第六章 原材料、零部件、辅料采购跟单实务

　　一、原材料采购跟单含义及起因
　　原材料等采购跟单的目的在于满足对外合同执行中对原材料的需求，即在规定的期限，获得必需的原材料，避免企业停工待料。
　　（一）采购的含义（略）
　　（二）原材料采购的原因（略）
　　（三）原材料采购中经常出现的问题
　　原材料等到底能不能按时供应，跟单员有大量艰苦细致的工作要做。在原材料等采购跟单工作中，跟单员要事先预计到可能发生的问题，其关键环节主要在原材料供应商、采购方企业等控制方面。原材料供应商可能由于管理、生产、技术等多方原因而出现未能按期提供原材料。采购方企业也有可能由于供应商选择不当或自己工作不到位等原因使供应商未能及时提供原材料。
　　二、原材料采购跟单要求
　　原材料采购跟单的基本要求是：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。
　　（一）适当的交货时间
　　适当的交货时间是跟单员进行原材料采购跟单的中心任务。原材料交货时间过早或过晚都不利于采购企业的经营运作，跟单员的任务就是使所采购的原材料在规定的时间获得有效的供应。
　　（二）适当的交货质量
　　适当的交货质量，是指供应商所交的原材料可以满足企业使用要求。过低的质量要求是不容许的，但过高的质量会导致成本提高，削弱产品的竞争力，这同样不可取。原材料质量达不到企业使用要求的后果是严重的：
　　1.会导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理，增加大量的管理费用；
　　2.会导致企业在重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加；
　　3.会导致生产线返工增多，降低生产效率；
　　4.会导致生产计划推迟，有可能引起不能按承诺的时间向客户交货，会降低客户对企业的信任度；
　　 5.会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重的会丢失客户。
　　（三）适当的交货地点
　　为了减少企业的运输与装卸费用，跟单员在进行原材料跟单时应要求供应商在适当的地点交货，因此跟单员应重点选择那些离企业近、交通方便的供应商。因交货地点不当，会增加原材料的运输、装卸和保管成本。
　　（四）适当的交货数量
　　适当的交货数量是指每次交来的原材料企业刚好够用，不产生更多的库存。
　　（五）适当的交货价格
　　一个合适的价格，要经过以下几个环节的努力才能获得：（1）多渠道获得商品报价。（2）比价。（3）议价。（4）定价。跟单员一般对每个产品的采购，需保留三个以上供应商的报价，有时这些供应商的价格可能相同，也可能不同。但让这些供应商知道你有多个供应商可选择，他只是一个竞争者，他们会努力改善合作关系，这样企业才可能获得最好的报价和服务。
　　三、原材料采购跟单的流程
　　原材料采购跟单的流程为：制作采购单、内部报批、采购单跟踪、原材料检验与原材料进仓。
　　（一）制作《采购原材料辅料申请单》
　　跟单员在制作采购单时应注意以下要点：
　　1.审查《采购原材料辅料申请单》。
　　跟单员在审查《采购原材料辅料申请单》时应着重以下内容：
　　（1）适当的采购人。采购所需的内容，只有需用部门、业务员最为清楚，由部门、业务员提出采购。
　　（2）以书面方式提出原材料的采购。
　　（3）确定原材料要求的内容。包括原材料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后服务的速度、次数、地点等。
　　（4）以型号规格表明采购的标准。
　　2.熟悉采购的原材料。
　　3.价格确认。跟单员应对采购原材料的最终价格负责，跟单员有权利向其他供应商了解并寻找最佳供应商，以维护企业最大利益。
　　4.确认质量标准。
　　5.确认原材料采购量。
　　对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核，如发现错误，跟单员应及时提出并进行弥补工作。
　　6.制定采购单。采购单主要内容有：原材料名称、确认的价格及付款条件、确认的质量标准、确认的采购量、确认的交货地点等，另附有必要的图纸、技术规范、标准等。另外在采购单的背面，多会有附加条款的规定，亦构成采购单的一部分，其主要内容包括：（1）交货方式。（2）验收方式。（3）处罚条款。（4）履约保证。（5）品质保证（保修或保修期限，无偿或有偿换修等规定）。（6）仲裁或诉讼。（7）其他。
　　7.发出采购单。
　　（二）采购单跟踪
　　采购单跟踪是跟单员花费精力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行采购单跟踪。但对一些重要或紧急的原材料的采购单，跟单员则应全力跟踪。
　　1．跟踪原材料供应商的生产加工工艺。
　　2.跟踪原材料。跟单员必须提醒供应商及时准备原材料，不能存在马虎心理，特别是对一些信誉较差的供应商要提高警惕。
　　3.跟踪加工过程。不同原材料的生产加工过程是有区别的，为了保证货期、质量，跟单员需要对加工过程进行监控。
　　4.跟踪组装总测，跟单员有时需向产品零部件生产厂家采购成批零部件，有的零部件需要组装，因此必须进行组装检测。
　　5.跟踪包装人库，对重要的原材料、零部件跟单员应去供应商的仓库查看。
　　（三）原材料（零部件）检验
　　1.确定检验日期
