕后应及时退出系统，以免他人利用系统进行其他操作。不得将自己的口令泄露给他人，并定期修改自己的口令。启动系统时按要求顺序开机，结束工作后按规定顺序关机。
　　会计电算化系统的硬件设备和软件由财务部门统一管理和使用，其他部门人员一般不得使用，确需使用时必须经财务部门有关负责人批准，并确认不影响会计电算化的正常工作一经批准的其他部门人员操作时必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名和批准时间。任何人不得玩计算机游戏，不得用于对外服务。为了避免计算机染上病毒，所有软盘必须进行病毒检测，若有病毒杀毒后才可进行其他操作。为了保证硬件安全，不得带电拔插任何接口线路，包括打印电缆线插头、显示器电缆线、键盘插头等。不得进行未作登记记录的硬件或软件维护工作。
　　（三）审核
　　1.输入前审核。审核原始凭证的合理、合法性即是否有经办人、验收人、主管领导签字。采用手工编制记账凭证的，要审核手工凭证是否符合会计制度要求，借贷关系是否平衡，未经审核的记账凭证不准输入；其他会计业务及数据应事先预审。
　　2.输入后审核。不论是采用直接在计算机上编制记账凭证，还是经审核输入的手工编制记账凭证，在打印记账凭证之前，审核员对机内的记账凭证必须严格审核，确保与手工记账凭证或原始凭证完全一致，审核无误后签章。在打印输出记账凭证后，审核员仍要对记账凭证的日期、业务内容及摘要、借贷分录、金额、数量等严格把关，无论何时，发现不合法的或出现差错的凭证应及时退回经办人员妥当处理。
　　3.每周对所有凭证、报表等进行一次复查，确保数据正确无误。
　　（四）备份在手工会计中，所有会计资料如会计凭证、会计账簿和会计报表等均是以文字的形式存放在纸介质中。由于纸介质中存放的信息具有较高的安全性和稳定性，另外把纸介质中的信息制作副本也非常费时费力。因此为了保证会计信息的安全，通常采用的方法是加强对纸介质中的信息的保护，很少采用制作副本（备份）的方法。在会计电算化系统中，由于会计信息存储的介质主要是磁盘等磁性介质。而磁性介质中存放的信息相对不稳定，安全性较差；但另一方面，磁性介质中存放的信息可以非常方便地制作副本，也就是备份。所以实现会计电算化以后，对会计档案进行备份就成为常规的，也是必要的管理手段了。
　　备份时间，也称备份时间间隔。备份的目的是防止会计档案的意外丢失。由此，备份分为永久性备份和临时备份。永久性备份是指备份产生的副本需长期保存。临时性备份是指备份产生的副本只是暂时保存。永久性备份主要在每个会计期间核算完成时进行，一般应制作两到三个副本，存放在不同的地方，以防意外。临时备份通常在每天或每段工作完成时进行。临时备份可采用A、B备份法。所谓A、B备份法是指按需备份数据量准备两组磁盘，分别标为A组和B组。第一次用A组磁盘备份；第二次用B组磁盘备份；第三次再用A组磁盘备份；第四次用B组磁盘备份……依次类推。这种方法的优点是在不增加备份工作量的情况下提高了备份数据的安全性。备份的软盘应存放在安全地点。一般应具备防盗、防磁、防潮、防热、防污染等功能。
　　（五）操作日志。
　　操作日志一般包括：开机时间、操作内容、调用功能、硬件运行状况、软件运行状况、关机时间和操作人签字等。通过操作日志，除了可以掌握会计电算化系统的运行状况，培养增强操作人员的责任心，更重要的是通过操作日志，反映一定时期计算机硬件与软件使用情况，为计算机维护人员提供第一手资料，以便制订维护计划及措施。

责任编辑：虫虫