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情景题： 1．你是正大公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项，并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。
参考答案：
（1） 介绍收集信息的基本方法：
1） 观察法
2） 阅读法
3） 询问法
4） 问卷法
5） 网络法
6） 购置法
7） 交换法
（2）介绍信息传递工作中应注意的事项：
1）区别对象按需传递信息
2）做好例行信息的传递工作
3）加强非例行信息的传递工作
4）收到的信息中发现重要情况要立即传递信息
2．公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息，在决定信息取舍时，你将采用哪些方法？
参考答案：
在这种情况下，信息的取舍可采用两种方法：一是将几份信息选择其重点、特点，综合成一份信息材料；二是择优录用，选择宏观的，淘汰微观；或选用典型的，淘汰一般的。
3．你是宏达公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你向她介绍信息收集的渠道和信息传递的方法。
参考答案：
（1） 介绍信息收集的渠道：
1） 大众传播媒介（广播、电视、报纸、期刊等）
2） 图书馆
3） 数据库
4） 供应商和客户
5） 贸易交流活动
6） 信息机构
7） 关系渠道（海关、银行、商检、工商、税务、保险、统计等部门）
8） 调查渠道（深入市场，实地调查）
（2） 介绍信息传递的方法：
1） 语言传递（对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等）
2） 文字传递（将各种信息编成文本、表格、图表等进行传递）
3） 电讯传递（电话、传真、电子邮件）
4） 可视化辅助物传递（影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏）
4．公司最近研发出几种新产品，为了向社会推广，拟在展示新产品期间举行一次新闻发布会。作为秘书的你将如何为这次新闻发布会做准备？
参考答案：
1) 要落实发布会日期、地点、出席名单；
2) 准备展览用品、赠品；
3) 制作工作人员及展览会使用标牌；
4) 发请柬和资料
5) 拟写及印发有关信息材料
6) 布置会场
5．下面是择取的××市卫生局某年度形成的10份文件材料，请你按已学过的立卷方法，将其进行分类并组成案卷、拟写出案卷标题：
1）××市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见
2）××市卫生局关于全市卫生系统干部职工免费脱产学习几个问题的通知
3）××市卫生局关于2004年卫生护士学校招生的通知
4）××市中心医院关于对余××所犯错误的处分决定
5）××市卫生局转发市中心医院《关于对余××所犯错误的处分决定》的通知
6）××市卫生局关于举办中等技术培训班的通知
7）中共××市委关于任命 刘×为卫生局党组副书记的决定
8）××市卫生局关于王×等同志职务任免的通知
9）××市人民政府关于卫生局李×等同志的任职通知
10）××市卫生局关于钟×等同志的任职通知
参考答案：
（1）将1、2、3、6组成一卷，案卷标题是：××市卫生局关于干部职工培训学习、2004年卫生护校招生的意见、通知
（2）将4、5组成一卷，案卷标题是：××市卫生局、市中心医院关于对余××所犯错误的处分决定、通知
（3）将7、8、9、10组成一卷，案卷标题是：中共××市委、市人民政府、市卫生局关于刘×、王×、李×、钟×等同志职务任免的决定、通知
6．下面是正大公司的几份待归档文件，请你判断一下应放在哪一年度立卷，并说明理由：
1）正大公司2004年工作计划（2003年12月30日成文）
2）正大公司2004年工作总结和2005年工作重点（2005年1月10日成文）
3）正大公司2002年－2004年三年发展规划（2003年1月15日成文）
4）正大公司2002年－2004年三年工作总结（2005年1月10日成文）
5）正大公司第三届科研成果交流会材料（该次会议于2004年12月25日召开——2005年1月5日闭幕，材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研论文、获奖者名单、闭幕词等）
参考答案：
（1）第一个文件应归入2004年；
（2）第二个文件应归入2004年；
（3）第三个文件应归入2002年；
（4）第四个文件应归入2004年；
（5）第五个文件应归入2005年。
7．下面是广东省妇联的几份文件，请你鉴别一下哪些需要立卷归档，哪些不需要立卷归档？考试大编辑，理由是什么？
1）广东省妇联××主席在全国妇女工作会议上的典型发言
2）中共××省委关于省委组织部××、×××等同志的任职通知
3）中共××省委关于广东省纪律检查委员会刘××贪污腐化的处理决定
4）广东省妇联关于全省妇女教育发展规划
参考答案：
（1）第1、4文件必须归档，因这两个文件都是反映了省妇联的主要工作职能；
（2）第2、4文件不必归档，因这两个文件跟省妇联的主要工作职能无关，并不反映省妇联的历史发展面貌。
8．小刘是华美贸易有限公司的档案管理员，在一次档案鉴定中，她发现几份关于该公司已撤销的一个内部机构的管理性文件，他当时想，反正那个机构已经撤销了，这几份文件自然没用了，于是，她把那几份文件用碎纸机销毁了。过了一段时间，公司领导想找出这几份文件作为参考，而小刘再也无法找回来了。考试大提供，她这样做对吗？请你谈谈档案鉴定工作应从哪些方面分析档案的保存价值。
参考答案：
（1）小刘的做法是不对的。因为销毁档案应得到档案主管领导的批准，她私自销毁是错误的。再者，该公司一个内部机构虽然撤销了，但其管理性文件反映了该公司的工作职能和历史发展面貌，是重要的文件，应该保留下来。
（2）鉴定档案的价值应从下面7个方面来分析：
1） 分析档案的内容（着重分析档案内容的重要性、独特性、时效性）
2） 分析档案的来源（分析文件的责任者，本单位形成的文件大于外单位的）
3）分析档案产生时间（产生的时间越早越珍贵，在重要历史时期产生的文件，往往具有重大价值）
4）分析档案的名称、稿本和外形特征
5）分析档案的技术因素（档案内容和反映对象的技术水平越高，其价值越大）
6）分析档案的功能因素
7）分析档案的作者因素（高级领导人、重要机关、著名人物所形成的档案，往往具有重大价值）
9．宏达科技创业公司新建了一幢办公大楼，其中拟安排建立一个档案库房，作为档案管理人员的你，该如何协助领导选好档案库房的位置及布局呢？
参考答案：
（1） 合理选择档案库房位置：
1）不宜设在底层或顶层，以防潮防湿
2）不宜设在洗手间或锅炉房的附近
3）不宜设在楼房的西侧或南侧，以防阳光直射
4）要与档案人员的办公室和生活区分开
5）门窗要加固
（2） 合理安排档案库房布局：
1） 库房区域应尽可能集中，同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；
2） 档案人员办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间；
3） 利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。
10．小钟在一拥有若干家分公司的大型企业担任办公室秘书，目前，公司已经拥有比较完备的纸质档案检索系统。为了提高档案检索的效率，她建议将利用频率较高的档案在总公司网站上公布，实现电子检索档案。请你替她拟定电子档案检索步骤。
参考答案：
（1） 建立网站。若要提供电子文件网络检索，建网站是第一步；
（2） 加工检索信息，组织检索数据库。第一步，收集数字形式的检索工具和著录条目，对它们之间的联系进行分析；第二步，在分析的基础上，设计站点体系结构和导航方案；第三步，根据导航方案，设计数据库；
（3） 实现文件信息的共享。
责任编辑：张瑶
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