四．编写质量体系文件的文字要求
a）职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）；
b）结构清晰、文字简明、文风一致。；
c）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；
五．文件的通用内容
a）文件名称、编号；
b）受控状态、版本号、分发号
c）编制、审核、批准；
d）生效日期；
六．质量手册的编制
a）质量手册的常见结构：
封面
—公司的名称；
—手册标题；
—文件编号、手册版本、受控章及分发号；
—起草人、批准人签名、生效日期；
颁布令
—以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准发布和实施。颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述，并予亲笔手签姓名、日期。
手册说明（适用范围）
—适用的产品；
—生产该产品的组织领域或区域；
—手册依据的标准；
手册目录
—列出手册所含各章节入题目。
修订页
—用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。
定义部分（如需要）
—首先使用国家标准中的术语定义；
—对特有术语和概念进行定义。
组织概况（前言页）
—公司名称，主要产品；
—业务情况、主要背景、历史和规模等；
—地点及通讯方法。
—组织结构图
组织的质量方针和目标
—组织的质量方针与质量目标；
—最高领导签名。
支持性资料附录
如：程序文件一览表
其编号方式为附录A、附录B，以此顺延。
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