采购文件是指导采购的准则，它可以沟通供需双方对拟采购产品的质量要求和质量保证要求的了解，从而协调双方质量活动的方式和内容，使组织采购产品的质量得到满足。因此，采购文件应作为订货合同的一部分（或附件），毫不含糊地用文字、图样等形式表达出来，使其与合同本身一样具有法律效力，成为组织和供方都应遵守的准则和解决矛盾纠纷的依据。
按标准规定，组织必须确保在采购文件发放前，其规定要求是充分的和适宜的。也就是说，采购文件应当进行评审，以确保其不出现差错，能够正确、真实、全面反映组织对采购产品的要求。
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