　　跟单员应与供应商商定检验日期及地点，以保证较高的检验效率。
　　2.通知检验人员
　　跟单员应主动联系质量检验专业人员一同前往检验地点进行原材料、零部件的检验。安排检验要注意原材料、零部件的轻重缓急，对紧急原材料、零部件要优先检验。
　　3.进行原材料检验
　　对一般原材料，采用正常的检验程序；对重要原材料，或供应商在此原材料供应上存在质量不稳定问题的，则要严加检验；对不重要的原材料，或者供应商在此原材料供应上质量稳定性一直保持较好的，则可放宽检验。原材料检验的结果分为两种情况：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷种类有：致命缺陷、严重缺陷、轻微缺陷。检验的结果应以数据检测以及相关记录描述为准。
　　4.处理质量检验问题，针对原材料缺陷程度的不同，跟单员可以采取相应的措施，如要求供应商换货，以及包括扣款、质量整改、降级使用、取消供应商资格等。
　　（四）原材料（零部件）进仓
　　1．协调送货
　　送货时间需要跟单员与供应商沟通协调确定，如果供应商在没有得到采购方许可的情况下送货跟单员在没有和供应商协调确定的情况下，都会引起混乱。
　　2.协调接收
　　在供应商送货前，跟单员一定要协调好仓库部门的接收工作，否则会出现供应商送货人员及运输车辆需要等待较长时间的情况，甚至会出现原材料被拉回供应商所在地的情况。
　　3.通知进货
　　跟单员在经过以上两项工作后，即可通知供应商送货，供应商在得到送货通知后，应立即组织专职人员进行处理，将原材料送至指定仓库。
　　4.原材料（零部件）人库
　　原材料的库房接收过程有：（1）检查即将送达的货物清单信息是否完整（包括原材料的采购单、型号、数量等）；（2）接收原材料，对应采购单进行核查；（3）检查送货单据及装箱单据；（4）检查包装与外观，注意原材料检验合格后才能卸货；（5）卸货；（6）清点原材料；（7）搬运人库；（8）填写“原材料人库单据”，注意原材料检验合格后才能填写原材料人库单；（9）将原材料人库信息录人存储信息系统中。
　　5.处理原材料（零部件）接收问题
　　由于供应商或者跟单员方面的原因，原材料（零部件）在接收环节上可能会出现以下问题：（1）原材料（零部件）型号与采购单中的要求不一致；（2）未按照采购单中指定的原材料数量送货；（3）交货日期不对；（4）原材料的包装质量不符合要求等。此类问题跟单员需与有关领导一同协调解决，处理方法要现实。
　　四、原材料（零部件）采购跟单方法
　　跟单员需要在预定的交货期开始前数天提醒供应商，一方面给供应商适当的压力；另一方面可 孕时掌握供应商能否按期交货或能否交够所需数量等清况的第一手资料，从而尽快采取相应措施。催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的原材料（零部件），以使企业的经营成本降低。
　　（一）催单的方法
　　催单的方法主要有按采购单跟催和定期跟催两种。
　　1．按采购单跟催
　　按采购单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。通常采用以下方法：
　　（1）联单法。将采购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。
　　（2）统计法。将采购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。
　　（3）跟催箱法。制作一个30个格子的跟催箱，将采购单依照日期顺序放人跟催箱中，每天跟 催相应采购单。以上方法的目的是保证跟单员不因工作繁忙而遗漏重要事项。
　　（4）计算机提醒法。利用微软OUTLOOK系统中的日历安排计划功能，将每月需要办理的催单事项，输人日历，每天上班开机，打开OUTLOOK系统，它会自动提醒跟单员当天需要办理的 事项。
　　2.定期跟催
　　于每周固定时间，将要跟催的采购单整理好，打印成报表定期统一跟催。
　　（二）催单的规划
　　1．一般监控
　　倘若采购的原材料为一般性、非重要性的商品，则仅作一般的监控即可，通常仅需注意是否能按规定的期限收到检验报表，有时可用电话查询实际进度。
　　2.预定进度管理时间
　　对于较重大的业务，跟单员可在采购单或采购合同中明确规定，供应商应编制预定进程表。
　　3.生产企业实地考察
　　对于重要原材料（零部件）的采购，除要求供应商按期递送进度表外，跟单员还可以实地前往供应商生产企业进行实地考察。此项考察，应在采购单内明确约定，必要时可派专人驻厂监督。
　　（三）催单的工作要点
　　跟单员要进行有效的催单，必须要做好交货管理的事前规划、事中执行与事后考核。具体如下：
　　1.事前规划。具体包括：（1）确定交货日期及数量；（2）了解供应商生产设备利用率；（3）供应商提供生产计划表或交货日程表；（4）提高供应商的原材料及生产管理；（5）准备替代来源。
　　2.事中执行。具体包括：（1）了解供应商备料情况；（2）企业提供必要的材料、模具或技术支援；（3）了解供应商的生产效率；（4）加强交货前的催单工作；（5）交货期及数量变更的通知；（6）企业尽量减少规格变更。
　　3.事后考核。具体包括：（1）对交货迟延的原因进行分析并做好对策措施准备；（2）分析县否需要更换供应商；（3）执行对供应商的奖惩办法。（4）完成采购单后对余料、模具、图纸等收回及处理。

责任编辑：张瑶