3、竣工资料整编归档存在的主要问题
3.1 项目部重视不够，强调抓工程建设而忽视资料整编工作
工程建筑物是一个看得见、摸得着的、实实在在的东西，是一个“硬件”，大家的目光都聚集到那里，不仅工程参建各方一致努力，而且领导也在关心，社会各界也在关注；而工程资料只是一个“软件”，往往容易被忽视。所以在建设过程中，更多的精力都放到了前者上，抓进度，抓质量，抓关键目标的实现。经常是等到面临验收了，才抽调人员，加班加点进行突击。由于先天不足，靠后天的弥补是难以达到满意的效果的。由此可见，竣工资料整编工作能否作好，主要取决于项目部及有关部门的领导思想重视程度，及有关专业技术管理人员的思想重视程度。
3.2 平常的资料管理不规范
在工程实施过程中，平常在资料管理方面虽然花费了一定的人力、物力，做了一定的工作，但主要是围绕工程的实施，侧重于满足日常工作的需要，并未将其与最后的整编归档有机结合起来，资料的管理深度不够，规范程度较低。很多资料由于保存不当，或是管理人员变动，在竣工资料归档时，发现资料不全、遗失。有些资料在生成时就不符合竣工归档要求，如资料签名用蓝色签字笔、圆珠笔书写，资料纸张大小、材质不符合要求等。在竣工整理时，补做、重做归档资料，造成时间、人力、物力浪费。
3.3 资料管理制度不健全
虽然建立了一些资料管理方面的制度，但一般都不够健全，难以保证资料整编工作的有效开展。如在文件、技术通知的管理方面没有统一规定，编号不系统甚至混乱，其规格大小也往往不统一，给整编造成困难；没有定期的资料整理、分类制度，没有规范的资料查询、索引体系，没有资料的保管与移交专门制度，由于建设周期长、人员变动较频繁，人员变动时资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，最后只有写“回忆录”，给归档工作造成很大的困难。
4、竣工资料整编和归档工作的对策
4.1 建立完善的资料管理制度
施工单位在资料整编中占据非常重要的地位，从工程施工开始，就应设专人负责施工过程资料的收集、整编、移交。按照国家和行业主管部门的有关规范、标准，制定相应的管理制度。从文件资料的形成、日常管理到收集整编、移交保管，形成一套完整的制度。在施工过程中，还应根据情况的变化对管理制度进行补充和调整。
4.2 强化日常资料管理工作
日常的资料管理工作好坏，对资料的最后整编和归档有着非常大的影响。做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，整编时可以减少很多工作量。日常资料管理中应注意的事项很多，如记录按要求填写，文件规格统一、分类存放，施工原始资料及时收集、专人保管，对设计图纸和设计变更加强管理、做好登记。
4.3 实施分阶段整编计划
在工程开工前，根据施工进度安排编制整个工程项目的资料整编计划并分阶段实施，尽量做到资料收集、整编及移交与工程建设同步。工程建设进展到一个阶段，资料收集整编完成到一个阶段；工程项目完工一个，资料移交一个，验收一个。
4.4 运用经济手段促进资料整编归档
在进行资料整编时需要花费一定的人力、物力、财力，特别是一些大型工程，由于图纸资料数量巨大，开支更是可观。目前的概预算编制时没有将竣工资料整编单独列项，建议将其费用单列，并专款专用。为搞好这项工作，可考虑设立适当的奖金，用以调动资料整编人员的积极性。
4.5 加强人员学习、培训
在施工过程中，应注重资料管理和整编方面的学习、培训，对工程技术人员和行政管理人员进行档案知识培训，力争做既懂工程技术也懂档案管理的复合型人材，掌握档案方面的有关规定和要求，在平常的工作中能按高标准搞好基础资料。
4.6 大力运用计算机进行资料管理和整编
当今社会已进入信息时代，计算机正在诸多领域发挥着越来越重要的作用。从工程开工起，就应在资料管理、整编时充分运用这一工具。利用计算机建立信息资料管理系统协助日常管理；利用网络进行文件、资料的传输；将一些重要的文件、原始资料通过扫描方式输入计算机或制作成光盘，延长保管年限；在编制竣工图时改变传统的人工绘图的做法，在计算机上对设计图进行修改；利用计算机建立档案管理系统。计算机的应用，不仅可以大大提高效率，也可提高整编工作的质量。
责任编辑：xiaohan
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