组织经过采购策划，编写出拟采购产品的采购文件。采购文件是采购过程控制的指导性文件。采购部门根据采购文件的规定，去评价和选择供方、编写合格供方名单、设定标书、签订合同、采购产品、对采购产品进行验证，甚至在与供方建立合作关系时，也应以采购文件的规定为基础。
一般来说，采购文件只编写一次。在产品进行重新设计或重大改进后，才需要重新编写。采购部门的采购活动，不仅受采购文件的指导，而且还要受采购计划的指导。采购计划是根据组织的生产计划编制的，可以分为年度计划和月度计划，一般只有采购的数量要求。从广义上来说，采购计划的编制过程也可视为一种采购策划，但那与质量策划有所不同，而且又较为简单。
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