随着市场的推进，从1999年1月份到现在，美大咖啡已在北京建立了15家咖啡连锁店，预计到年底将达到20家，5年之内将扩大到50家。据店里的一份统计材料，今年的4～7月就有十几万人光顾北京的分店。
第二次选型
作为一个国际性的公司，美大咖啡在成立之初，就把管理系统信息化作为首要的工作，最初的选型是在国外ERP系统中展开的。但随着应用的深入，系统的一些问题也逐渐暴露出来，美大公司的许多应用需求难以得到满足。例如：针对国内、国外两种不同的财务制度，需提供两套不同的财务账套；多币种的相互结算；各分店与总公司业务系统和财务系统的紧密连接；强大的成本分析等。
在这种情况下，美大公司曾想进行客户化修改，但因种种原因而难以实现。在万般无奈的情况下，美大公司决定放弃原系统重新选型。
因为有了第一次经验，美大公司第二轮的选型工作非常谨慎，但目标非常明确。经过对软件公司从产品功能、服务能力、性价比等众多因素的比较和分析，美大公司最后确定采用奇正软件系统公司的STRATEGY ERP。
全面实施ERP
经过了前段时间的系统应用，美大公司的应用需求已非常明确。针对美大公司财务、业务流程的特点，奇正公司为其提供了从网络配置、系统配置、软件配置、实施方法和客户化修改等全面解决方案。
1．财务系统
美大公司属于典型的外资企业，由于中外会计核算方法的不同，使财务核算难以进行。STRATEGY ERP中的财务系统具备的双记账功能，使美大公司在一套财务数据的基础上，根据中国和美国会计核算的不同要求，分别设置两套账，每套账有自己独立的会计科目、会计期和记账本位币，以及完整的账目查询与打印功能。美大公司只需在其中一套账上做凭证，系统就可以根据事先定义好的对应规则，自动生成另一套账上的对应记账凭证，从而减少了凭证工作量，简化了财务核算工作，提高了工作质量。该系统中的多币种功能，也为美大公司的财务处理提供了很多方便的选择。
美大咖啡对旗下18家连锁店的财务管理采取集中式管理，为了对每家店的经营情况做到了如指掌，需要软件能提供较强的部门核算分析。该系统的部门核算模块为这种管理方式提供了很强的辅助管理功能，既能纵向具体查询出某一店的收入、成本、费用的情况，又能横向对比出每家店的经营状况。美大咖啡可以方便地对各连锁店的财务数据进行定制、查询、核算、汇总、分析等操作。由于该财务系统的灵活设置特点，美大咖啡可以轻松设置每家店的凭证类型，由专门的财务人员管理。美大咖啡每月发生的大多数是固定的业务，系统中的样本凭证功能解决了这个问题，它使财务人员轻松自如地处理此类业务，降低了凭证的输入量。
2.业务系统
美大公司业务量非常大，而且具有自身的特点。流程中最突出的一个就是，公司总部和各连锁店都有一些采购行为，并且有着各自的库存管理，总部采用集中式采购，然后调拨到各分库，各连锁店采购后直接归入自己的分库中。但是，总部必须对各连锁店分库的数据进行集中管理，以便进行随后的部门核算等工作。奇正供应链管理系统通过围绕库存管理来实现美大公司的采购、供应、销售等流程的管理。
3．实施控制
系统实施是项目成功的保证，对于大型系统来说实施是至关重要的。为了保证美大咖啡ERP项目实施顺利、稳步地进行，在实施项目时，奇正派驻了专门的人员去控制和管理项目的实施工作。在美大公司各级领导和具体操作人员的大力支持下，美大咖啡ERP项目从组织、系统模型的建立、软件的安装、系统初始化，一直到人员的培训和系统后续的支持及系统版本的升级，完全采用了美大公司可预见的实施费用，使美大明确其所需要资源的投入，例如人力、时间等，确保了项目在规定时间内完成。该项目于2000年3月开始实施，仅经过三个月的时间，系统即全面开始使用。
该系统制定了一系列为客户服务的措施，其中包括从售前帮助客户分析系统的需求，到系统的安装实施，直至正式运行的一揽子服务，另外在线支持服务、远程联机服务也很受美大欢迎。远程联机服务为美大公司带来很多好处：只要有需要，随时可以请奇正的技术人员登录到美大公司的系统进行维护，这甚至比到现场服务还方便。对于某些属于美大公司特殊需求或系统功能方面的问题，由奇正公司专门人员负责，并及时根据美大的要求进行客户化修改，以使系统更加完善，便于用户使用。
随着实施工作的逐步进行，美大公司发现，其原有的系统所不能解决的问题都一一迎刃而解，财务人员的工作强度大大减轻了。该系统投入使用以后，美大能够充分快速地对企业物料的变动状况和需求的变动状况做出反应，合理地给出计划和建议，管理人员感到自己被解放出来了，有时间去考虑一些深层次的问题，比如供应商绩效的考核，各分店的财务管理，采购综合成本分析等等。
北京美大咖啡有限公司财务系统结构图
美大咖啡有限公司业务系统结构图
责任编辑：虫虫
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