①确定和评审不合格或潜在的不合格；
②确定不合格的原因。
也就是说，纠正和预防措施不是由上级或他人选定了课题后才开始策划的，而应当成为一项日常的定期开展的活动。不管是组织、部门或车间、班组及个人，都应当通过固定的或规定的渠道（主要是监视和测量的渠道、内部或外部顾客信息反馈的渠道）来获得不合格的信息，通过定期的分析来确定潜在不合格的信息，然后通过分析原因，制定具体措施的方式来进行策划。
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